Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect. Ferill 419. máls.
139. löggjafarþing 2010–2011.
Þskj. 971 — 419. mál.
utanríkisráðherra við fyrirspurn Vigdísar Hauksdóttur um fjármálaeftirlit íslenskra sendiráða.
1. Hvað brást í eftirliti ráðuneytisins er uppvíst varð um fjárdrátt starfsmanns íslenska sendiráðsins í Vín?
Utanríkisráðuneytið brást strax við er upp kom mál sem rekja mátti til mannlegs harmleiks hjá starfsmanni og fékk Ríkisendurskoðun til að kanna hvað hefði farið úrskeiðis varðandi vinnuferla ráðuneytisins. Sömuleiðis óskaði ráðuneytið eftir strangri úttekt Ríkisendurskoðunar á verk- og vinnuferlum ráðuneytisins til að gera allt sem hægt er til að fyrirbyggja að svipað mál gæti aftur gerst.
Ríkisendurskoðun fjallaði um málið í skýrslu sinni frá mars 2010 um verkferla og vinnureglur utanríkisráðuneytisins og gerði tillögur til úrbóta. Utanríkisráðuneytið hefur þegar brugðist við tillögum Ríkisendurskoðunar í því skyni að tryggja að mál af þessu tagi geti ekki endurtekið sig.
Til að svara fyrirspurninni vísast til niðurstaðna í skýrslu Ríkisendurskoðunar en þar segir orðrétt á bls. 5:
„Margir samverkandi þættir leiddu til þess að fjársvikin urðu jafnumfangsmikil og raun ber vitni … Ekki var að öllu leyti fylgt þeim verklagsreglum sem í gildi voru, starfsmaðurinn sinnti tveimur ósamrýmanlegum störfum og ekki var viðhöfð nægjanleg varfærni við samþykkt millifærslna.
Skv. verklagsreglum ráðuneytisins skal skila afstemmingu á bankareikningi mánaðarlega til ráðuneytisins og skal ljósrit af bankayfirliti fylgja með afstemmingunni sem skönnuð er inn í málaskrá ráðuneytisins. Hins vegar er hvergi mælt fyrir um að þær skulu skoðaðar mánaðarlega og eru þær því ekki yfirfarnar með skipulegum hætti nema einu sinni á árinu. Athugun Ríkisendurskoðunar leiddi í ljós að allar bankaafstemmingar sendiráðsins í Vín á tímabilinu febrúar til júní 2009 voru rangar auk þess sem í engu tilfelli fylgdi bankayfirlit eins og mælt er fyrir um.
Með því að fela viðkomandi starfsmanni að útbúa beiðnir um millifærslur á fé til sendiráðanna gafst honum tækifæri á að færa meira fé á bankareikning sendiráðsins í Vín en þörf var á. Starfsreynsla starfsmannsins gerði honum kleift að útbúa trúverðugar beiðnir og vegna þess trausts sem hann naut var ekki viðhöfð nægjanleg varfærni við samþykkt þessara beiðna.
Þegar óskað er eftir millifærslum skal senda ráðuneytinu embættiserindi um fjárþörf viðkomandi sendiráðs. Skv. verklagsreglum ráðuneytisins þarf að greina frá stöðu banka- og sjóðsreikninga. Við skoðun á níu millifærslum á tímabilinu janúar til júní 2009 kom í ljós að í engu tilviki fylgdu upplýsingar um stöðu sjóðs- og bankareikninga eins og áskilið er í reglunum.
Þegar starfsmönnum er falið að staðfesta vinnu annarra með undirskrift sinni fylgir því ábyrgð og staðfesting á að rétt sé á málum staðið. Þessu verklagi var ekki ætlað að vera trygging heldur var því ætlað að stuðla að auknu öryggi.“
2. Hver sér um fjármálaeftirlit íslensku sendiráðanna?
Aðalskrifstofa utanríkisráðuneytisins hefur með höndum innra eftirlit með rekstri og fjárreiðum allra starfseininga utanríkisþjónustunnar, þ.m.t. sendiráðanna. Ríkisendurskoðun endurskoðar svo reikninga utanríkisþjónustunnar.
