Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect. Ferill 445. máls.
Þskj. 667 — 445. mál.
Unnt er að halda stjórnarfundi með aðstoð rafrænna miðla að svo miklu leyti sem það samræmist framkvæmd verkefna félagsstjórnar. Þrátt fyrir ákvæði 1. málsl. getur stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Að öðru leyti gilda ákvæði laganna um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá.
Félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga nr. 144/1994, um ársreikninga, skal samþykkja stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra, ef framkvæmdastjóri hefur verið ráðinn, og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna þess. Í stefnumiðunum skulu koma fram grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn. Jafnframt skal koma þar fram hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi:
a. afhendingar hluta;
b. árangurstengdra greiðslna;
c. hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu;
d. lífeyrissamninga;
e. starfslokasamninga.
Stefnumiðin eru bindandi fyrir félagsstjórnina að því er varðar greiðslur skv. c-lið 1. mgr. Að öðru leyti eru stefnumiðin leiðbeinandi fyrir félagsstjórnina nema ákveðið hafi verið í samþykktum félagsins að þau skuli vera bindandi. Félagsstjórnin skal birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins. Félagsstjórnin skal jafnframt upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.
Stefnumiðin skulu samþykkt á aðalfundi félagsins. Þar skal félagsstjórn jafnframt gera grein fyrir kjörum stjórnenda og stjórnarmanna félags og áætluðum kostnaði við kaupréttaráætlanir.
Ef félagsstjórn víkur frá stefnumiðunum skal það rökstutt í hverju tilviki fyrir sig í gerðabók félagsstjórnar.
a. (55. gr. a.)
Ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum félags getur félagsstjórn ákveðið að hluthafar geti tekið þátt í hluthafafundum rafrænt, þ.m.t. greitt atkvæði, án þess að vera á staðnum.
Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafafundur verði aðeins haldinn rafrænt. Í ákvörðuninni skal koma fram hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku í hluthafafundinum. Ákvörðunina skal taka upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Félagsstjórn ákveður hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar til nota á hluthafafundum sem haldnir eru rafrænt, að hluta eða öllu leyti. Í fundarboði til hluthafafundar skulu koma fram upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geta tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi.
Skilyrði þess að haldinn verði rafrænn hluthafafundur er að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Skulu þau tæki, sem notuð eru, vera þannig gerð að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til hluthafafundar, þ.m.t. réttur hluthafa til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal jafnframt gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn og hvaða atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna.
Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafar, sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi, skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl., sem tengjast hluthafafundinum, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Ákvörðun hluthafafundar skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Að öðru leyti gilda ákvæði laga þessara um hluthafafundi eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi.
b. (55. gr. b.)
Hluthafafundur getur tekið ákvörðun um notkun rafrænna skjalasamskipta og rafpósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa þess í stað þess að senda eða leggja fram skjöl rituð á pappír. Unnt er að nota rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa þess þrátt fyrir formkröfur sem gerðar hafa verið í ákvörðunum varðandi viðkomandi skjöl og tilkynningar.
Í ákvörðun á grundvelli 1. mgr. skal koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin nær og hvernig heimilt eða skylt er að nota rafræn samskipti. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um framkvæmd rafrænna samskipta og þær kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar.
Ákvörðun hluthafafundar á grundvelli 1. og 2. mgr. skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Þótt hluthafafundur hafi ekki tekið ákvörðun um að taka upp rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa á grundvelli 1. mgr. er heimilt að nota rafræn samskipti á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það.
Þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði geta rafrænar tilkynningar á grundvelli 1. mgr. ekki komið í stað þess.
b. hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu;
c. tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna, ef félaginu ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga um ársreikninga og.
Þrátt fyrir ákvæði 55. gr. a getur ráðherra ákveðið að halda skuli hluthafafund, sem ráðherra boðar til skv. 2. mgr., á hefðbundinn hátt.
3. að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. greiða atkvæði;
4. að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti.
Þar sem lög þessi mæla fyrir um eða gera ráð fyrir að skjal sé undirritað verður skilyrði þetta uppfyllt með notkun rafrænnar undirskriftar.
Frumvarp þetta um einkahlutafélög er flutt samhliða frumvarpi til laga um breytingu á lögum um hlutafélög og vísast til almennra athugasemda við það frumvarp. Í frumvarpi þessu taka tillögur um breytingar varðandi einkahlutafélögin mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis sem sendi frá sér álit í september 2004. Þó eru aðeins lagðar til breytingar á hluta þeirra ákvæða sem nefndin lagði til að yrði breytt.
Í kjölfar nefndarálitsins voru unnin drög að frumvörpum um breytingar á lögum um hlutafélög og einkahlutafélög í samræmi við álitið. Drög þessi voru kynnt hagsmunaaðilum og á vefsíðu ráðuneytisins í september 2004.
Helstu atriði fyrstu frumvarpsdraganna hvað snertir einkahlutafélög voru þessi:
1. Rafrænir hluthafa- og stjórnarfundir og rafræn samskipti:
Lagt var til að öllum hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði heimilt að halda rafræna hluthafafundi og stjórnarfundi, sem og að eiga rafræn samskipti við hluthafa sína. Í því felst m.a. að hluthafar eiga að geta tekið þátt í hluthafafundi og greitt atkvæði rafrænt þótt þeir séu ekki á staðnum.
2. Nýting atkvæðisréttar:
Lagt var til að í öðrum hlutafélögum en markaðsskráðum hlutafélögum, svo og í einkahlutafélögum, yrði heimilt að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði bréflega eða með rafrænum hætti um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar.
3. Starfskjör stjórnenda:
Lagt var til að stjórnum hlutafélaga og einkahlutafélaga með fleiri en fjóra hluthafa yrði skylt að fá samþykki hluthafafundar á starfskjarastefnu fyrir stjórnendur, þar á meðal varðandi kaupréttarsamninga, árangurstengdar greiðslur, hlunnindi, uppsagnarfrest og starfslokasamninga. Mælt var með því að starfskjarastefnan yrði leiðbeinandi fyrir stjórnir, en þeim yrði skylt að greina frá því ef vikið væri frá stefnunni og rökstyðja ástæður þess. Stefna um kaupréttarsamninga skyldi þó vera bindandi fyrir stjórnir félaga. Starfskjarastefnuna skyldi ræða á aðalfundi ár hvert og upplýsa hluthafa um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað við kaupréttaráætlanir sem samþykkja skal á fundinum. Á aðalfundi skyldi stjórn einnig gera hluthöfum grein fyrir starfskjörum þeirra stjórnenda sem hún réð.
4. Rannsóknir á starfsemi félags:
Lagt var til að hluthöfum í hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði auðveldað að fara fram á sérstaka rannsókn á starfsemi félags og að nægilegt væri að tillaga um rannsókn hlyti fylgi hluthafa sem réðu yfir 1/ 10hlutafjárins.
5. Skaðabætur:
Lagt var til að hluthafar í hlutafélögum og einkahlutafélögum sem ráða yfir 1/ 10 hlutafjár gætu höfðað skaðabótamál í nafni félags, en á eigin kostnað, gegn stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum hlutafélags, svo og matsmönnum og rannsóknarmönnum, sem teldust hafa valdið félaginu tjóni í störfum sínum.
Í kjölfar umsagna sem bárust veturinn 2004–2005 var ákveðið að gera nokkrar breytingar á frumvörpunum tveimur. Breytt hefur verið ákvæðum um gildissvið þeirra, þ.e. til hvaða hlutafélaga og einkahlutafélaga þeim er ætlað að ná. Upphaflega var á nokkrum stöðum miðað við það í tillögum nefndarinnar að reglur næðu til allra hlutafélaga og þeirra einkahlutafélaga sem hefðu fleiri en fjóra hluthafa. Nú er gert ráð fyrir að lögin gildi um þau hlutafélög og einkahlutafélög þar sem skylt er að hafa löggiltan endurskoðanda samkvæmt ákvæðum ársreikningalaga, þ.e. stærri félög, t.d. þar sem ársverk eru minnst 50. Einnig hafa verið gerðar nokkrar breytingar á ákvæðum um starfskjarastefnu í hlutafélögum og einkahlutafélögum. Snerta þau ákvæði nú ekki aðeins stjórnendur heldur og stjórnarmenn þannig að samræmi sé með ákvæðunum að þessu leyti og tilmælum framkvæmdastjórnarinnar 2004/913/EB frá 14. desember 2004 um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum.
