Eldri útgáfa lagasafns

Lagasafn.  Íslensk lög 11. september 2012.  Útgáfa 140b.  Prenta í tveimur dálkum.


Lög um Þjóðskjalasafn Íslands

1985 nr. 66 27. júní


Ferill málsins á Alþingi.    Frumvarp til laga.

Tóku gildi 11. júlí 1985. Breytt með l. 108/1988 (tóku gildi 1. jan. 1989), l. 71/1994 (tóku gildi 30. maí 1994), l. 50/1996 (tóku gildi 1. jan. 1997), l. 83/1997 (tóku gildi 6. júní 1997), l. 23/2006 (tóku gildi 3. maí 2006; EES-samningurinn: XX. viðauki tilskipun 2003/4/EB), l. 36/2007 (tóku gildi 31. mars 2007), l. 123/2008 (tóku gildi 1. okt. 2008) og l. 126/2011 (tóku gildi 30. sept. 2011).


1. gr. Þjóðskjalasafn Íslands er sjálfstæð skjalavörslustofnun undir yfirstjórn [ráðuneytisins]. 1)
Heimilisfang þess er í Reykjavík.
Kostnaður við rekstur safnsins greiðist úr ríkissjóði samkvæmt árlegum fjárveitingum í fjárlögum.
[Ráðherra skipar þjóðskjalavörð til fimm ára í senn að fenginni umsögn stjórnarnefndar safnsins. Þjóðskjalavörður annast daglegan rekstur og stjórn safnsins og kemur fram fyrir hönd þess út á við.] 2)
[Þjóðskjalavörður ræður skjalaverði og aðra fasta starfsmenn. Við safnið starfi skjalfræðingur eða sagnfræðingur með skjalfræðimenntun.] 2)
    1)L. 126/2011, 110. gr. 2)L. 83/1997, 113. gr.
2. gr. Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns hefur yfirumsjón með rekstri safnsins. Stjórnarnefndin markar safninu stefnu, hefur yfirumsjón með gerð fjárhagsáætlunar og framkvæmd hennar. Einnig fjallar nefndin um eyðingu gagna í skjalasöfnum sem lög þessi taka til.
[Ráðuneytið] 1) skipar stjórnarnefndina til fjögurra ára í senn. Nefndin skal þannig skipuð: Þjóðskjalavörður á sæti í nefndinni samkvæmt stöðu sinni. Einn nefndarmaður skal tilnefndur af Sagnfræðistofnun Háskóla Íslands. Einn tilnefnir fastráðið starfsfólk Þjóðskjalasafns og einn í nefndinni skal skipaður án tilnefningar. [Ráðuneytið] 1) skipar formann úr hópi nefndarmanna.
Nefndin heldur fundi þegar þurfa þykir. Halda skal gerðabók um störf nefndarinnar. Nefndarmenn eiga rétt á að fá bókuð stutt sérálit í gerðabókina. Afl atkvæða ræður úrslitum mála í nefndinni. Verði atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns.
    1)L. 126/2011, 110. gr.
3. gr. Hlutverk Þjóðskjalasafns er söfnun og varðveisla skjala og annarra skráðra heimilda þjóðarsögunnar til notkunar fyrir stjórnvöld, stofnanir og einstaklinga til þess að tryggja hagsmuni og réttindi þeirra og til notkunar við vísindalegar rannsóknir og fræðiiðkanir.
[Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í lögum þessum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.] 1)
2)
    1)L. 123/2008, 1. gr. 2)L. 20/2002, 22. gr.
4. gr. Hlutverki sínu skal Þjóðskjalasafn meðal annars gegna á þann hátt að:
    1. heimta inn og varðveita skjöl þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir samkvæmt 5. gr. þessara laga,
    2. líta eftir skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila, láta þeim í té ráðgjöf …, 1)
    [3. setja reglur um myndun, frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna (sbr. 3. gr.) afhendingarskyldra aðila,
    4. ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala], 1)
    [5. ] 1) gangast fyrir fræðslu um skjalavörslu fyrir fólk sem á að annast skjalavörslu í opinberum stofnunum, svo sem með námskeiðum og leiðbeiningarritum,
    [6. ] 1) skrásetja varðveitt skjalasöfn og gefa út prentaðar eða fjölritaðar skrár um þau til leiðbeiningar um notkun þeirra,
    [7. ] 1) koma upp handbókasafni um skjalfræðileg og sagnfræðileg efni,
    [8. ] 1) líta eftir starfsemi héraðsskjalasafna og annarra skjalavörslustofnana sem varðveita opinber skjöl,
    [9. ] 1) leiðbeina safngestum um notkun varðveittra skjala og heimilda safnsins, vísa safngestum á heimildir eftir því sem kostur er, efla þekkingu á þjóðarsögunni og stuðla að rannsóknum á henni,
    [10. ] 1) halda opnum lestrarsal fyrir almenning þar sem unnt sé að sinna fræðistörfum og færa sér í nyt varðveitt skjöl og aðrar heimildir safnsins,
    [11. ] 1) safna öðrum skráðum heimildum þjóðarsögunnar innanlands og utan, þ. á m. ljósritum og öðrum afritum ef frumheimilda er eigi kostur, og stuðla að varðveislu þeirra,
    [12. ] 1) reka viðgerðar- og bókbandsstofu og taka í þjónustu safnsins þá tækni sem á hverjum tíma telst æskileg til þess að fullkomna starfsemi þess.
