Þjóðskjalasafn Íslands

Fimmtudaginn 17. apríl 2008, kl. 21:09:35 (6687)


135. löggjafarþing — 93. fundur,  17. apr. 2008.

Þjóðskjalasafn Íslands.

544. mál
[21:09]
Hlusta

menntamálaráðherra (Þorgerður K. Gunnarsdóttir) (S):

Herra forseti. Ég mæli fyrir frumvarpi til breytinga á lögum um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985.

Með frumvarpinu er lagt til að bætt verði í lögin ákvæðum sem fjalla sérstaklega um skilgreiningar á skjölum og hvenær beri að skila þeim til safnsins. Er þetta gert með tilliti til notkunar og varðveislu rafrænna gagna sem hafa verið vaxandi þáttur í skjalameðferð opinberra stofnana mörg undanfarin ár. Jafnframt er lagt til að Þjóðskjalasafninu verði gert mögulegt að setja reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem ber að afhenda safninu skjöl sín til varðveislu.

Á miðjum síðasta áratug mörkuðu stjórnvöld sér framsækna stefnu um málefni upplýsingasamfélagsins undir því metnaðarfulla formerki að „Íslendingar verði í fararbroddi þjóða heims við nýtingu upplýsingatækni í þágu bætts mannlífs og aukinnar hagsældar“. Var af því tilefni efnt til víðtæks samráðs um stefnumótun á þessu sviði. Meðal þeirra markmiða sem stefnt skyldi að var að endurskoða löggjöf, reglur og vinnubrögð stjórnsýslunnar með tilliti til upplýsingatækni í því skyni að örva tæknilegar framfarir og gera upplýsingar aðgengilegar almenningi án tillits til efnahags og búsetu.

Frá þeim tíma hafa ýmsar breytingar verið gerðar á lögum, herra forseti, til að greiða fyrir notkun upplýsingatækni í stjórnsýslunni. Með lögum nr. 51/2003 var nýjum kafla um rafræna meðferð stjórnsýslumála bætt við stjórnsýslulögin. Í greinargerð með frumvarpi til þeirra laga er lýst þeim lágmarkskröfum sem talið var rétt að gera til rafrænnar málsmeðferðar í stjórnsýslunni. Jafnframt var bent á að frekari lagabreytingar kynnu að vera nauðsynlegar á einstökum sviðum. Þá ber þess að geta eins og lýst er í almennum athugasemdum með frumvarpinu að allt frá árinu 1996 hefur Þjóðskjalasafn Íslands unnið með ýmsum hætti að undirbúningi móttöku rafrænna gagna frá skilaskyldum aðilum.

Í almennum athugasemdum er fylgdu frumvarpi því er varð að lögum nr. 51/2003 var m.a. bent á að í kjölfar þeirra þyrfti mögulega að breyta lögum um Þjóðskjalasafn Íslands. Meðal þeirra atriða sem talið var að huga þyrfti að og frumvarp þetta tekur mið af eru:

1. Skilgreiningar laganna á skjölum, en þá er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, sbr. 1. gr. frumvarpsins.

2. Skýr heimild fyrir Þjóðskjalasafn til að setja reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem skulu afhenda safninu skjöl sín til varðveislu.

3. Hvenær beri að skila slíkum skjölum til safnsins. Í frumvarpinu er miðað við að skjöl á rafrænu formi verði afhent safninu að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

4. Aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnum í Þjóðskjalasafni. Í frumvarpinu er lagt til að aðgangur að slíkum skjölum verði opinn 20 árum eftir afhendingu þeirra til safnsins.

Það er orðið aðkallandi að Þjóðskjalasafnið hafi heimild til að setja reglur um rafræna skjalavörslu opinberra aðila. Sú aðferðafræði sem tíðkast víða um lönd við langtímavörslu rafrænna gagna og Þjóðskjalasafn leggur til að verði lögð til grundvallar varðveislu safnsins á slíkum gögnum byggir á að varðveita rafræn skjöl/gögn kerfisóháð, þ.e. ekki í því formi sem þau eru í skjalakerfum og gagnagrunnum skilaskyldra aðila, heldur með öðrum tryggum hætti samkvæmt opnum stöðlum og alþjóðlegum viðmiðunum. Slík aðferðafræði og sú breyting að gögnum sé skilað mjög ungum til Þjóðskjalasafns leggja áfram þær skyldur á stjórnvöld að veita borgurunum aðgang að gögnum sínum eins og stjórnsýslulög og góðir stjórnsýsluhættir gera ráð fyrir. Með þeirri breytingu sem lögð er til með 3. gr. frumvarpsins um að rafræn skjöl skuli afhent eigi síðar en þau hafa náð fimm ára aldri kann því að gefast tilefni til að huga að endurskoðun á ákvæði 20. gr. upplýsingalaga en samkvæmt því ákvæði skal Þjóðskjalasafn eða annað opinbert safn taka ákvörðun um aðgang að hinum umbeðnu gögnum. Í 5. gr. frumvarpsins er því áfram gert ráð fyrir að skilaskyldir aðilar skuli varðveita rafræn skjöl sín með tryggum hætti í a.m.k. 20 ár eða þar til aðgangur að þeim er veittur í Þjóðskjalasafni Íslands.

Ekki er vitað um umfang þeirra gagna sem um ræðir og því erfitt að meta kostnað ríkissjóðs vegna þessa, en ljóst er að ekki verður um viðbótarkostnað að ræða á árinu 2008. Til að hefja móttöku rafrænna gagna er áætlaður kostnaður Þjóðskjalasafnsins fyrsta árið eftir gildistöku laganna 33,5 millj. kr. en 26,2 millj. kr. næstu tvö ár þar á eftir. Kostnaður gæti orðið eitthvað hærri eftir þann tíma. Kostnaðurinn skiptist þannig að gert er ráð fyrir 26,2 millj. kr. til að ráða fimm starfsmenn, þ.e. tvo sérfræðinga vegna viðtöku rafrænna skjalasafna, tvo sérfræðinga til að fara með eftirlit fyrir hönd safnsins með þeim sem afhenda gögn til varðveislu og einn starfsmann í tölvumál. Þá er gert ráð fyrir 7,3 millj. kr. sem tímabundnum kostnaði vegna búnaðarkaupa.

Ekki hefur verið lagt mat á hugsanlegan kostnað ráðuneyta og stofnana vegna skila gagna á rafrænu formi en á móti gæti skapast hagræðing af minni pappírsnotkun.

Virðulegur forseti. Ég hef gert grein fyrir þessu frumvarpi. Því er m.a. ætlað að skýra hlutverk Þjóðskjalasafnsins og gera það markvissara hvað varðar rafræn gögn sem hluta af þeim gögnum sem safninu ber að taka á móti og varðveita.

Ég leyfi mér að lokum að leggja til að frumvarpinu verði að umræðunni lokinni vísað til 2. umr. og hv. menntamálanefndar.