Því skal bætt við að ákvæðin í þessu frumvarpi um einkahlutafélög ganga að sumu leyti skemmra en ákvæði frumvarps um hlutafélög. Má þar nefna að ekki er varðandi einkahlutafélögin mælt fyrir um lengri lágmarksfrest til að boða til hluthafafundar, þ. e. tvær vikur í stað vikufrests sem nú er kveðið á um. Ekki er heldur lagt til að skylt verði í einkahlutafélagi að skila tilkynningum um framboð til stjórnar innan tiltekins frests fyrir hluthafafund ásamt upplýsingum um frambjóðendur. Heimilt er í einkahlutafélögum, en ekki skylt eins og í markaðsskráðum hlutafélögum, að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði bréflega eða rafrænt um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar. Ekki er kveðið sérstaklega á um það í lögum um einkahlutafélög að stjórnir megi funda án framkvæmdastjóra.
Með ákvæðinu er lagt til að bætt verði við 46. gr. laganna nýrri málsgrein sem heimilar að stjórnarfundir séu haldnir með aðstoð rafrænna miðla án þess að þátttakendur séu á staðnum. Það er gert að skilyrði fyrir því að unnt sé að halda rafræna stjórnarfundi að slíkt fundarform samræmist framkvæmd verkefna stjórnarinnar og hefur ákvæðið því ekki í för með sér neinar breytingar á verkefnum og ábyrgð félagsstjórnar.
Með tillögunni er félagsstjórn falið að ákveða hvort og hvenær rafrænir miðlar eru notaðir við stjórnarstörf. Gert er ráð fyrir að ákvörðun um að halda rafrænan stjórnarfund verði tekin með einföldum meiri hluta nema annað sé ákveðið í samþykktum félagsins. Þó er það lagt til að einn stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri, ef hann hefur verið ráðinn, geti krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Ástæðan fyrir því að þetta er lagt til er sú að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geta borið persónulega skaðabótaábyrgð vegna stjórnarstarfa sinna og því er talið eðlilegt að þeir geti krafist þess að stjórnin hittist þegar mikilvæg málefni eru til umræðu. Ákvæðið er í samræmi við ákvæði 2. mgr. 46. gr. þar sem kveðið er á um að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geti krafist þess að haldnir séu stjórnarfundir. Gert er ráð fyrir því að félagsstjórnir setji nánari ákvæði í fundarsköp um það hvernig staðið skuli að því að halda rafræna stjórnarfundi.
Ákvæðið tengist þeim breytingum sem jafnframt eru lagðar til í frumvarpinu um heimild til rafrænna hluthafafunda og notkunar á rafrænum skjölum og rafrænum pósti og er ætlunin að þau ákvæði gildi um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá. Þetta hefur m.a. í för með sér að framkvæmdastjóri, sem á rétt til setu á fundum félagsstjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, sbr. 2. mgr. 46. gr., hefur sama rétt á rafrænum stjórnarfundi. Jafnframt hefur þetta í för með sér að unnt verður að vinna og undirrita fundargerð stjórnarfundar rafrænt.
Í ákvæðinu er lagt til að ný grein, 54. gr. a, bætist við lögin þar sem kveðið verði á um að félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga, skuli árlega setja fram starfskjarastefnu fyrir framkvæmdastjóra og aðra stjórnendur félagsins, svo og stjórnarmenn, sem samþykkt skuli á hluthafafundi. Lagt er til að stefnumiðin verði að meginhluta til leiðbeinandi, að undanteknum ákvæðum um umbun í formi hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem byggðar eru á verði hluta í félaginu.
Markmiðið með breytingunni er að setja málsmeðferðarreglur sem veita hluthöfum í þeim einkahlutafélögum, sem ákvæðið nær til, aukin áhrif og innsýn í stefnu félagsins varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna. Samkvæmt gildandi lögum er ekkert því til fyrirstöðu að hluthafafundur samþykki almenn stefnumið um starfskjör en engar kröfur eru um slíkt. Í ákvæðinu er miðað við að aðeins þau félög sem skulu kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, verði skylduð til að setja fram starfskjarastefnu í samræmi við ákvæðið. Lagðar eru til sambærilegar breytingar á lögum um hlutafélög þannig að skylda til að setja fram starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna fari ekki eftir félagaformi heldur umsvifum félaganna og öðrum þeim þáttum sem skv. 59. gr. ársreikningalaga ráða því hvort félagi beri að kjósa sér endurskoðanda.
Samkvæmt 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, nr. 144/1994, með síðari breytingum, skulu þau félög sem fara fram úr tvennum af eftirfarandi stærðarmörkum tvö ár í röð kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda: Í fyrsta lagi félög þar sem eignir nema 120 milljónum króna, rekstrartekjur nema 240 milljónum króna eða fjöldi ársverka á reikningsári er a.m.k. 50. Í öðru lagi skulu félög sem hafa hlutabréf eða skuldabréf skráð á skipulegum verðbréfamarkaði í ríki innan Evrópska efnahagssvæðisins kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Í þriðja lagi ber félögum þar sem ekki eru lagðar hömlur á viðskipti með eignarhluta að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Ákvæðin í 59. gr. ársreikningalaganna eiga sér fyrirmynd í 51. gr., sbr. 11. gr., fjórðu tilskipunar ráðsins frá 25. júlí 1978, um ársreikninga félaga af tiltekinni gerð, sem er byggð á g-lið 3. mgr. 54. gr. sáttmálans.
Í kjölfar hneykslismála, sem komið hafa upp erlendis vegna óhóflegra starfskjarasamninga stjórnenda, hefur umræðan um lagasetningu varðandi starfskjör stjórnenda aukist. Víðast hvar er nú lögð áhersla á það að ítarlegar upplýsingar séu gefnar um starfskjör stjórnenda félaga á hlutabréfamarkaði, þar á meðal um kaupréttarsamninga og kostnað við þá, jafnframt því sem hvatt er til þess að ekki séu gerðir óhóflegir eða óeðlilegir kaupréttarsamningar. Þá hafa kauphallir víða, þar á meðal hér á landi, sett reglur um upplýsingaskyldu félaga varðandi starfskjör stjórnenda.
Í Noregi hefur að undanförnu verið unnið að undirbúningi lagasetningar um starfskjör stjórnenda og hafa verið lögð þar fram til kynningar og umsagnar drög að frumvarpi þar sem m.a. er lagt til að árlega skuli sett fram starfskjarastefna fyrir stjórnendur félaga. Breytingar þær sem lagðar eru til hér eru að nokkru leyti sambærilegar tillögum Norðmanna.
Þá hafa nýlega verið lagðar fram til kynningar í Svíþjóð tillögur að lagabreytingum þess efnis að hluthafafundur í félögum, sem svara til hlutafélaga og einkahlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf, skuli alltaf ákveða laun og aðrar greiðslur til stjórnar félaga, auk þess sem hluthafafundur í félagi sem að flestu leyti svarar til hlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf skuli samþykkja stefnumið varðandi laun og aðrar greiðslur til stjórnenda félagsins. Skulu endurskoðendur félagsins sjá til þess að stefnumiðunum sé fylgt.
Í dönskum hlutafélagalögum er kveðið á um að launagreiðslur til stjórnar og stjórnenda megi ekki vera hærri en eðlilegt getur talist út frá af eðli og umfangi starfa þeirra, auk þess sem greiðslurnar skuli vera réttlætanlegar með hliðsjón af fjárhagslegri stöðu viðkomandi félags, eða samstæðu þess ef um móðurfélag er að ræða.
Í Bretlandi hefur verið sett reglugerð um skyldu stjórnenda skráðra félaga til að gera sérstaka starfskjaraskýrslu með ítarlegum upplýsingum um starfskjör stjórnenda og þarf hluthafafundur að samþykkja skýrsluna.
Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins gaf út tilmæli 14. desember 2004, nr. 2004/913, um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum, þar sem mælst er til að aðildarríki sambandsins geri viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að félög sem skráð eru á skipulegan verðbréfamarkað framfylgi ákvæðum tilmælanna. Hefur verið tekið tillit til tilmælanna við vinnslu frumvarpsins, þó þannig að hér er lagt til að sú skylda sem kveðið er á um þar varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna nái ekki einungis til skráðra félaga heldur allra félaga sem ber að kjósa sér endurskoðanda á grundvelli 59. gr. ársreikningalaga. Frestur til að innleiða tilmæli Evrópusambandsins er til 30. júní 2006.
Í 1. mgr. er lagt til að lögð verði sú skylda á stjórn einkahlutafélags sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga að setja fram stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins. Stefnumiðin skuli einnig ná til stjórnar félagsins í samræmi við tilmæli ESB. Í málsgreininni er síðan nánar kveðið á um það hvað skuli koma fram í stefnumiðunum. Um er að ræða lágmarkskröfur, en einstökum félögum er að sjálfsögðu heimilt að gera ítarlegri stefnumið sem ná til fleiri aðila en kveðið er á um hér.