    1)L. 123/2008, 2. gr.
5. gr. Eftirgreindir aðilar skulu afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu: Embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstiréttur, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, félagasamtök sem fá meiri hluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulega styrks af opinberu fé.
Sveitarfélög og stofnanir þeirra skulu og afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín ef þau eru ekki aðilar að héraðsskjalasafni og afhenda skjöl sín þangað.
Safninu er heimilt að taka við gögnum annarra en afhendingarskyldra aðila.
6. gr. Skilaskyld skjöl skal afhenda Þjóðskjalasafni að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri. [Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.] 1) Er þá miðað við síðustu innfærslu í bók eða síðasta bréf afgreidds máls. Þjóðskjalavörður getur lengt þennan frest eða stytt í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.
Forstöðumenn skilaskyldra stofnana bera ábyrgð á skjalavörslu stofnananna.
Afhendingarskyldir aðilar eru skyldugir að hlíta fyrirmælum safnsins um skráningu, flokkun og frágang skjala.
Ný skjalavistunarkerfi og skjalageymslur skulu samþykkt af Þjóðskjalasafni áður en þau eru tekin í notkun.
    1)L. 123/2008, 3. gr.
7. gr. Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala.
8. gr. Afhendingarskyldir aðilar eiga rétt á að fá lánuð skjöl eða að fá [afrit] 1) skjala sem þeir hafa afhent Þjóðskjalasafni þurfi þeir á þeim að halda við störf sín.
Heimilt er að lána skjöl til notkunar í lestrarsal [Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns] 2) og í opinber skjalasöfn, bókasöfn og rannsóknarstofnanir ef aðstaða er þar til að varðveita skjöl tryggilega að mati þjóðskjalavarðar. Önnur útlán eru að jafnaði óheimil. Stofnanir, sem fá skjöl að láni, bera ábyrgð á varðveislu þeirra og skilum á tilteknum tíma.
    1)L. 123/2008, 4. gr. 2)L. 71/1994, 13. gr.
9. gr. [Um aðgang að skjölum og öðrum gögnum, sem varðveitt eru í Þjóðskjalasafni Íslands, fer samkvæmt ákvæðum upplýsingalaga. [Aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnum er þó fyrst veittur í Þjóðskjalasafni Íslands tuttugu árum eftir afhendingu þeirra til safnsins, enda hafi þau verið aðgengileg hjá umræddu stjórnvaldi til þess tíma.] 1) [Um aðgang að öðrum gögnum og skjölum, sem upplýsingalög og lög um upplýsingarétt um umhverfismál taka ekki til, skal mælt fyrir í reglugerð sem [ráðherra] 2) setur að fengnum tillögum þjóðskjalavarðar.] 3)] 4)
    1)L. 123/2008, 5. gr. 2)L. 126/2011, 110. gr. 3)L. 23/2006, 18. gr. 4)L. 50/1996, 25. gr.
10. gr. Mikilvægustu skjöl safnsins skulu vera til á filmum [eða í rafrænu afriti] 1) og eintak af þeim varðveitt á öruggum stað utan húsakynna safnsins.
    1)L. 123/2008, 6. gr.
11. gr. Þegar skjöl, sem að dómi þjóðskjalavarðar hafa fræðilegt gildi en eru í eigu einkaaðila, eru flutt úr landi skal tilkynna það Þjóðskjalasafni og safnið hafa heimild til að semja um ljósritun þeirra eða afritun með öðrum hætti áður en farið er með skjölin úr landi.
12. gr. Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns getur heimilað [sveitarstjórnum] 1) að koma á fót héraðsskjalasöfnum til að varðveita skjöl viðkomandi bæjarfélaga, sýslufélaga og hreppsfélaga ef fullnægjandi húsnæði og önnur skilyrði eru fyrir hendi að mati þjóðskjalavarðar. Heimilt er [sveitarstjórnum] 1) að stofna sameiginlegt héraðsskjalasafn fyrir fleiri en [eitt sveitarfélag]. 1) Er safnið þá sameign þessara aðila og skulu þeir koma sér saman um stjórnarfar og rekstur og gera um það samning sem bera skal undir þjóðskjalavörð til staðfestingar.
