Ferill 575. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.

151. löggjafarþing 2020–2021.
Þingskjal 1204  —  575. mál.



Svar


umhverfis- og auðlindaráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni um skráningu samskipta í ráðuneytinu.


     1.      Hversu oft hafa verið skráð í ráðuneytinu formleg samskipti, fundir og óformleg samskipti frá því að reglur nr. 320/2016 tóku gildi, sbr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, nr. 115/2011? Svar óskast sundurliðað eftir árum og tegundum samskipta.
    Í reglum nr. 320/2016 eru óformleg samskipti skilgreind sem „munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundir, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem eru til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum.“ Formleg samskipti eru hins vegar skilgreind í reglunum sem innkomin erindi, útsend erindi og svör, og fundir sem boðað er til.
    Í málaskrá ráðuneytisins er ekki gerður greinarmunur á formlegum og ófomlegum samskiptum við skráningu þeirra. Tölvupóstur telst til að mynda alla jafnan til formlegra samskipta en tölvupóstar á málum geta einnig verið tilkomnir vegna innanhúss samskipta og falla því hvorki undir skilgreiningu um samskipti samkvæmt 1. eða 2. gr. reglnanna. Í tölvupóstum getur einnig verið að finna fundargerðir og skráningu óformlegra samskipta. Minnisblöð eru hér talin til formlegra samskipta en tekið skal fram að í samtölu yfir minnisblöð eru bæði innsend og útsend minnisblöð sem réttilega teljast til formlegra samskipta en einnig eru meðtalin minnisblöð til notkunar innan ráðuneytisins sem falla þá ekki undir reglur um skráningu samskipta. Einnig geta minnisblöð innifalið skráningu á óformlegum samskiptum. Auk þess er það oft svo að óformleg samskipti eru skráð sem athugasemd eða tilmæli inn á forsíður mála og engin leið er til að fanga þær upplýsingar.
    Reglur um skráningu samskipta tóku gildi 15. apríl 2016 en til einföldunar eru talin í eftirfarandi töflu öll skjöl á árinu 2016 og miðast tölur frá 2021 við stöðuna í lok marsmánaðar.

Formleg samskipti og fundir.
    Í neðangreindri töflu eru send og móttekin erindi talin saman, þ.e. innkomin skrifleg erindi og útsend skrifleg erindi og svör, sbr. 1. og 2. tölul. 1. gr. reglna nr. 320/2016, auk fundargerða, sbr. 3. tölul. 1. gr.

2021 2020 2019 2018 2017 2016
Bréf 496 1.525 2.435 2.132 2.089 2.498
Tölvupóstur 2.913 10.166 11.065 12.307 12.135 12.170
Rafrænar umsóknir 103 61 38 111 77 78
Minnisblöð 55 140 135 151 168 130
Fundargerðir 33 169 133 163 141 202
Samtals 3.600 12.061 13.806 14.864 14.610 15.078

Óformleg samskipti.
     Í neðangreindri töflu er leitast við að fanga skráningu allra óformlegra samskipta, sbr. 2. gr. reglna nr. 320/2016, en skráningu, þ.e. merkingu skjala er oft háttað þannig að sama merking er notuð fyrir formleg samskipti og óformleg. Auk þess sem ákveðin merking getur einnig verið notuð fyrir vinnuskjöl innan ráðuneytisins. Rétt er að taka fram að skjöl merkt sem „athugasemd“ varða ekki í öllum tilvikum óformleg samskipti. Oft á tíðum eru þetta athugasemdir tengdar skráningu gagna.

2021 2020 2019 2018 2017 2016
Athugasemd 8 46 64 74 61 45
Minnispunktar af fundi 49 133 186 195 171 118
Símtal 3 32 27 28
Samtals 60 211 250 269 259 191

     2.      Hversu oft á hverju ári hafa verið skráð í ráðuneytinu óformleg samskipti, þ.e. munnleg samskipti, símtöl og fundir, samkvæmt sömu reglum þar sem aðilar voru:
                  a.      ráðuneytið við annað eða fleiri ráðuneyti,
                  b.      ráðuneytið við stofnanir,
                  c.      ráðuneytið við aðila utan ráðuneytis?
    Í málaskrá ráðuneytisins er ekki hægt að kalla fram lista yfir skjöl sem er raðað eftir samskiptaaðila innan hvers árs. Handvirk greining myndi kalla á tímafreka yfirferð og flokkun á miklum fjölda skjala og því er ekki hægt að veita efnisleg svör við þessum lið fyrirspurnarinnar.

     3.      Í hversu mörgum tilfellum, á hverju ári, voru samskiptin skv. 1. og 2. tölul. á milli ráðherra og aðila utan ráðuneytis?
    Ekki er hægt að greina sérstaklega í málaskrá hvort skráð samskipti séu milli ráðherra og aðila utan ráðuneytis og því vísast í svar við 2. tölul. fyrirspurnarinnar.

     4.      Telur ráðherra að skráning skv. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands og reglna nr. 320/2016 gefi greinargóða mynd af óformlegum samskiptum um mikilvægar upplýsingar fyrir ráðherra milli ráðuneyta eða aðila utan ráðuneytis? Er tilefni til þess að gera slíka skráningu aðgengilegri og gagnsærri, t.d. í dagbók ráðherra?
    Skylda til að skrá óformleg samskipti skv. 2. gr. reglna nr. 320/2016 lítur að mikilvægum upplýsingum um málefni sem heyra undir ráðuneyti. Alla jafna fara fram í ráðuneytinu formleg samskipti þegar mikilvæg málefni eru rædd og þá helst með boðuðum fundum þar sem fundargerðir eru ritaðar. Um einstaka símtöl getur þó í einhverjum tilvikum verið að ræða sem eru þá skráð og eru minnispunktar einnig ritaðir vegna viðtala sem ráðherra veitir. Tilgangurinn með reglum nr. 320/2016 er fyrst og fremst sá að mikilvægar upplýsingar sem hafa þýðingu fyrir tiltekin mál eða málefni sem heyra undir ráðuneytið séu í reynd skráð þó svo að þau komi fram í óformlegum samtölum og séu því ætíð aðgengileg, m.a. almenningi á grundvelli löggjafar um upplýsingamál.
    Reglur nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eru á forræði forsætisráðherra og gerir umhverfis- og auðlindaráðuneytið ráð fyrir því að seinni hluti fyrirspurnar í 4. tölul. fyrirspurnarinnar beinist að því ráðuneyti.