Samkvæmt greininni skal kveða á um grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna félagsins og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn í stefnumiðunum. Hvað teljist til grundvallaratriða í þessu sambandi er nokkuð opið og er að mestu leyti komið undir mati hluthafafundar og félagsstjórnar í hverju tilviki. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðum komi fram nein efri eða neðri fjárhagsmörk fyrir grunnlaun. Atriði sem varða stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur geta t.d. verið upplýsingar um lengd samninga, uppsagnarfrest og skilyrði uppsagnar auk ákvæða um greiðslur við starfslok. Auk grundvallaratriðanna skal koma fram í stefnumiðunum hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi afhendingar hluta, árangurstengdra greiðslna, hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu, lífeyrissamninga, t.d. vegna viðbótarlífeyris, og starfslokasamninga. Ákvæðinu er ætlað að ná til hvers konar umbunar til stjórnenda og skal skýrt kveðið á um það í stefnumiðunum hvort slíkar greiðslur séu heimilar eða ekki. Ef ákveðið er að umbun sé heimil skal kveða á um það í stefnumiðunum hvaða skilyrði skuli vera uppfyllt og innan hvaða ramma hún skuli vera. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðunum komi fram nein efri og neðri fjárhagsmörk fyrir umrædda umbun.
Í 2. mgr. er kveðið á um það að hvaða leyti stefnumiðin skuli vera bindandi. Lagt er til að stefnumiðin verði einungis bindandi að því er varðar umbun í formi hluta eða umbun sem byggð er á verði hluta í félaginu. Að öðru leyti er lagt til að stefnumiðin verði leiðbeinandi. Þykir eðlilegt að félagsstjórn hafi svigrúm til að víkja frá stefnumiðunum án þess að fá fyrir fram samþykki hluthafafundar fyrir því. Hins vegar kemur fram að heimilt sé að kveða á um það í samþykktum félagsins að stefnumiðin séu bindandi um fleiri atriði en skylt er samkvæmt ákvæðinu. Loks er kveðið á um það í 2. mgr. að félagsstjórn skuli birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins, t.d. í ársskýrslu eða með ársreikningum og á vefsíðu félags, og að félagsstjórn beri að upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.
Í 3. mgr. er kveðið á um það að stefnumiðin skuli rædd og samþykkt á aðalfundi félagsins ár hvert og fyrir fundinn skuli hluthafar upplýstir um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana sem samþykkja á á fundinum. Ekki eru lagðar til sérstakar málsmeðferðarreglur og gildir þá meginregla laganna um einfaldan meiri hluta. Í ákvæðinu er einnig kveðið á um það að félagsstjórn skuli á aðalfundi gera grein fyrir kjörum stjórnenda félagsins, þar á meðal kjörum forstjóra, aðalframkvæmdastjóra og annarra forstjóra eða framkvæmdastjóra, svo og stjórnarmanna. Til upplýsinga um kjör stjórnenda og stjórnarmanna í þessu sambandi teljast m.a. upplýsingar um heildarfjárhæð greiddra launa á árinu, greiðslur frá öðrum félögum í sömu fyrirtækjasamsteypu, fjárhæð árangurstengdra greiðslna, starfslokagreiðslur til þeirra sem látið hafa af störfum á reikningsárinu, auk heildarfjárhæðar annarra greiðslna. Undir ákvæðið fellur enn fremur skylda til að gera grein fyrir greiðslum til einstakra stjórnenda og stjórnarmanna í formi hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu.
Í 4. mgr. er kveðið á um það að félagsstjórn skuli rökstyðja það í hverju tilviki fyrir sig ef vikið er frá stefnumiðunum. Skal rökstuðningurinn koma fram í gerðabók stjórnar.
Í greininni er byggt á tilmælum framkvæmdastjórnar EB varðandi starfskjör stjórnarmanna og æðsta stjórnanda í félögum sem eru skráð á skipulegum verðbréfamarkaði eins og í hlutafélagafrumvarpi um sama efni.
Í 55. gr. gildandi laga um einkahlutafélög er kveðið á um að hluthafafundur fari með æðsta vald í málefnum félagsins. Þar er jafnframt kveðið á um að hluthafar fari með ákvörðunarvald sitt í málefnum félagsins á hluthafafundum og að öllum hluthöfum sé heimilt að sækja hluthafafund og taka þar til máls. Í 58. gr. laganna er kveðið á um að hluthafafund skuli halda á heimili félags nema félagssamþykktir ákveði að hluthafafundi megi eða skuli halda annars staðar. Þessi ákvæði voru sett í lög áður en rafrænir samskiptamiðlar urðu jafnalmennir og raunin er og gera þau því ráð fyrir að hluthafafundur sé haldinn þannig að menn mæti á ákveðinn stað og séu viðstaddir fundinn í eigin persónu. Til að laga lögin að tækniframförum er lagt til að tveimur nýjum ákvæðum, 55. gr. a og 55. gr. b, verði bætt við þau þar sem annars vegar sé kveðið á um rafræna hluthafafundi og hins vegar um notkun rafrænna skjala og tölvupósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa.
Um a-lið (55. gr. a).
Í 55. gr. a er lagt til að settar verði reglur um rafræna hluthafafundi þar sem heimilað verði að hluthafafundur verði haldinn með aðstoð rafrænna miðla að hluta eða öllu leyti. Með rafrænum hluthafafundi er átt við að hluthafar nýti sér stjórnunarlegar heimildir sínar á hluthafafundi, þ.e. réttinn til að sækja fund, taka til máls og greiða atkvæði, með hjálp rafrænna miðla án þess að vera staddir á fundinum. Gert er ráð fyrir að þetta gerist með aðstoð síma, nets eða annarra miðla með svipað notagildi en ekki er lagt til að kveðið verði á um það í lögunum hvaða miðla megi nota eða hvernig þeir verði notaðir. Er það gert með tilliti til örrar þróunar í fjarskiptatækni og þess að eðlilegt þykir að veita hluthöfum nokkurt svigrúm að þessu leyti þar eð ætla má að þarfir einstakra hluthafa og félaga séu mismunandi.
Í ákvæðinu er gert ráð fyrir tvenns konar rafrænum hluthafafundum, annars vegar fundi sem er að hluta rafrænn, þ.e. haldinn er venjulegur hluthafafundur en hluthöfum gefinn kostur á að taka þátt í honum án þess að vera á staðnum, en hins vegar er gert ráð fyrir hluthafafundi sem eingöngu er rafrænn. Ákvæðið nær ekki til hluthafafunda þar sem rafrænir miðlar eru notaðir sem hjálpartæki þótt allir þátttakendur séu viðstaddir, t.d. hluthafafundar sem haldinn er á sama tíma í mörgum sölum sem eru innbyrðis tengdir með stórum sjónvarpsskjám þar sem hluthafar eða fulltrúar þeirra verða að vera á staðnum til að geta tekið þátt í fundinum.
Í tillögunni eru gerðar mismunandi kröfur til ákvarðanaferlisins eftir því hvort um er að ræða hluthafafundi sem eru rafrænir að öllu leyti eða hluta. Rökin að baki þessu eru að ákvörðun um að hafa hluthafafund að hluta til rafrænan hefur mun minni áhrif á hluthafa almennt en ákvörðunin um að halda hluthafafund sem er einungis rafrænn en slíkir fundir eru mjög frábrugðnir hefðbundnum hluthafafundum. Er líklegt að ákvörðun um algjörlega rafrænan hluthafafund geti verið mjög til hagsbóta fyrir suma hluthafa á meðan slík ákvörðun er væntanlega íþyngjandi fyrir aðra.
Í 1. mgr. er fjallað um hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir. Í ákvæðinu er lagt til að félagsstjórn geti heimilað hluthöfum, auk þess að mæta á hluthafafundi, að taka þátt í fundum með rafrænum miðlum ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum. Samkvæmt þessu er hinn hefðbundni hluthafafundur enn grundvöllurinn en jafnframt hafa hluthafar möguleika á að taka þátt í hluthafafundinum, taka til máls og greiða atkvæði með aðstoð rafrænna miðla án þess að vera á staðnum. Lagt er til að nánari reglur um framkvæmd hluthafafundar, sem er að hluta til rafrænn, verði settar í samþykktir félagsins.
Í 2. mgr. er kveðið á um hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Þar er lagt til að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafafundir verði framvegis aðeins haldnir með aðstoð rafrænna miðla. Þá fer hluthafafundur ekki fram á neinum ákveðnum stað og ekki er mögulegt að taka þátt í fundinum í eigin persónu heldur aðeins með rafrænum miðlum með tengingu fyrir alla hluthafa sem taka þátt í fundinum. Atkvæðagreiðsla fer einnig fram rafrænt. Í ákvörðun hluthafafundarins skal kveðið á um það hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku hluthafa í fundinum. Með þessu er ætlunin að gefa félögunum möguleika á að haga þessum málum í samræmi við þarfir hvers félags fyrir sig en slíkar þarfir geta verið mjög ólíkar eftir stærð félaga og fjölda hluthafa. Þá veitir ákvæðið einnig svigrúm fyrir tæknilegar framfarir.