    1)L. 108/1988, 64. gr.
13. gr. Falli héraðsskjalasafn í vanhirðu eða séu ekki lengur fyrir hendi þau skilyrði sem voru forsenda fyrir leyfi til stofnunar safnsins skal þjóðskjalavörður vekja athygli stjórnar safnsins á því sem aflaga er talið fara og æskja úrbóta. Sé endurtekinni viðvörun ekki sinnt skal þjóðskjalavörður láta flytja safngögnin í Þjóðskjalasafn á kostnað þeirra aðila sem að héraðsskjalasafninu stóðu.
14. gr. Þar sem héraðsskjalasöfn starfa skulu renna til þeirra skjöl sýslunefnda, bæjarstjórna, hreppsnefnda og hreppstjóra á safnsvæðinu. Þangað skulu einnig renna embættisskjöl allra stofnana og starfsmanna á vegum þessara aðila, skjöl félaga og samtaka sem njóta verulega styrks af opinberu fé og starfa eingöngu innan umdæmis héraðsskjalasafnsins.
Um afhendingu skjala til héraðsskjalasafns gilda sömu reglur og um afhendingu til Þjóðskjalasafns.
Nánari ákvæði um héraðsskjalasöfn, þ. á m. hverjir séu afhendingarskyldir til þeirra, skal setja í reglugerð. 1)
    1)Rg. 283/1994.
15. gr. Um lán skjala úr héraðsskjalasafni og notkun þeirra gilda sömu reglur og um Þjóðskjalasafn.
16. gr. Héraðsskjalasöfn skulu njóta árlegs styrks úr ríkissjóði samkvæmt því sem ákveðið er í fjárlögum hverju sinni.
[17. gr. Öryggismálasafn.
Í Þjóðskjalasafni Íslands skal hafa sérstakt safn, öryggismálasafn, sem varðveitir öll skjöl og skráðar heimildir sem verið hafa í vörslum skilaskyldra aðila og snerta öryggismál Íslands, innra og ytra öryggi, á árunum 1945–1991.
Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. 6. gr. skulu skilaskyldir aðilar afhenda Þjóðskjalasafni Íslands öll skjöl og skráðar heimildir sem eru í vörslum þeirra og varða öryggismál Íslands, innra og ytra öryggi, á árunum 1945–1991.
Útbúin skal skrá yfir öll mál og skjöl þeirra sem tilheyra þessari deild safnsins.] 1)
    1)L. 36/2007, 1. gr.
[18. gr. Aðgangur fræðimanna að öryggismálasafni.
Öll skjöl öryggismálasafns, svo og skrá skv. 3. mgr. 17. gr., skulu vera aðgengileg fræðimönnum í Þjóðskjalasafni Íslands að uppfylltum skilyrðum þessarar greinar.
Sá sem fær aðgang að skjölum öryggismálasafns skal áður skrifa undir yfirlýsingu þar sem hann heitir því að virða þagnarskyldu skv. 3. og 4. mgr., svo og önnur ákvæði þessarar greinar.
Óheimilt er fræðimanni að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um lifandi einstaklinga sem taldir voru geta ógnað öryggi ríkisins samkvæmt skjölum safnsins nema sá samþykki sem í hlut á.
Óheimilt er að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um viðkvæm einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari og finna má í skjölum öryggismálasafns nema sá samþykki sem í hlut á. Þetta bann fellur niður þegar liðin eru 80 ár frá því að gögn urðu til.
Eftir því sem skráningu mála í öryggismálasafni vindur fram skal Þjóðskjalasafn Íslands skrifa þeim einstaklingum sem á lífi eru eða nánum vandamanni hins látna, sbr. 19. gr., bréf komi fram upplýsingar í gögnum öryggismálasafns um þá sem falla undir 3. mgr. og kanna hvort þeir vilji veita samþykki sitt fyrir því að birta megi opinberlega upplýsingar um þá. Með bréfinu skulu fylgja almennar leiðbeiningar um það hvaða réttaráhrif það hefur að veita slíkt samþykki.
Samþykki skv. 3.–5. mgr. skal vottað af lögbókanda eða tveimur lögráða vitundarvottum. Það skal skýlaust tekið fram að útgefandi samþykkisins hafi ritað nafn sitt eða kannast við undirskrift sína í viðurvist þess eða þeirra er undirskriftina staðfesta, svo og að hann hafi verið sjálfráða er hann ritaði nafn sitt.
