Reglur um meðferð trúnaðarupplýsinga

1. gr.
Gildissvið.

1.mgr. Reglur þessar eiga við um meðferð og varðveislu gagna sem berast þingnefnd í tilefni af þingmáli eða frumkvæðismáli sem nefndin hefur til umfjöllunar og:

  1. eru háð fyrirmælum laga um þagnarskyldu, eða
  2. varða einka- og fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, sbr. 1. málsl. 5. gr. upplýsingalaga. Til slíkra gagna teljast m.a. umsóknir um ríkisborgararétt sem koma til meðferðar Alþingis,
  3. eða varða mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila, sbr. 2. málsl. 5. gr. upplýsingalaga, eða
  4. varða mikilvæga almannahagsmuni, sbr. 6. gr. upplýsingalaga,
  5. eða eru undanþegin aðgangi almennings skv. 4. gr. upplýsingalaga, eða
  6. trúnaður skal vera um samkvæmt sérstakri ákvörðun nefndarinnar á meðan hún hefur mál til athugunar.

2. mgr. Með trúnaðarupplýsingum er í reglum þessum átt við upplýsingar sem fram koma í gögnum skv. 1. mgr.

3. mgr. Reglur þessar eiga einnig við um trúnaðarupplýsingar sem látnar hafa verið þingnefnd í té munnlega á fundi þingnefndar og skráðar hafa verið í trúnaðarmálabók.

4. mgr. Reglur þessar eiga enn fremur við um erindi og gögn sem geyma trúnaðarupplýsingar og send hafa verið þingnefnd, án þess að þau varði mál sem nefndin hefur haft til athugunar.

2. gr.
Aðgangur þingnefndar að gögnum stjórnvalda.

1. mgr. Fjórðungur nefndarmanna getur óskað þess að nefnd fái aðgang að gögnum frá stjórnvöldum út af máli sem nefndin hefur til umfjöllunar, sbr. 1. mgr. 50. gr. [nú 51. gr.] þingskapa.

2. mgr. Einungis er heimilt að takmarka aðgang nefndar að gögnum að hagsmunir hennar af því að kynna sér efni þeirra eigi að víkja fyrir mun ríkari opinberum hagsmunum eða einkahagsmunum. Hafi upplýsingarnar þannig þýðingu fyrir athugun þingnefndar eða að þær verða ekki settar fram á annan hátt að mati nefndarinnar getur nefndin krafist þess að ráðherra eða annað stjórnvald rökstyði synjun sína skriflega. Þingnefnd getur óskað eftir því að skriflegur rökstuðningur berist innan tilgreinds frests og að með vísan til þagnarskyldu þingmanna, sbr. 51. gr. [nú 52. gr.] þingskapa, sé sérstök grein gerð fyrir því að mun ríkari einkahagsmunir eða opinberir hagsmunir eigi að leiða til takmörkunar á upplýsingarétti nefndarinnar.

3. gr.
Ákvörðun þingnefndar.

1. mgr. Hafi þingnefnd farið fram á gögn sem reynast fela í sér trúnaðarupplýsingar ákveður þingnefndin fyrir fram hvort hún tekur við gögnunum.

2. mgr. Komi fram ósk um að þingnefnd gæti trúnaðar um upplýsingar sem nefndin hefur óskað eftir, án þess að um sé að ræða trúnaðarupplýsingar, skal nefndin taka afstöðu til hennar áður en hún ákveður að taka við upplýsingunum. Sama á við ef slík ósk stjórnvalds kemur fram á nefndarfundi. Í ósk um trúnað þingnefndar skal greina frá ástæðum hennar.

3. mgr. Ákvörðun þingnefndar skal skrá í trúnaðarmálabók.

4. gr.
Trúnaðarmálabók.

1. mgr. Berist þingnefnd trúnaðarupplýsingar skal það bókað í trúnaðarmálabók þingnefndar, sbr. 21. gr. þingskapa og 29. gr. starfsreglna fastanefnda þingsins. Í gerðabók þingnefndar skal þá koma fram að lagðar hafi verið fram trúnaðarupplýsingar og að þær hafi verið færðar í trúnaðarmálabók.

2. mgr. Bókanir um ákvarðanir nefndar um trúnað í einstökum málum skulu skráðar undir sérstöku málsnúmeri með tengingu við það mál sem nefnd hefur til athugunar. Undir því skal skrá og geyma trúnaðargögn málsins. Um skráningu og varðveislu fer að öðru leyti eftir því sem greinir í 5. gr.

3. mgr. Ritari viðkomandi fastanefndar, skjalavörður og forstöðumaður nefndasviðs hafa aðgang að trúnaðargögnum máls í störfum sínum fyrir þingnefndina.

5. gr.
Skráning og varðveisla gagna.

1. mgr. Á meðan þingnefnd hefur mál til athugunar skulu gögn sem fela í sér trúnaðarupplýsingar varðveittar á tryggilegan hátt í skjalageymslu á nefndasviði. Við lok þingstarfa eða þegar nefnd hefur lokið athugun sinni á máli skal þeim komið fyrir í skjalasafni Alþingis.