Ákvörðun hluthafafundar um að hluthafafundur skuli framvegis aðeins vera rafrænn skal taka upp í félagssamþykktir og gilda ákvæði 68. gr. einkahlutafélagalaga um ákvörðunina og breytingar á henni. Það þýðir að ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundi. Auk þessa er í 7. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 68. gr. laganna sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar sem ráða yfir minnst 1/ 4hlutafjárins geti komið í veg fyrir að tillaga um algjörlega rafrænan hluthafafund verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.
Ákvæðum 3. mgr. er ætlað að gilda bæði um hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir og um hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Lagt er til að þar verði kveðið á um að félagsstjórn ákveði hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar sem notaður er við rafræna hluthafafundi. Þá er kveðið á um að í fundarboði til rafræns hluthafafundar skuli gefa upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geti tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geti nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi en slíkar upplýsingar gæti félag t.d. birt á heimasíðu sinni.
Í 4. mgr. kemur fram að skilyrði fyrir því að haldinn verði rafrænn hluthafafundur sé að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Ákvæðið á bæði við hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir og hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Með ákvæðinu er staðfest að gera skuli jafnstrangar reglur til rafræns hluthafafundar og hefðbundins hluthafafundar. Þannig skulu tæki sem notuð eru vera þannig úr garði gerð að tryggt sé að lagaskilyrði sem gerð eru til hluthafafundar séu uppfyllt. Hluthafar skulu eiga möguleika á að nýta sér þann rétt sem þeim er tryggður í einkahlutafélagalögum til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Þá eru einnig gerðar kröfur til þess að tæknibúnaðurinn geri kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn, hvaða atkvæðisrétt þeir hafa og hverjar niðurstöður atkvæðagreiðslna verða.
Tryggt verður að vera að búnaðurinn sem er notaður geti borið kennsl á hvern einstakan þátttakanda í hluthafafundinum, t.d. með notkun aðgangsorða eða annarra sambærilegra aðferða. Til að geta tekið þátt í rafrænum hluthafafundi verður hluthafinn að vera tengdur við upphaf fundarins, t.d. í gegnum net eða annan miðil með svipaða virkni.
Samkvæmt núgildandi lögum er félagsstjórn ábyrg fyrir framkvæmd hluthafafundar. Það er því hlutverk stjórnarinnar að tryggja að rafrænn hluthafafundur fari fram á öruggan hátt. Það er hins vegar eftirlátið einstökum félögum að ákveða nánar, miðað við þarfir félagsins, hvaða tæknikröfur skuli gerðar til þess búnaðar sem notaður er.
65. gr. einkahlutafélagalaga mælir fyrir um að hluthafafundi skuli stýrt af fundarstjóra. Hlutverk fundarstjóra er að sjá til þess að fundurinn fari fram í samræmi við ákvæði laga. Hlutverk fundarstjóra rafræns hluthafafundar er að sjá til þess að sá tækjabúnaður sem er notaður standist kröfur þessa ákvæðis. Með ákvæðinu er ekki ætlunin að fjölga verkefnum fundarstjóra en útfærsla verkefnanna breytist nokkuð vegna notkunar á rafrænum miðlum. Þannig þarf fundarstjóri að taka afstöðu til vafaatriða sem upp kunna að koma í tengslum við hluthafafundinn, t.d. ef upp koma tæknileg vandamál sem leiða til þess að hluti hluthafanna missir samband við hluthafafundinn. Þegar fundarstjóri ákveður hvernig bregðast skuli við aðstæðum sem upp kunna að koma skal hann m.a. hafa til hliðsjónar hvaða þýðingu það kann að hafa fyrir meðferð einstakra dagskráratriða og atkvæðagreiðslna að hluthafar hafi misst samband við hluthafafundinn vegna tæknilegra vandkvæða. Einnig geta komið upp spurningar um gildi þeirra ákvarðana sem teknar voru á fundinum. Þegar afstaða er tekin til gildis ákvarðana ber m.a. að hafa hliðsjón af því hvort rekja má hin tæknilegu vandamál til hluthafans eða félagsins, fjölda hluthafa sem ekki gátu tekið þátt í fundinum, auk þess hvort atkvæði þeirra sem gátu ekki greitt atkvæði hefðu getað haft úrslitaáhrif á niðurstöðu atkvæðagreiðslunnar.
Í 5. mgr. er gerð tillaga um ákvæði sem hefur það að markmiði að tryggja að rafrænn hluthafafundur geti farið fram innan eðlilegs tímaramma. Á ákvæðið bæði við um hluthafafundi sem eru að hluta rafrænir og hluthafafundi sem eru að öllu leyti rafrænir.
Eins og á hefðbundnum hluthafafundum er það hlutverk fundarstjóra að sjá til þess að framvinda rafrænna hluthafafunda sé eðlileg. Þannig getur fundarstjóri rafræns hluthafafundar lokað mælendaskrá á ákveðnum tímapunkti eins og á hefðbundnum hluthafafundum ef hann telur dagskrárefnið fullrætt. Hins vegar er ljóst að þátttaka í rafrænum hluthafafundi getur í ákveðnum tilvikum leitt til þess að viðkomandi hluthafar spyrji fleiri spurninga. Að auki getur verið erfiðara fyrir fundarstjóra að meta hvenær efni er fullrætt þegar spurningar og umræður eru á rafrænu formi, t.d. sendar í tölvupósti. Getur þetta leitt til þess að erfitt verði að halda rafrænum hluthafafundum innan venjulegra tímamarka. Því er lagt til að kveðið verði á um það í 5. mgr. að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafar sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl. sem tengist hluthafafundinum fyrir fundinn, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Skal ákvörðunin tekin upp í samþykktir félagsins og um ákvarðanatökuna gilda almennar reglur um breytingar á samþykktum.
Þessari reglu er einungis ætlað að gilda um hluthafa sem taka þátt í hluthafafundi með rafrænum miðli. Þannig gildir hún um alla hluthafa ef hluthafafundur er einungis rafrænn en aðeins um þá sem tengjast fundinum í gegnum rafræna miðla þegar hluthafafundur er að hluta til rafrænn.
Þær spurningar sem átt er við í 5. mgr. eru einkum spurningar sem unnt er að spyrja fyrir fram á grundvelli fundarboðs og þeirra gagna sem hluthafar hafa haft aðgang að fyrir hluthafafund. Spurningar og svör eiga að vera aðgengileg öllum hluthöfum í síðasta lagi við upphaf fundarins. Ef nýjar upplýsingar koma fram í svörum við spurningunum fyrir eða á hluthafafundinum er ekki unnt að útiloka slíkar spurningar með vísan til þess að þær hefðu átt að koma fram innan gefins frests. Að öðru leyti breytir slík breyting á samþykktunum ekki rétti hluthafa til að setja fram aðrar spurningar á hluthafafundinum.
Lagt er til að í 6. mgr. verði kveðið á um það að ákvæði einkahlutafélagalaga gildi að öðru leyti um hluthafafundi eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi hvort sem þeir eru að öllu leyti eða aðeins að hluta til rafrænir.
Um b-lið (55. gr. b).
Í 55. gr. b er lagt til að lögfest verði heimild til að nota rafræna miðla auk rafpósts til samskipta milli félagsins og hluthafa þess. Ákvæðið gildir aðeins um samskipti á milli hluthafa og félagsins en ekki um samskipti við þriðja mann. Gildandi lög gera ekki ráð fyrir slíkum rafrænum samskiptum, enda voru þau ekki orðin jafnalmenn og nú er þegar lögin voru sett. Því eru í gildandi lögum ýmis ákvæði sem gera formkröfur sem aðeins er unnt að uppfylla með því að senda eða leggja fram gögn, rituð á pappír.
Lagt er til að félögunum sjálfum verði eftirlátið að ákveða út frá þörfum hvers félags hvaða kröfur eru gerðar til þess tæknibúnaðar sem nota á til að nægilegt öryggi sé tryggt við rafræn samskipti. Tæknibúnaðurinn verður að veita nægjanlegt öryggi til að unnt sé að staðfesta hver sendi skjalið svo að sendandi geti ekki eftir á neitað að hafa sent skilaboð eða skjal og að skilaboðin eða skjalið hafi ekki verið lesið eða breytt á leiðinni frá sendanda til viðtakanda.
Lagt er til í 1. mgr. að kveðið verði á um almenna heimild fyrir félagið og hluthafa þess til að hafa samskipti með notkun rafrænna skjala og rafpósts í stað framsendingar eða framlagningar á skjölum sem rituð eru á pappír. Bæði félagsstjórn og hluthafar geta lagt fram tillögu um þetta en tekin skal ákvörðun um hana á hluthafafundi. Ákvörðunin tekur til rafrænna skjala sem geta komið í staðinn fyrir skjöl sem eru rituð á pappír og er það skilyrði að unnt sé að prenta rafrænu skjölin út án vandkvæða. Ekki er gert ráð fyrir að hljóð- og myndskjöl uppfylli formkröfur laganna um að vera skrifleg gögn.
