Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect. Ferill 544. máls.
um frv. til l. um breyt. á l. nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.
Nefndin hefur fjallað um málið og fengið á fund sinn Svanhildi Bogadóttur borgarskjalavörð, Þórhall Vilhjálmsson, Eirík Þorláksson og Jón Vilberg Guðjónsson frá menntamálaráðuneytinu, Jóhönnu Gunnlaugsdóttur og Kristínu Ólafsdóttur frá Upplýsingu – Félagi bókasafns- og upplýsingafræða, Hrafn Sveinbjarnarson frá Héraðsskjalasafni Kópavogsbæjar, Ólaf Ásgeirsson þjóðskjalavörð og Eirík G. Guðmundsson, sviðsstjóra útgáfu- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafns.
Umsagnir bárust nefndinni frá Borgarskjalasafni Reykjavíkur, Héraðsskjalasafni Kópavogsbæjar, Héraðsskjalasafni Árnesinga, Bókasafni Álftaness, Sagnfræðingafélagi Íslands, Sambandi íslenskra sveitarfélaga, Þjóðskjalasafni Íslands, Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni og Upplýsingu – Félagi bókasafns- og upplýsingafræða. Einnig barst athugasemd frá Margréti R. Gísladóttur, bókasafns- og upplýsingafræðingi, og frá menntamálaráðuneytinu.
Á miðjum síðasta áratug mörkuðu stjórnvöld framsækna stefnu um málefni upplýsingasamfélagsins og nýtingu upplýsingatækni. Af hálfu stjórnvalda var efnt til víðtæks samráðs um stefnumótun á þessu sviði. Meðal markmiða var að endurskoða löggjöf, reglur og vinnubrögð stjórnsýslunnar með tilliti til upplýsingatækni í því skyni að örva tæknilegar framfarir og gera upplýsingar aðgengilegri almenningi án tillits til efnahags og búsetu.
Afrakstur þess var m.a. lög nr. 51/2003 þar sem nýjum kafla var bætt við stjórnsýslulög, nr. 37/1993, þ.e. IX. kafla, um rafræna meðferð stjórnsýslumála. Í almennum athugasemdum við frumvarp það er varð að lögum nr. 51/2003 var m.a. bent á að í kjölfar þeirrar lagasetningar þyrfti mögulega að breyta lögum um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985. Meðal þeirra atriða sem talið var að huga þyrfti að voru skilgreiningar 3. gr. á skjölum og ákvæði 6. gr. um hvenær bæri að skila skjölum til safnsins. Jafnframt var ljóst að í lögin vantaði skýrari heimild en nú væri fyrir hendi í 2. tölul. 4. gr. til að safnið gæti sett reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem bæri að afhenda safninu skjöl sín til varðveislu skv. 5. gr.
Í greinargerð með frumvarpinu kemur fram að ýmis tilraunaverkefni, m.a. í samstarfi við ríkisskattstjóra og menntamálaráðuneytið, hafi verið unnin um skil á rafrænum gögnum til langtímavörslu og að þær breytingar sem lagðar eru til í frumvarpinu byggist m.a. á reynslunni af þeim verkefnum.
Við varðveislu rafrænna skjala og gagnasafna verður beitt aðferðum og tækni sem mótast hefur í framkvæmd hjá ríkisskjalasafni Danmerkur, Statens Arkiver.
Nefndin ræddi einstök ákvæði frumvarpsins ítarlega á fundum sínum. Þau atriði sem helst voru til skoðunar voru tímamark skilaskyldu á rafrænum gögnum, hvenær veita ætti aðgang að gögnum og gildistaka laganna sem og skilgreining hugtaka.
Nefndin varð vör við að ákveðins misskilnings gætti varðandi hugtakanotkun þar sem fram kom í umsögn að ekki væri rétt að nota hugtakið „gögn“. Nefndin áréttar að hugtakið „gögn“ sé notað í íslenskum lögum sem hluti orðsins „gagnasöfn“ og það hafi víðari tilvísun en orðið „skjal“ samkvæmt íslenskri orðabók og nái m.a. til rafrænna gagna.
Í 2. gr. frumvarpsins er kveðið á um skyldu Þjóðskjalasafnsins til þess að gefa út reglur m.a. um rafræna gagna- og skjalasöfnun opinberra aðila. Nefndin telur heppilegra orðalag að „setja reglur“ þar sem hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands sé m.a. að taka ákvarðanir og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.