2. mgr. Gögn, sem hafa verið afhent nefnd sem trúnaðarupplýsingar skulu auðkennd sérstaklega með áritun eða stimpli um að gögnin séu háð ákvæðum tilgreindra laga um þagnarskyldu eða fyrirmælum upplýsingalaga eða ákvörðun nefndar um trúnað.

3. mgr. Nefndarritarar sem taka við gögnum skulu koma þeim til skráningar og varðveislu í skjalageymslu, sbr. 1. mgr.

6. gr.
Meðferð og varðveisla gagna.

1. mgr. Þegar trúnaður ríkir um gögn skulu nefndarmenn kynna sér gögnin á lokuðum fundi án þess að fara með þau út af fundinum. Að öðru leyti eru gögnin varðveitt tryggilega í skjalageymslu á nefndasviði, sbr. 1. mgr. 5. gr.

2. mgr. Sá sem lætur nefnd í té trúnaðargögn getur þó heimilað að nefndarmenn taki afrit með sér út af fundi og skulu nefndarmenn þá gæta þess vandlega að óviðkomandi geti ekki kynnt sér þau.

3. mgr. Sá sem í hlut á og gögnin varða getur veitt skriflegt samþykki sitt fyrir því að þeim verði miðlað til annarra. Eiga þá ekki lengur við takmarkanir á meðferð þeirra samkvæmt almennum ákvæðum laga um þagnarskyldu eða upplýsingalögum.

4. mgr. Sé trúnaði um gögn eða upplýsingar, sem berast nefnd eða koma fram á nefndarfundi, markaður tiltekinn tími eða að trúnaður skuli falla niður þegar tiltekin atvik eru komin fram, t.d. þegar prófunum er lokið eða þegar stjórnvald hefur tilkynnt um ráðstafanir í máli sem annars væri hætta á að næðu ekki tilgangi sínum, skal slíkt skráð í trúnaðarmálabók.

7. gr.
Aðgangur annarra nefndarmanna að gögnum þingnefndar.

1. mgr. Aðrir þingmenn hafa ekki aðgang að trúnaðarupplýsingum þingnefndar. Forseti getur þó ákveðið, ef sérstakar ástæður mæla með því og eftir því er leitað, að aðgangur verði veittur þegar fyrir liggja trúnaðarupplýsingar í máli sem þingnefnd hefur haft til athugunar enda sé þá ljóst er að málið muni koma til atkvæðagreiðslu á þingfundi. Verði aðgangur veittur skal gæta fyrirmæla 6. gr. Um nánara fyrirkomulag fer samkvæmt ákvörðun forseta.

2. mgr. Áheyrnarfulltrúar, sbr. 2. mgr. 14. gr. þingskapa, hafa aðgang að gögnum sem geyma trúnaðarupplýsingar með sama hætti og aðrir nefndarmenn.

8. gr.
Gögn sem Ríkisendurskoðun hefur aflað vegna starfa sinna.

1. mgr. Ríkisendurskoðandi getur ákveðið að nefndarmenn skuli bundnir þagnarskyldu um þær upplýsingar sem fram koma í gögnum sem hann hefur aflað í störfum sínum, sbr. 6. og 9. gr. laga um Ríkisendurskoðun, og hann hefur ákveðið að leggja fram í þingnefnd. Um aðgang að slíkum gögnum og um meðferð þeirra skal að öðru leyti gæta ákvæða reglna þessara.

9. gr.
Utanríkismálanefnd.

1. mgr. Formaður utanríkismálanefndar eða utanríkisráðherra geta ákveðið að nefndarmenn skuli bundnir þagnarskyldu um þær upplýsingar sem þeir fá í nefndinni, sbr. 1. mgr. 24. gr. þingskapa. Um aðgang að slíkum gögnum og um meðferð þeirra skal að öðru leyti gæta ákvæða reglna þessara.

2. mgr. Við athugun nefndarinnar á máli er heimilt að miðla upplýsingum sem þagnarskylda er um til nefndarmanna annarra þingnefnda, enda liggi fyrir ákvörðun formanns utanríkismálanefndar eða eftir atvikum utanríkisráðherra fyrir slíkri ráðstöfun. Um þagnarskyldu þingmanna sem taka við slíkum upplýsingum fer þá eftir 51. gr. [nú 52. gr.] þingskapa.

10. gr.
Þagnarskylda.

1. mgr. Þingmaður hefur þagnarskyldu um upplýsingar sem hann hefur fengið í starfi sínu ef þær eiga að fara leynt samkvæmt lögum eða lögmætri ákvörðun þess sem veitir upplýsingarnar, sbr. 51. gr. [nú 52. gr.] þingskapa og 136. gr. almennra hegningarlaga.

2. mgr. Starfsfólki skrifstofu Alþingis er skv. 18. gr. laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og 136. gr. almennra hegningarlaga skylt að gæta þagmælsku um atriði sem það fær vitneskju um í starfi sínu og leynt eiga að fara samkvæmt lögum, fyrirmælum yfirmanna eða eðli málsins.

3. mgr. Þagnarskylda samkvæmt þessari grein helst þótt látið sé af starfi.

11. gr.
Gildistaka.

1. mgr. Reglur þessar, sem eru settar með stoð í 21. og 3. mgr. 50. gr. þingskapa, öðlast þegar gildi.

(Samþykkt í forsætisnefnd Alþingis 21. febrúar 2012.)