Lagt er til að ákvæðið gildi um öll samskipti á milli félagsins og hluthafa þess hvað sem formkröfur laganna segja, að undanskildu því sem segir í 5. mgr. þessarar greinar um opinbera innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Ákvörðun um notkun rafrænna samskipta getur tekið til allra eða hluta þeirra skilaboða og skjala sem fara á milli hluthafa og félagsins. Sem dæmi um rafræn samskipti má nefna útsendingu fundarboðs til skráðra hluthafa, t.d. í formi tölvupósts með rafrænni undirskrift, og á sama hátt geta hluthafar tilkynnt um þátttöku í hluthafafundi.
Kveðið er á um það í 2. mgr. að í ákvörðun hluthafafundar um notkun rafrænna samskipta skuli koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin skuli ná og hvernig rafræn samskipti megi eða skuli nota. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar og framkvæmd rafrænna samskipta. Rökstuðningur fyrir þessu er m.a. sá að nauðsynlegt er að hluthafar viti nákvæmlega hvar og hvernig þeir geta aflað sér upplýsinga um þetta og hvernig þeir geta komist í samband við félagið.
Í 3. mgr. 55. gr. b er kveðið á um það að ákvörðunin skuli tekin upp í samþykktir félagsins og, eins og um ákvörðun um algjörlega rafræna hluthafafundi, gilda ákvæði 68. gr. laganna um ákvörðunina og breytingar á henni. Það þýðir að ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum. Auk þessa er í 7. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 68. gr. sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar sem ráða yfir minnst 1/ 4 hlutafjárins geti komið í veg fyrir að tillaga um notkun rafpósts og rafrænna miðla til samskipta á milli félags og hluthafa verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.
Ákvæði 4. mgr. er ætlað að taka af allan vafa um það að heimilt sé að nota rafræna miðla til samskipta á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það þrátt fyrir að hluthafafundur hafi ekki ákveðið að taka upp rafræn samskipti. Ekki eru gerðar sérstakar formkröfur til slíks samnings en ljóst er að hann má ekki vera í andstöðu við lög eða samþykktir félags.
Í 5. mgr. koma fram takmarkanir á möguleikum til að koma á rafrænum samskiptum á milli félagsins og hluthafanna þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Í slíkum tilvikum geta rafrænar tilkynningar frá félaginu ekki komið í staðinn. Ákvæðið kemur þó ekki í veg fyrir að félagið birti slíkar tilkynningar einnig með rafrænt, t.d. á heimasíðu félagsins.
Hér er lögð til breyting á 59. gr. laganna. Tengist hún þeim breytingum sem lagðar eru til í 2. gr. frumvarpsins um nýja 54. gr. a.
Lagt er til að kveðið skuli á um að á aðalfundi skuli taka ákvörðun um tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna, í einkahlutafélögum sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga. Samkvæmt því munu stefnumið félagsstjórnarinnar gilda frá einum aðalfundi til þess næsta og því ekki miðast við almanaksárið.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 62. gr. þar sem fram koma reglur um boðun hluthafafundar. Í 2. mgr. 62. gr. er kveðið á um það að ráðherra geti látið boða til hluthafafundar í ákveðnum tilvikum þegar engin starfandi stjórn er í félaginu eða félagsstjórn lætur hjá líða að boða til hluthafafundar.
Hér er lagt til að í slíkum tilvikum geti ráðherra ákveðið að hluthafafundur skuli haldinn á hefðbundinn hátt þrátt fyrir að kveðið sé á um það í samþykktum félagsins að hluthafafundur skuli haldinn rafrænt að hluta eða öllu leyti. Ákvæðið á einnig við í þeim tilvikum þar sem hluthafar hafa samið um að þessi tiltekni hluthafafundur skuli haldinn með rafrænum miðlum.
Rökstuðningurinn fyrir þessu ákvæði er að bæði getur verið dýrt og tímafrekt ef ráðherra þarf að þróa og útvega sérstakan tæknibúnað fyrir þau örfáu tilvik þar sem hann þarf að boða til hluthafafundar. Þar eð félagið ber endanlega kostnaðinn af hluthafafundum sem ráðherra boðar til eru það einnig hagsmunir félagsins að kostnaði við slíka fundi sé haldið í lágmarki.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 4. mgr. 63. gr. þar sem kveðið er á um framlagningu og útsendingu gagna fyrir hluthafafund. Tengist breytingin tillögunum í 2. gr. frumvarpsins þar sem lagt er til að bætt verði við ákvæði um að félagsstjórn skuli setja fram stefnumið um laun og greiðslur til stjórnenda og stjórnarmanna félagsins. Felur ákvæðið í sér að bætt verði við upptalningu málsgreinarinnar á þeim gögnum sem leggja skal fram tillögum félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins ef félaginu ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga
Hér er lögð til breyting á 68. gr. laganna þar sem kveðið er á um hvernig skuli fara með breytingu félagssamþykkta. Þar kemur fram sú meginregla að ákvörðun um breytingu félagssamþykkta verði aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum.
Í greininni er lagt til að bætt verði við 1. mgr. nýjum málslið þar sem fram komi sérstök regla sem gildi um breytingu félagssamþykkta, annars vegar þegar ákveðið er að hluthafafundur skuli aðeins haldinn með rafrænum hætti og hins vegar þegar ákveðið er að nota rafræn skjalasamskipti og rafpóst í samskiptum milli félags og hluthafa þess í stað pappírssamskipta. Er lagt til að auk framangreindra skilyrða um aukinn meiri hluta verði það gert að skilyrði að hluthafar sem ráða yfir 1/ 4 hlutafjárins greiði ekki atkvæði gegn ákvörðuninni. Samkvæmt ákvæðinu verða þeir hluthafar sem eru andsnúnir því að teknir verði upp rafrænir hluthafafundir og rafræn samskipti að koma mótmælum sínum á framfæri með því að greiða atkvæði gegn tillögunni. Ekki nægir að þeir taki ekki þátt í hluthafafundinum eða sitji hjá við atkvæðagreiðsluna.
Þykir þessi aukna minnihlutavernd sjálfsögð þar sem miklar breytingar fylgja ákvörðunum um að halda algjörlega rafræna hluthafafundi og taka upp rafræn samskipti á milli hluthafa og hlutafélags. Geta slíkar breytingar verið mjög til hagræðis fyrir suma hluthafa en jafnframt mjög íþyngjandi fyrir aðra.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 72. gr. laganna þar sem kveðið er á um sérstakar rannsóknir á stofnun félags, tilgreindum atriðum varðandi starfsemi þess eða ákveðnum þáttum varðandi bókhald eða ársreikning. Samkvæmt núgildandi ákvæði getur hluthafi sett fram tillögu á hluthafafundi um að slík rannsókn skuli fara fram og fer hún þá fram í samræmi við samþykktina sé tillagan samþykkt. Ef sú staða kemur hins vegar upp að tillagan sé felld en hlýtur samt fylgi hluthafahóps sem ræður yfir minnst 25% hlutafjárins getur hluthafi farið þess á leit við ráðherra að hann tilnefni rannsóknarmenn. Örfá dæmi eru um að þessi heimild hafi verið nýtt undanfarin ár.
Hér er lagt til að ákvæðið standi óbreytt að öðru leyti en því að lagt er til að tillagan þurfi aðeins stuðning hluthafa sem ráða yfir 10% hlutafjárins til að hluthafi geti óskað eftir því að ráðherra tilnefni rannsóknarmenn. Tilgangurinn með breytingunni er að veita stjórnendum félaga aukið aðhald og auka minnihlutavernd og möguleika lítilla hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. ef grunur leikur á um að stjórn, stjórnendur eða stærri hluthafar hafi nýtt sér stöðu sína til að hagnast á kostnað félagsins eða talið er að stjórn eða stjórnendur sinni ekki skyldum sínum. Breytingin er í samræmi við umræðu sem orðið hefur um möguleika hluthafa á að láta rannsaka tiltekin atriði í starfsemi félags. Má t.d. nefna að í skýrslu, sem sérfræðinefnd um félagarétt gerði fyrir framkvæmdastjórn ESB, er mælt með því að hluthafar, sem ráði yfir 5–10% af atkvæðarétti í félagi, geti farið fram á slíka rannsókn.
Í ákvæðinu er gerð tillaga um breytingu á 1. mgr. 98. gr. laganna en þar segir að í síðasta lagi einum mánuði eftir undirritun samrunaáætlunar skuli hvert samrunafélaganna senda hlutafélagaskrá endurrit af áætluninni, staðfest af félagsstjórn. Einnig skuli þá eða síðar senda skránni yfirlýsingu endurskoðanda eða skoðunarmanns skv. 4. mgr. 97. gr., sbr. 99. gr. laganna. Lagt er til að orðin „þá eða síðar“ falli niður en í staðinn komi orðið „samtímis“.