Að mati nefndarinnar er rétt að nota orðalagið skjala- og gagnasöfn í b-lið, þar sem hugtakið gagnasöfn er viðurkennt og það er víða að finna í íslenskum lögum til nánari afmörkunar á rafrænum upplýsingasöfnum, sbr. lög nr. 163/2007, um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð. Nefndin telur með hliðsjón af þessu að nauðsynlegt sé að fram komi með skýrum hætti í lögunum að varðveita eigi gagnasöfn með sama hætti og skjöl.
Í 3. gr. frumvarpsins kemur fram að skjöl á rafrænu formi skuli afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Nefndin áréttar að ekki sé verið að skylda stofnanir til að afhenda rafræn skjöl áður en þau hafi náð fimm ára aldri, heldur sé með hliðsjón af örri tækniþróun og úreldingu rafrænna tölvukerfa verið að veita skilaskyldum aðilum möguleika á því að afhenda nýleg rafræn gögn. Í samræmi við umfjöllun nefndarinnar um hugtökin skjöl og gögn telur nefndin rétt að 3. gr. frumvarpsins nái einnig til annarra gagna. Nefndin leggur til breytingu þess efnis.
Í 5. gr. frumvarpsins kemur fram að aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnun sé fyrst veittur í safninu 20 árum eftir afhendingu þeirra. Nefndin áréttar að það tímamark miðast við afhendingu gagnanna til safnsins.
Nefndin hefur orðið vör við gagnrýni á þann tímafrest sem Þjóðskjalasafninu er gefinn til að veita aðgang að skjala- og gagnasöfnum. M.a. hefur verið rætt um að um tvíverknað væri að ræða þar sem gögnin væru þegar vistuð hjá stofnunum og Þjóðskjalasafnið tæki við gögnum þegar þau hefðu náð fimm ára aldri. Nefndin áréttar að til þess að gæta öryggis gagna sé eðlilegt að eiga af þeim afrit og óeðlilegt sé að taka við gögnum þegar þau eru orðin 20 ára gömul þar sem mikill hluti þeirra væri þá orðinn ólæsilegur og óvinnandi. Mismunur á afhendingartíma rafrænna gagna og þess tímamarks þegar Þjóðskjalasafn veitir aðgang að þeim helgast af því að safnið veitir ekki aðgang að nýlegum skjölum heldur viðkomandi stjórnvald.
Í 6. gr. frumvarpsins er lagt til að mikilvægustu skjöl safnsins skuli einnig vera til í rafrænu afriti. Nefndin áréttar að sú venja skjalasafna að nota míkrófilmur til öryggisafritunar sé örugg og dugi í áratugi. Hins vegar sé vandséð hvernig hægt sé að afrita gagnagrunna á míkrófilmur.
Í 7. gr. frumvarpsins kemur fram að lögin öðlist þegar gildi. Nefndin áréttar að mikilvægt sé að lögin öðlist strax gildi þar sem áhrifa laganna mun ekki gæta þegar við gildistöku þeirra, því þau feli m.a. í sér heimildir til handa Þjóðskjalasafni til að gefa út reglur um afhendingu skjala- og gagnasafna og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala. Þess megi vænta að sú vinna sem fram undan sé á þessum sviðum verði unnin í góðu samstarfi við héraðsskjalasöfn, skilaskylda aðila, fagfólk og aðra þá sem lögin gilda um. Breytingarnar muni þar af leiðandi koma fram smám saman á næstu missirum eftir gildistöku laganna, fremur en allar í einu. Fram undan sé því vinnuferli á þessu sviði sem ekki er ástæða til að tefja með því að fresta gildistöku laganna.
Nefndin leggur til að frumvarpið verði samþykkt með eftirfarandi
1. Við 2. gr. Í stað orðanna „gefa út“ í b-lið komi: setja.
2. Við 3. gr. Á eftir orðunum „Þó skulu skjöl“ komi: og önnur gögn.
Jón Magnússon sat fundi nefndarinnar sem áheyrnarfulltrúi og er hann samþykkur áliti þessu.
Höskuldur Þórhallsson og Kolbrún Halldórsdóttir voru fjarverandi við afgreiðslu málsins.
135. löggjafarþing 2007–2008.
Prentað upp.
Þskj. 1340 — 544. mál.
Leiðrétting.
Nefndarálit
um frv. til l. um breyt. á l. nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.
Frá menntamálanefnd.
Hér er efni sem sést aðeins í pdf-skjalinu.
