Reglur um um frágang fundargerða fastanefnda Alþingis

1. gr.
Gerðabækur.

Fastanefndir Alþingis skulu halda gerðabækur, sbr. 21. gr. þingskapa. Í gerðabók skal skrá alla fundi nefndarinnar, sbr. þó 4. mgr.

Fundargerðir skv. 1. mgr. skal skrá rafrænt. Útprentaðar og undirritaðar fundargerðir hvers þings skulu bundnar í bók sem telst gerðabók nefndar fyrir það þing.

Heimsóknir nefnda til aðila utan þingsins skulu einnig skráðar í gerðabók.

Halda skal sérstaka gerðabók þar sem bóka skal trúnaðarmál fastanefnda. Í þá gerðabók skal skrá fundargerð. Að öðru leyti gilda ákvæði 1. mgr. 2. gr.

Nefndarritari skráir fundargerðir og undirritar þær ásamt nefndarformanni.

Gerðabækur skv. 2. málsl. 2. mgr. skulu varðveittar í skjalasafni Alþingis. Sama gildir um gerðabók skv. 4. mgr.

2. gr.
Efni fundargerða.

Eftirfarandi atriði skulu koma fram í fundargerð:

  1. Fundardagur og fundarstaður.
  2. Tegund fundar, þ.e. hvort fundur sé lokaður, opinn fyrir fréttamönnum eða opinn upplýsingafundur.
  3. Fundartími, þ.e. upphaf fundar og lok hans.
  4. Nöfn viðstaddra nefndarmanna. Ef varaþingmaður, varamaður eða staðgengill situr fund skal skráð fyrir hvaða nefndarmann hann situr fundinn. Jafnframt skal skrá nöfn áheyrnarfulltrúa.
  5. Forföll nefndarmanna og ástæður þeirra. Ef nefndarmaður víkur af fundi fyrir lok hans skal það skráð.
  6. Nafn nefndarritara sem situr fundinn.
  7. Nöfn gesta sem koma á fund nefndarinnar og fyrir hverja þeir eru fulltrúar.
  8. Mál sem tekin eru fyrir á fundi. Þingmál skulu skráð með málsnúmeri og heiti máls og önnur mál auðkennd með skýrum hætti eftir efni þeirra.
  9. Ákvarðanir um meðferð máls, þar með taldar ákvarðanir um framsögumann, boðun gesta á fundi og umsagnarfrest máls.
  10. Ákvarðanir um afgreiðslu máls. Geta skal með glöggum hætti hvernig nefnd hyggst standa að afgreiðslu máls. Tilgreina skal ef einstakir nefndarmenn hyggjast rita undir álit nefndar með fyrirvara og í hverju hann er fólginn. Ef nefnd er ekki einhuga um afgreiðslu máls skal tilgreina hverjir standa að áliti hvers hluta hennar.
  11. Bókanir sem einstakir nefndarmenn óska að gera um meðferð máls eða afgreiðslu þess, sbr. 3. gr.
  12. Undirritun nefndarformanns og nefndarritara.

Í fundargerð nefndar skulu ekki koma fram atriði sem hafa að geyma þagnarskyldar upplýsingar.

3. gr.
Bókanir um meðferð máls og afgreiðslu þess.

Einstakir nefndarmenn geta óskað eftir að gera bókun um afstöðu til þeirra mála sem til umræðu eru eða afgreiðslu þess, sem skrá skal í fundargerð. Bókanir skulu vera afmarkaðar og hnitmiðaðar. Sá nefndarmaður sem óskar eftir að gera bókun skal gera það skriflega. Bókun skal liggja fyrir við lok fundar.

4. gr.
Aðgangur að fundargerðum.

Í lok fundar eða í upphafi næsta fundar skal formaður leggja fram fundargerð til staðfestingar. Staðfestar fundargerðir skulu birtar á vefsvæði nefnda á vef Alþingis.

5. gr.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 21. gr. laga nr. 55/1991, um þingsköp Alþingis, sbr. lög nr. 84/2011, og skulu taka gildi frá og með 1. október 2011.

(Samþykkt á fundi forsætisnefndar Alþingis 5. desember 1994, breytt 27. september 2011.)