Tilgangurinn með yfirlýsingu matsmanna er að upplýsa hvort samruni rýri möguleika lánardrottna til þess að leita fullnustu í eignum einkahlutafélags. Verði yfirlýsingin birt seinna en samrunaáætlunin er möguleiki á því að yfirlýsingin nái ekki tilgangi sínum. Til að tryggja að yfirlýsingin nýtist lánardrottnum sem skyldi er talið æskilegra að hún sé birt samtímis samrunaáætluninni. Því er lagt til að lögunum sé breytt.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 109. gr. laganna en þar er kveðið á um hvernig skuli fara með skaðabótakröfur skv. 108. gr. Samkvæmt þeirri grein er stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum einkahlutafélags, svo og rannsóknarmönnum, skylt að bæta einkahlutafélagi það tjón er þeir hafa valdið félaginu í störfum sínum hvort sem er af ásetningi eða gáleysi. Sama gildir þegar hluthafi eða aðrir verða fyrir tjóni vegna brota á ákvæðum einkahlutafélagalaga eða samþykktum félags. Þá er einnig kveðið á um það að hluthafi sé skyldur til að bæta tjón sem hann af ásetningi eða stórfelldu gáleysi hefur valdið félaginu, öðrum hluthöfum eða þriðja aðila með broti á lögum þessum eða samþykktum félagsins. Samþykki hluthafa sem ráða yfir meiri hluta atkvæða þarf til að félag höfði skaðabótamál á hendur ofangreindum aðilum ef talið er að þeir hafi valdið félaginu tjóni og er ekki lögð til breyting á því ákvæði.
Samkvæmt 109. gr. laganna geta hluthafahópar, sem ráða yfir minnst 1/ 5 af heildarhlutafé félagsins, gert skaðabótakröfu skv. 108. gr. vegna félagsins og í nafni þess þrátt fyrir að hluthafafundur hafi gert samþykkt um ábyrgðarleysi manns eða fellt tillögur um að leita fébóta. Kostnaður af slíku máli er félaginu óviðkomandi en þó geta málshefjendur krafist þess að kostnaður sé greiddur af félaginu, allt að þeirri fjárhæð sem félagið fengi greidda í skaðabætur.
Í greininni er lagt til að þær breytingar verði gerðar á ákvæðinu að hluthafahópur þurfi aðeins að ráða yfir minnst 10% af hlutafénu til að geta haft uppi skaðabótakröfu skv. 108. gr. laganna.
Tilgangurinn með breytingunni er að auka minnihlutavernd og möguleika minni hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. til málshöfðunar gagnvart einstökum stjórnarmönnum sem meiri hluti hluthafa heldur hlífiskildi yfir og taldir eru hafa nýtt sér stöðu sína til tjóns fyrir félagið.
Lagt er til að gerð verði breyting á refsiákvæðum í 127. gr. einkahlutafélagalaganna þannig að bætt verði við greinina tveimur nýjum töluliðum þar sem kveðið verði á um refsingu við því annars vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. að greiða atkvæði, og hins vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti. Brot á 127. gr. varða sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.
Gengið er út frá því sem meginreglu að sérhver afhending á aðgangsorði til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða hluthafafundi sé án heimildar. Í sérstökum tilvikum má þó hugsa sér að unnt sé að semja við félagsstjórn eða félag um að félagið afhendi aðgangsorðið varamanni stjórnarmanns eða umboðsmanni hluthafa.
Hvað varðar notkun aðgangsorðs er sérhver notkun þess af öðrum en stjórnarmönnum eða hluthöfum, sem það er afhent, óheimil nema um sé að ræða varamann stjórnarmanns eða umboðsmann hluthafa, sbr. hér að ofan. Með notkun er bæði átt við það ef menn fylgjast með fundinum og ef þeir taka þátt í honum.
Það sama á við um afhendingu aðgangsorðs vegna rafrænna samskipta á milli félags og stjórnar. Til notkunar á slíku aðgangsorði telst m.a. að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð.
Í 12. gr. er lagt til að bætt verði við lögin nýrri grein þar sem kveðið verði á um að unnt sé að nota rafrænar undirskriftir þar sem einkahlutafélagalögin mæla fyrir um að skjal skuli undirritað.
Í greininni er lagt til að lögin öðlist gildi 1. október 2006. Greinin þarfnast ekki frekari skýringa.
Fylgiskjal.
Fjármálaráðuneytið,
fjárlagaskrifstofa:
Í frumvarpi þessu eru lagðar til breytingar á lögum um einkahlutfélög og taka tillögurnar mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis. Í frumvarpinu er meðal annars fjallað um að unnt verði að halda stjórnarfundi með aðstoð rafrænna miðla, stefnumið félags, þátttöku á hluthafafundum rafrænt og rafræn skjalasamskipti.
Verði frumvarpið óbreytt að lögum verður ekki séð að það hafi aukinn kostnað í för með sér fyrir ríkissjóð.
Þskj. 667 — 445. mál.
Frumvarp til laga
um breytingu á lögum nr. 138 /1994, um einkahlutafélög,
með síðari breytingum.
(Lagt fyrir Alþingi á 132. löggjafarþingi 2005–2006.)
1. gr.
Unnt er að halda stjórnarfundi með aðstoð rafrænna miðla að svo miklu leyti sem það samræmist framkvæmd verkefna félagsstjórnar. Þrátt fyrir ákvæði 1. málsl. getur stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Að öðru leyti gilda ákvæði laganna um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá.
2. gr.
Á eftir 54. gr. laganna kemur ný grein, 54. gr. a, sem orðast svo:Félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga nr. 144/1994, um ársreikninga, skal samþykkja stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra, ef framkvæmdastjóri hefur verið ráðinn, og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna þess. Í stefnumiðunum skulu koma fram grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn. Jafnframt skal koma þar fram hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi:
a. afhendingar hluta;
b. árangurstengdra greiðslna;
c. hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu;
d. lífeyrissamninga;
e. starfslokasamninga.
Stefnumiðin eru bindandi fyrir félagsstjórnina að því er varðar greiðslur skv. c-lið 1. mgr. Að öðru leyti eru stefnumiðin leiðbeinandi fyrir félagsstjórnina nema ákveðið hafi verið í samþykktum félagsins að þau skuli vera bindandi. Félagsstjórnin skal birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins. Félagsstjórnin skal jafnframt upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.
Stefnumiðin skulu samþykkt á aðalfundi félagsins. Þar skal félagsstjórn jafnframt gera grein fyrir kjörum stjórnenda og stjórnarmanna félags og áætluðum kostnaði við kaupréttaráætlanir.
Ef félagsstjórn víkur frá stefnumiðunum skal það rökstutt í hverju tilviki fyrir sig í gerðabók félagsstjórnar.
3. gr.
Á eftir 55. gr. laganna koma tvær nýjar greinar, 55. gr. a og 55. gr. b, sem orðast svo:a. (55. gr. a.)
Ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum félags getur félagsstjórn ákveðið að hluthafar geti tekið þátt í hluthafafundum rafrænt, þ.m.t. greitt atkvæði, án þess að vera á staðnum.
Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafafundur verði aðeins haldinn rafrænt. Í ákvörðuninni skal koma fram hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku í hluthafafundinum. Ákvörðunina skal taka upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Félagsstjórn ákveður hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar til nota á hluthafafundum sem haldnir eru rafrænt, að hluta eða öllu leyti. Í fundarboði til hluthafafundar skulu koma fram upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geta tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi.
Skilyrði þess að haldinn verði rafrænn hluthafafundur er að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Skulu þau tæki, sem notuð eru, vera þannig gerð að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til hluthafafundar, þ.m.t. réttur hluthafa til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal jafnframt gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn og hvaða atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna.
Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafar, sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi, skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl., sem tengjast hluthafafundinum, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Ákvörðun hluthafafundar skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Að öðru leyti gilda ákvæði laga þessara um hluthafafundi eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi.
b. (55. gr. b.)
Hluthafafundur getur tekið ákvörðun um notkun rafrænna skjalasamskipta og rafpósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa þess í stað þess að senda eða leggja fram skjöl rituð á pappír. Unnt er að nota rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa þess þrátt fyrir formkröfur sem gerðar hafa verið í ákvörðunum varðandi viðkomandi skjöl og tilkynningar.
Í ákvörðun á grundvelli 1. mgr. skal koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin nær og hvernig heimilt eða skylt er að nota rafræn samskipti. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um framkvæmd rafrænna samskipta og þær kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar.
Ákvörðun hluthafafundar á grundvelli 1. og 2. mgr. skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 68. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.
Þótt hluthafafundur hafi ekki tekið ákvörðun um að taka upp rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa á grundvelli 1. mgr. er heimilt að nota rafræn samskipti á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það.
Þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði geta rafrænar tilkynningar á grundvelli 1. mgr. ekki komið í stað þess.
4. gr.
Í stað b-liðar 2. mgr. 59. gr. laganna koma tveir stafliðir er orðast svo:b. hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu;
c. tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna, ef félaginu ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga um ársreikninga og.
5. gr.
Við 62. gr. laganna bætist ný málsgrein er orðast svo:Þrátt fyrir ákvæði 55. gr. a getur ráðherra ákveðið að halda skuli hluthafafund, sem ráðherra boðar til skv. 2. mgr., á hefðbundinn hátt.
6. gr.
Á eftir orðunum „eða skoðunarmanna“ í 4. mgr. 63. gr. laganna kemur: auk tillagna félagsstjórnar um starfskjarastefnu í félögum sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga um ársreikninga.7. gr.
Á eftir 2. málsl. 1. mgr. 68. gr. laganna kemur nýr málsliður er orðast svo: Í þeim tilvikum, sem fjallað er um í 2. mgr. 55. gr. a og 3. mgr. 55. gr. b, er það einnig skilyrði fyrir breytingum félagssamþykkta að hluthafar, sem ráða yfir 1/ 4hlutafjárins, greiði ekki atkvæði gegn ákvörðuninni.8. gr.
Í stað „ 1/ 4“ í 2. málsl. 1. mgr. 72. gr. laganna kemur: 1/ 10.9. gr.
2. málsl. 1. mgr. 98. gr. laganna orðast svo: Einnig skal samtímis senda hlutafélagaskrá yfirlýsingu endurskoðanda eða skoðunarmanns skv. 4. mgr. 97. gr., sbr. 99. gr.10. gr.
Í stað „ 1/ 5“ í 1. málsl. 2. mgr. 109. gr. laganna kemur: 1/ 10.11. gr.
Við 127. gr. laganna bætast tveir nýir töluliðir er orðast svo:3. að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. greiða atkvæði;
4. að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti.
12. gr.
Á eftir 135. gr. laganna kemur ný grein er orðast svo:Þar sem lög þessi mæla fyrir um eða gera ráð fyrir að skjal sé undirritað verður skilyrði þetta uppfyllt með notkun rafrænnar undirskriftar.
13. gr.
Lög þessi öðlast gildi 1. október 2006.Athugasemdir við lagafrumvarp þetta.
Frumvarp þetta um einkahlutafélög er flutt samhliða frumvarpi til laga um breytingu á lögum um hlutafélög og vísast til almennra athugasemda við það frumvarp. Í frumvarpi þessu taka tillögur um breytingar varðandi einkahlutafélögin mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis sem sendi frá sér álit í september 2004. Þó eru aðeins lagðar til breytingar á hluta þeirra ákvæða sem nefndin lagði til að yrði breytt.
Í kjölfar nefndarálitsins voru unnin drög að frumvörpum um breytingar á lögum um hlutafélög og einkahlutafélög í samræmi við álitið. Drög þessi voru kynnt hagsmunaaðilum og á vefsíðu ráðuneytisins í september 2004.
Helstu atriði fyrstu frumvarpsdraganna hvað snertir einkahlutafélög voru þessi:
1. Rafrænir hluthafa- og stjórnarfundir og rafræn samskipti:
Lagt var til að öllum hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði heimilt að halda rafræna hluthafafundi og stjórnarfundi, sem og að eiga rafræn samskipti við hluthafa sína. Í því felst m.a. að hluthafar eiga að geta tekið þátt í hluthafafundi og greitt atkvæði rafrænt þótt þeir séu ekki á staðnum.
2. Nýting atkvæðisréttar:
Lagt var til að í öðrum hlutafélögum en markaðsskráðum hlutafélögum, svo og í einkahlutafélögum, yrði heimilt að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði bréflega eða með rafrænum hætti um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar.
3. Starfskjör stjórnenda:
Lagt var til að stjórnum hlutafélaga og einkahlutafélaga með fleiri en fjóra hluthafa yrði skylt að fá samþykki hluthafafundar á starfskjarastefnu fyrir stjórnendur, þar á meðal varðandi kaupréttarsamninga, árangurstengdar greiðslur, hlunnindi, uppsagnarfrest og starfslokasamninga. Mælt var með því að starfskjarastefnan yrði leiðbeinandi fyrir stjórnir, en þeim yrði skylt að greina frá því ef vikið væri frá stefnunni og rökstyðja ástæður þess. Stefna um kaupréttarsamninga skyldi þó vera bindandi fyrir stjórnir félaga. Starfskjarastefnuna skyldi ræða á aðalfundi ár hvert og upplýsa hluthafa um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað við kaupréttaráætlanir sem samþykkja skal á fundinum. Á aðalfundi skyldi stjórn einnig gera hluthöfum grein fyrir starfskjörum þeirra stjórnenda sem hún réð.
4. Rannsóknir á starfsemi félags:
Lagt var til að hluthöfum í hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði auðveldað að fara fram á sérstaka rannsókn á starfsemi félags og að nægilegt væri að tillaga um rannsókn hlyti fylgi hluthafa sem réðu yfir 1/ 10hlutafjárins.
5. Skaðabætur:
Lagt var til að hluthafar í hlutafélögum og einkahlutafélögum sem ráða yfir 1/ 10 hlutafjár gætu höfðað skaðabótamál í nafni félags, en á eigin kostnað, gegn stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum hlutafélags, svo og matsmönnum og rannsóknarmönnum, sem teldust hafa valdið félaginu tjóni í störfum sínum.
Í kjölfar umsagna sem bárust veturinn 2004–2005 var ákveðið að gera nokkrar breytingar á frumvörpunum tveimur. Breytt hefur verið ákvæðum um gildissvið þeirra, þ.e. til hvaða hlutafélaga og einkahlutafélaga þeim er ætlað að ná. Upphaflega var á nokkrum stöðum miðað við það í tillögum nefndarinnar að reglur næðu til allra hlutafélaga og þeirra einkahlutafélaga sem hefðu fleiri en fjóra hluthafa. Nú er gert ráð fyrir að lögin gildi um þau hlutafélög og einkahlutafélög þar sem skylt er að hafa löggiltan endurskoðanda samkvæmt ákvæðum ársreikningalaga, þ.e. stærri félög, t.d. þar sem ársverk eru minnst 50. Einnig hafa verið gerðar nokkrar breytingar á ákvæðum um starfskjarastefnu í hlutafélögum og einkahlutafélögum. Snerta þau ákvæði nú ekki aðeins stjórnendur heldur og stjórnarmenn þannig að samræmi sé með ákvæðunum að þessu leyti og tilmælum framkvæmdastjórnarinnar 2004/913/EB frá 14. desember 2004 um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum.
Því skal bætt við að ákvæðin í þessu frumvarpi um einkahlutafélög ganga að sumu leyti skemmra en ákvæði frumvarps um hlutafélög. Má þar nefna að ekki er varðandi einkahlutafélögin mælt fyrir um lengri lágmarksfrest til að boða til hluthafafundar, þ. e. tvær vikur í stað vikufrests sem nú er kveðið á um. Ekki er heldur lagt til að skylt verði í einkahlutafélagi að skila tilkynningum um framboð til stjórnar innan tiltekins frests fyrir hluthafafund ásamt upplýsingum um frambjóðendur. Heimilt er í einkahlutafélögum, en ekki skylt eins og í markaðsskráðum hlutafélögum, að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði bréflega eða rafrænt um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar. Ekki er kveðið sérstaklega á um það í lögum um einkahlutafélög að stjórnir megi funda án framkvæmdastjóra.
Athugasemdir við einstakar greinar frumvarpsins.
Um 1. gr.
Með ákvæðinu er lagt til að bætt verði við 46. gr. laganna nýrri málsgrein sem heimilar að stjórnarfundir séu haldnir með aðstoð rafrænna miðla án þess að þátttakendur séu á staðnum. Það er gert að skilyrði fyrir því að unnt sé að halda rafræna stjórnarfundi að slíkt fundarform samræmist framkvæmd verkefna stjórnarinnar og hefur ákvæðið því ekki í för með sér neinar breytingar á verkefnum og ábyrgð félagsstjórnar.
Með tillögunni er félagsstjórn falið að ákveða hvort og hvenær rafrænir miðlar eru notaðir við stjórnarstörf. Gert er ráð fyrir að ákvörðun um að halda rafrænan stjórnarfund verði tekin með einföldum meiri hluta nema annað sé ákveðið í samþykktum félagsins. Þó er það lagt til að einn stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri, ef hann hefur verið ráðinn, geti krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Ástæðan fyrir því að þetta er lagt til er sú að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geta borið persónulega skaðabótaábyrgð vegna stjórnarstarfa sinna og því er talið eðlilegt að þeir geti krafist þess að stjórnin hittist þegar mikilvæg málefni eru til umræðu. Ákvæðið er í samræmi við ákvæði 2. mgr. 46. gr. þar sem kveðið er á um að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geti krafist þess að haldnir séu stjórnarfundir. Gert er ráð fyrir því að félagsstjórnir setji nánari ákvæði í fundarsköp um það hvernig staðið skuli að því að halda rafræna stjórnarfundi.