Nefndin hefur fjallað um málið og fengið á fund sinn Svanhildi Bogadóttur borgarskjalavörð, Þórhall Vilhjálmsson, Eirík Þorláksson og Jón Vilberg Guðjónsson frá menntamálaráðuneytinu, Jóhönnu Gunnlaugsdóttur og Kristínu Ólafsdóttur frá Upplýsingu – Félagi bókasafns- og upplýsingafræða, Hrafn Sveinbjarnarson frá Héraðsskjalasafni Kópavogsbæjar, Ólaf Ásgeirsson þjóðskjalavörð og Eirík G. Guðmundsson, sviðsstjóra útgáfu- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafns.
Hér er efni sem sést aðeins í pdf-skjalinu.
Umsagnir bárust nefndinni frá Borgarskjalasafni Reykjavíkur, Héraðsskjalasafni Kópavogsbæjar, Héraðsskjalasafni Árnesinga, Bókasafni Álftaness, Sagnfræðingafélagi Íslands, Sambandi íslenskra sveitarfélaga, Þjóðskjalasafni Íslands, Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni og Upplýsingu – Félagi bókasafns- og upplýsingafræða. Einnig barst athugasemd frá Margréti R. Gísladóttur, bókasafns- og upplýsingafræðingi, og frá menntamálaráðuneytinu.
Á miðjum síðasta áratug mörkuðu stjórnvöld framsækna stefnu um málefni upplýsingasamfélagsins og nýtingu upplýsingatækni. Af hálfu stjórnvalda var efnt til víðtæks samráðs um stefnumótun á þessu sviði. Meðal markmiða var að endurskoða löggjöf, reglur og vinnubrögð stjórnsýslunnar með tilliti til upplýsingatækni í því skyni að örva tæknilegar framfarir og gera upplýsingar aðgengilegri almenningi án tillits til efnahags og búsetu.
Afrakstur þess var m.a. lög nr. 51/2003 þar sem nýjum kafla var bætt við stjórnsýslulög, nr. 37/1993, þ.e. IX. kafla, um rafræna meðferð stjórnsýslumála. Í almennum athugasemdum við frumvarp það er varð að lögum nr. 51/2003 var m.a. bent á að í kjölfar þeirrar lagasetningar þyrfti mögulega að breyta lögum um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985. Meðal þeirra atriða sem talið var að huga þyrfti að voru skilgreiningar 3. gr. á skjölum og ákvæði 6. gr. um hvenær bæri að skila skjölum til safnsins. Jafnframt var ljóst að í lögin vantaði skýrari heimild en nú væri fyrir hendi í 2. tölul. 4. gr. til að safnið gæti sett reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem bæri að afhenda safninu skjöl sín til varðveislu skv. 5. gr.
Í greinargerð með frumvarpinu kemur fram að ýmis tilraunaverkefni, m.a. í samstarfi við ríkisskattstjóra og menntamálaráðuneytið, hafi verið unnin um skil á rafrænum gögnum til langtímavörslu og að þær breytingar sem lagðar eru til í frumvarpinu byggist m.a. á reynslunni af þeim verkefnum.
Við varðveislu rafrænna skjala og gagnasafna verður beitt aðferðum og tækni sem mótast hefur í framkvæmd hjá ríkisskjalasafni Danmerkur, Statens Arkiver.
Nefndin ræddi einstök ákvæði frumvarpsins ítarlega á fundum sínum. Þau atriði sem helst voru til skoðunar voru tímamark skilaskyldu á rafrænum gögnum, hvenær veita ætti aðgang að gögnum og gildistaka laganna sem og skilgreining hugtaka.
Nefndin varð vör við að ákveðins misskilnings gætti varðandi hugtakanotkun þar sem fram kom í umsögn að ekki væri rétt að nota hugtakið „gögn“. Nefndin áréttar að hugtakið „gögn“ sé notað í íslenskum lögum sem hluti orðsins „gagnasöfn“ og það hafi víðari tilvísun en orðið „skjal“ samkvæmt íslenskri orðabók og nái m.a. til rafrænna gagna.
Í 2. gr. frumvarpsins er kveðið á um skyldu Þjóðskjalasafnsins til þess að gefa út reglur m.a. um rafræna gagna- og skjalasöfnun opinberra aðila. Nefndin telur heppilegra orðalag að „setja reglur“ þar sem hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands sé m.a. að taka ákvarðanir og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.