Fræðimönnum er óheimilt að taka út af safninu ljósrit, ljósmynd eða stafræna mynd af skjölum hafi þau að geyma upplýsingar sem falla undir 3. eða 4. mgr. nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr., eða veitt sérstakt samþykki fyrir heimild til afhendingar á ljósriti af skjalinu til fræðimannsins sem afhent skal Þjóðskjalasafni Íslands.
Til fræðimanna í skilningi þessarar greinar teljast þeir sem hafa stundað fræðirannsóknir í hug- eða félagsvísindum og birt rannsóknir sínar á viðurkenndum vettvangi. Fræðimaður skal sýna fram á að gögn öryggismálasafns hafi mikilsverða þýðingu fyrir rannsókn sem hann vinnur að. Heimilt er að kæra synjun þjóðskjalavarðar til [ráðherra]. 1)
Persónugreinanlegar upplýsingar í skilningi 3. og 4. mgr. teljast þær upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi.
Ef maður, sem fengið hefur aðgang að gögnum þessarar deildar Þjóðskjalasafns Íslands, brýtur í bága við ákvæði 3., 4. eða 7. mgr. varðar það sektum eða fangelsi allt að þremur árum.
Nú brýtur maður ákvæði 3. eða 4. mgr. af ásetningi eða gáleysi og má þá dæma hann til að greiða þeim sem upplýsingarnar varðar bætur fyrir fjártjón og miska.] 2)
    1)L. 126/2011, 110. gr. 2)L. 36/2007, 1. gr.
[19. gr. Upplýsingaréttur hins skráða.
Þjóðskjalasafni Íslands er skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum í öryggismálasafni ef þau hafa að geyma persónugreinanlegar upplýsingar um hann sjálfan.
Ef í skjali koma jafnframt fram persónugreinanlegar upplýsingar um aðra einstaklinga sem falla undir 3. eða 4. mgr. 18. gr. skal afmá þær upplýsingar úr ljósriti eða afriti skjals áður en aðila er veittur aðgangur að því nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr. 18. gr.
Nú er maður látinn sem upplýsingar varða skv. 1. mgr. og getur þá maki hans, börn og barnabörn, sem náð hafa 18 ára aldri, óskað eftir aðgangi að upplýsingum um hann skv. 1. mgr. Hið sama gildir um systkini hins látna eigi hann ekki á lífi maka, börn eða barnabörn.] 1)
    1)L. 36/2007, 1. gr.
[20. gr. Upplýsingaréttur almennings.
Þjóðskjalasafni Íslands er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að skjölum öryggismálasafns, enda komi þar ekki fram upplýsingar sem falla undir ákvæði 3. eða 4. mgr. 18. gr.
Ef ákvæði 3. og 4. mgr. 18. gr. eiga aðeins við um afmarkaðan hluta skjals skal afmá þær upplýsingar og veita almenningi aðgang að öðru efni skjalsins.] 1)
    1)L. 36/2007, 1. gr.
[21. gr. Afhending [ráðuneytis er fer með varnarmál]1) á gögnum til öryggismálasafns.
Áður en gögn [ráðuneytis er fer með varnarmál], 1) sem falla undir 17. gr., eru afhent öryggismálasafni skulu þau skoðuð og skráð til afhendingar í samræmi við fyrirmæli Þjóðskjalasafns Íslands.
Skjöl sem íslenska ríkið hefur skuldbundið sig með þjóðréttarsamningi við Norður-Atlantshafsbandalagið til að halda leyndum skulu ekki afhent öryggismálasafni.
Skjöl sem hafa að geyma upplýsingar um virka varnar- og öryggishagsmuni íslenska ríkisins skulu ekki afhent öryggismálasafni ef:
    a. þau hafa ekki náð þrjátíu ára aldri eða
    b. sérstök ákvæði laga um þagnarskyldu takmarka rétt almennings til aðgangs að þeim.] 2)
    1)L. 126/2011, 110. gr. 2)L. 36/2007, 1. gr.
[22. gr. Kæruheimild.
Heimilt er að bera synjun Þjóðskjalasafns Íslands um að veita aðgang að gögnum öryggismálasafns undir [ráðherra] 1) sem úrskurðar um ágreininginn. Hið sama gildir um synjun Þjóðskjalasafns Íslands um að veita ljósrit af skjölum eða afrit af öðrum gögnum.] 2)
    1)L. 126/2011, 110. gr. 2)L. 36/2007, 1. gr.
[23. gr.]1) [Ráðuneytið] 2) setur í reglugerð 3) nánari ákvæði um framkvæmd laga þessara.
    1)L. 36/2007, 1. gr. 2)L. 126/2011, 110. gr. 3)Rg. 5/1916 og 283/1994.
[24. gr.]1) Lög þessi öðlast þegar gildi.
    1)L. 36/2007, 1. gr.