139. löggjafarþing 2010–2011.
Þskj. 971 — 419. mál.
Svar
utanríkisráðherra við fyrirspurn Vigdísar Hauksdóttur um fjármálaeftirlit íslenskra sendiráða.
1. Hvað brást í eftirliti ráðuneytisins er uppvíst varð um fjárdrátt starfsmanns íslenska sendiráðsins í Vín?
Utanríkisráðuneytið brást strax við er upp kom mál sem rekja mátti til mannlegs harmleiks hjá starfsmanni og fékk Ríkisendurskoðun til að kanna hvað hefði farið úrskeiðis varðandi vinnuferla ráðuneytisins. Sömuleiðis óskaði ráðuneytið eftir strangri úttekt Ríkisendurskoðunar á verk- og vinnuferlum ráðuneytisins til að gera allt sem hægt er til að fyrirbyggja að svipað mál gæti aftur gerst.
Ríkisendurskoðun fjallaði um málið í skýrslu sinni frá mars 2010 um verkferla og vinnureglur utanríkisráðuneytisins og gerði tillögur til úrbóta. Utanríkisráðuneytið hefur þegar brugðist við tillögum Ríkisendurskoðunar í því skyni að tryggja að mál af þessu tagi geti ekki endurtekið sig.
Til að svara fyrirspurninni vísast til niðurstaðna í skýrslu Ríkisendurskoðunar en þar segir orðrétt á bls. 5:
„Margir samverkandi þættir leiddu til þess að fjársvikin urðu jafnumfangsmikil og raun ber vitni … Ekki var að öllu leyti fylgt þeim verklagsreglum sem í gildi voru, starfsmaðurinn sinnti tveimur ósamrýmanlegum störfum og ekki var viðhöfð nægjanleg varfærni við samþykkt millifærslna.
Skv. verklagsreglum ráðuneytisins skal skila afstemmingu á bankareikningi mánaðarlega til ráðuneytisins og skal ljósrit af bankayfirliti fylgja með afstemmingunni sem skönnuð er inn í málaskrá ráðuneytisins. Hins vegar er hvergi mælt fyrir um að þær skulu skoðaðar mánaðarlega og eru þær því ekki yfirfarnar með skipulegum hætti nema einu sinni á árinu. Athugun Ríkisendurskoðunar leiddi í ljós að allar bankaafstemmingar sendiráðsins í Vín á tímabilinu febrúar til júní 2009 voru rangar auk þess sem í engu tilfelli fylgdi bankayfirlit eins og mælt er fyrir um.
Með því að fela viðkomandi starfsmanni að útbúa beiðnir um millifærslur á fé til sendiráðanna gafst honum tækifæri á að færa meira fé á bankareikning sendiráðsins í Vín en þörf var á. Starfsreynsla starfsmannsins gerði honum kleift að útbúa trúverðugar beiðnir og vegna þess trausts sem hann naut var ekki viðhöfð nægjanleg varfærni við samþykkt þessara beiðna.
Þegar óskað er eftir millifærslum skal senda ráðuneytinu embættiserindi um fjárþörf viðkomandi sendiráðs. Skv. verklagsreglum ráðuneytisins þarf að greina frá stöðu banka- og sjóðsreikninga. Við skoðun á níu millifærslum á tímabilinu janúar til júní 2009 kom í ljós að í engu tilviki fylgdu upplýsingar um stöðu sjóðs- og bankareikninga eins og áskilið er í reglunum.
Þegar starfsmönnum er falið að staðfesta vinnu annarra með undirskrift sinni fylgir því ábyrgð og staðfesting á að rétt sé á málum staðið. Þessu verklagi var ekki ætlað að vera trygging heldur var því ætlað að stuðla að auknu öryggi.“
2. Hver sér um fjármálaeftirlit íslensku sendiráðanna?
Aðalskrifstofa utanríkisráðuneytisins hefur með höndum innra eftirlit með rekstri og fjárreiðum allra starfseininga utanríkisþjónustunnar, þ.m.t. sendiráðanna. Ríkisendurskoðun endurskoðar svo reikninga utanríkisþjónustunnar.