Að mati nefndarinnar er rétt að nota orðalagið skjala- og gagnasöfn í b-lið, þar sem hugtakið gagnasöfn er viðurkennt og það er víða að finna í íslenskum lögum til nánari afmörkunar á rafrænum upplýsingasöfnum, sbr. lög nr. 163/2007, um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð. Nefndin telur með hliðsjón af þessu að nauðsynlegt sé að fram komi með skýrum hætti í lögunum að varðveita eigi gagnasöfn með sama hætti og skjöl.
Í 3. gr. frumvarpsins kemur fram að skjöl á rafrænu formi skuli afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Nefndin áréttar að ekki sé verið að skylda stofnanir til að afhenda rafræn skjöl áður en þau hafi náð fimm ára aldri, heldur sé með hliðsjón af örri tækniþróun og úreldingu rafrænna tölvukerfa verið að veita skilaskyldum aðilum möguleika á því að afhenda nýleg rafræn gögn. Í samræmi við umfjöllun nefndarinnar um hugtökin skjöl og gögn telur nefndin rétt að 3. gr. frumvarpsins nái einnig til annarra gagna. Nefndin leggur til breytingu þess efnis.
Í 5. gr. frumvarpsins kemur fram að aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnun sé fyrst veittur í safninu 20 árum eftir afhendingu þeirra. Nefndin áréttar að það tímamark miðast við afhendingu gagnanna til safnsins.
Nefndin hefur orðið vör við gagnrýni á þann tímafrest sem Þjóðskjalasafninu er gefinn til að veita aðgang að skjala- og gagnasöfnum. M.a. hefur verið rætt um að um tvíverknað væri að ræða þar sem gögnin væru þegar vistuð hjá stofnunum og Þjóðskjalasafnið tæki við gögnum þegar þau hefðu náð fimm ára aldri. Nefndin áréttar að til þess að gæta öryggis gagna sé eðlilegt að eiga af þeim afrit og óeðlilegt sé að taka við gögnum þegar þau eru orðin 20 ára gömul þar sem mikill hluti þeirra væri þá orðinn ólæsilegur og óvinnandi. Mismunur á afhendingartíma rafrænna gagna og þess tímamarks þegar Þjóðskjalasafn veitir aðgang að þeim helgast af því að safnið veitir ekki aðgang að nýlegum skjölum heldur viðkomandi stjórnvald.
Hér er efni sem sést aðeins í pdf-skjalinu.
Í 6. gr. frumvarpsins er lagt til að mikilvægustu skjöl safnsins skuli einnig vera til í rafrænu afriti. Nefndin áréttar að sú venja skjalasafna að nota míkrófilmur til öryggisafritunar sé örugg og dugi í áratugi. Hins vegar sé vandséð hvernig hægt sé að afrita gagnagrunna á míkrófilmur.
Í 7. gr. frumvarpsins kemur fram að lögin öðlist þegar gildi. Nefndin áréttar að mikilvægt sé að lögin öðlist strax gildi þar sem áhrifa laganna mun ekki gæta þegar við gildistöku þeirra, því þau feli m.a. í sér heimildir til handa Þjóðskjalasafni til að gefa út reglur um afhendingu skjala- og gagnasafna og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala. Þess megi vænta að sú vinna sem fram undan sé á þessum sviðum verði unnin í góðu samstarfi við héraðsskjalasöfn, skilaskylda aðila, fagfólk og aðra þá sem lögin gilda um. Breytingarnar muni þar af leiðandi koma fram smám saman á næstu missirum eftir gildistöku laganna, fremur en allar í einu. Fram undan sé því vinnuferli á þessu sviði sem ekki er ástæða til að tefja með því að fresta gildistöku laganna.
Nefndin leggur til að frumvarpið verði samþykkt með eftirfarandi
BREYTINGUM:
1. Við 2. gr. Í stað orðanna „gefa út“ í b-lið komi: setja.
2. Við 3. gr. Á eftir orðunum „Þó skulu skjöl“ komi: og önnur gögn.
Jón Magnússon sat fundi nefndarinnar sem áheyrnarfulltrúi og er hann samþykkur áliti þessu.
Höskuldur Þórhallsson og Kolbrún Halldórsdóttir voru fjarverandi við afgreiðslu málsins.
Alþingi, 9. sept. 2008.
Sigurður Kári Kristjánsson,
form., frsm.
Einar Már Sigurðarson.
Katrín Jakobsdóttir.
Illugi Gunnarsson.
Guðbjartur Hannesson.
Ragnheiður Ríkharðsdóttir.
Katrín Júlíusdóttir.