Ákvæðið tengist þeim breytingum sem jafnframt eru lagðar til í frumvarpinu um heimild til rafrænna hluthafafunda og notkunar á rafrænum skjölum og rafrænum pósti og er ætlunin að þau ákvæði gildi um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá. Þetta hefur m.a. í för með sér að framkvæmdastjóri, sem á rétt til setu á fundum félagsstjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, sbr. 2. mgr. 46. gr., hefur sama rétt á rafrænum stjórnarfundi. Jafnframt hefur þetta í för með sér að unnt verður að vinna og undirrita fundargerð stjórnarfundar rafrænt.
Um 2. gr.
Í ákvæðinu er lagt til að ný grein, 54. gr. a, bætist við lögin þar sem kveðið verði á um að félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga, skuli árlega setja fram starfskjarastefnu fyrir framkvæmdastjóra og aðra stjórnendur félagsins, svo og stjórnarmenn, sem samþykkt skuli á hluthafafundi. Lagt er til að stefnumiðin verði að meginhluta til leiðbeinandi, að undanteknum ákvæðum um umbun í formi hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem byggðar eru á verði hluta í félaginu.
Markmiðið með breytingunni er að setja málsmeðferðarreglur sem veita hluthöfum í þeim einkahlutafélögum, sem ákvæðið nær til, aukin áhrif og innsýn í stefnu félagsins varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna. Samkvæmt gildandi lögum er ekkert því til fyrirstöðu að hluthafafundur samþykki almenn stefnumið um starfskjör en engar kröfur eru um slíkt. Í ákvæðinu er miðað við að aðeins þau félög sem skulu kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, verði skylduð til að setja fram starfskjarastefnu í samræmi við ákvæðið. Lagðar eru til sambærilegar breytingar á lögum um hlutafélög þannig að skylda til að setja fram starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna fari ekki eftir félagaformi heldur umsvifum félaganna og öðrum þeim þáttum sem skv. 59. gr. ársreikningalaga ráða því hvort félagi beri að kjósa sér endurskoðanda.
Samkvæmt 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, nr. 144/1994, með síðari breytingum, skulu þau félög sem fara fram úr tvennum af eftirfarandi stærðarmörkum tvö ár í röð kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda: Í fyrsta lagi félög þar sem eignir nema 120 milljónum króna, rekstrartekjur nema 240 milljónum króna eða fjöldi ársverka á reikningsári er a.m.k. 50. Í öðru lagi skulu félög sem hafa hlutabréf eða skuldabréf skráð á skipulegum verðbréfamarkaði í ríki innan Evrópska efnahagssvæðisins kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Í þriðja lagi ber félögum þar sem ekki eru lagðar hömlur á viðskipti með eignarhluta að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Ákvæðin í 59. gr. ársreikningalaganna eiga sér fyrirmynd í 51. gr., sbr. 11. gr., fjórðu tilskipunar ráðsins frá 25. júlí 1978, um ársreikninga félaga af tiltekinni gerð, sem er byggð á g-lið 3. mgr. 54. gr. sáttmálans.
Í kjölfar hneykslismála, sem komið hafa upp erlendis vegna óhóflegra starfskjarasamninga stjórnenda, hefur umræðan um lagasetningu varðandi starfskjör stjórnenda aukist. Víðast hvar er nú lögð áhersla á það að ítarlegar upplýsingar séu gefnar um starfskjör stjórnenda félaga á hlutabréfamarkaði, þar á meðal um kaupréttarsamninga og kostnað við þá, jafnframt því sem hvatt er til þess að ekki séu gerðir óhóflegir eða óeðlilegir kaupréttarsamningar. Þá hafa kauphallir víða, þar á meðal hér á landi, sett reglur um upplýsingaskyldu félaga varðandi starfskjör stjórnenda.
Í Noregi hefur að undanförnu verið unnið að undirbúningi lagasetningar um starfskjör stjórnenda og hafa verið lögð þar fram til kynningar og umsagnar drög að frumvarpi þar sem m.a. er lagt til að árlega skuli sett fram starfskjarastefna fyrir stjórnendur félaga. Breytingar þær sem lagðar eru til hér eru að nokkru leyti sambærilegar tillögum Norðmanna.
Þá hafa nýlega verið lagðar fram til kynningar í Svíþjóð tillögur að lagabreytingum þess efnis að hluthafafundur í félögum, sem svara til hlutafélaga og einkahlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf, skuli alltaf ákveða laun og aðrar greiðslur til stjórnar félaga, auk þess sem hluthafafundur í félagi sem að flestu leyti svarar til hlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf skuli samþykkja stefnumið varðandi laun og aðrar greiðslur til stjórnenda félagsins. Skulu endurskoðendur félagsins sjá til þess að stefnumiðunum sé fylgt.
Í dönskum hlutafélagalögum er kveðið á um að launagreiðslur til stjórnar og stjórnenda megi ekki vera hærri en eðlilegt getur talist út frá af eðli og umfangi starfa þeirra, auk þess sem greiðslurnar skuli vera réttlætanlegar með hliðsjón af fjárhagslegri stöðu viðkomandi félags, eða samstæðu þess ef um móðurfélag er að ræða.
Í Bretlandi hefur verið sett reglugerð um skyldu stjórnenda skráðra félaga til að gera sérstaka starfskjaraskýrslu með ítarlegum upplýsingum um starfskjör stjórnenda og þarf hluthafafundur að samþykkja skýrsluna.
Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins gaf út tilmæli 14. desember 2004, nr. 2004/913, um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum, þar sem mælst er til að aðildarríki sambandsins geri viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að félög sem skráð eru á skipulegan verðbréfamarkað framfylgi ákvæðum tilmælanna. Hefur verið tekið tillit til tilmælanna við vinnslu frumvarpsins, þó þannig að hér er lagt til að sú skylda sem kveðið er á um þar varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna nái ekki einungis til skráðra félaga heldur allra félaga sem ber að kjósa sér endurskoðanda á grundvelli 59. gr. ársreikningalaga. Frestur til að innleiða tilmæli Evrópusambandsins er til 30. júní 2006.
Í 1. mgr. er lagt til að lögð verði sú skylda á stjórn einkahlutafélags sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga að setja fram stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins. Stefnumiðin skuli einnig ná til stjórnar félagsins í samræmi við tilmæli ESB. Í málsgreininni er síðan nánar kveðið á um það hvað skuli koma fram í stefnumiðunum. Um er að ræða lágmarkskröfur, en einstökum félögum er að sjálfsögðu heimilt að gera ítarlegri stefnumið sem ná til fleiri aðila en kveðið er á um hér.
Samkvæmt greininni skal kveða á um grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna félagsins og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn í stefnumiðunum. Hvað teljist til grundvallaratriða í þessu sambandi er nokkuð opið og er að mestu leyti komið undir mati hluthafafundar og félagsstjórnar í hverju tilviki. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðum komi fram nein efri eða neðri fjárhagsmörk fyrir grunnlaun. Atriði sem varða stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur geta t.d. verið upplýsingar um lengd samninga, uppsagnarfrest og skilyrði uppsagnar auk ákvæða um greiðslur við starfslok. Auk grundvallaratriðanna skal koma fram í stefnumiðunum hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi afhendingar hluta, árangurstengdra greiðslna, hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu, lífeyrissamninga, t.d. vegna viðbótarlífeyris, og starfslokasamninga. Ákvæðinu er ætlað að ná til hvers konar umbunar til stjórnenda og skal skýrt kveðið á um það í stefnumiðunum hvort slíkar greiðslur séu heimilar eða ekki. Ef ákveðið er að umbun sé heimil skal kveða á um það í stefnumiðunum hvaða skilyrði skuli vera uppfyllt og innan hvaða ramma hún skuli vera. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðunum komi fram nein efri og neðri fjárhagsmörk fyrir umrædda umbun.
Í 2. mgr. er kveðið á um það að hvaða leyti stefnumiðin skuli vera bindandi. Lagt er til að stefnumiðin verði einungis bindandi að því er varðar umbun í formi hluta eða umbun sem byggð er á verði hluta í félaginu. Að öðru leyti er lagt til að stefnumiðin verði leiðbeinandi. Þykir eðlilegt að félagsstjórn hafi svigrúm til að víkja frá stefnumiðunum án þess að fá fyrir fram samþykki hluthafafundar fyrir því. Hins vegar kemur fram að heimilt sé að kveða á um það í samþykktum félagsins að stefnumiðin séu bindandi um fleiri atriði en skylt er samkvæmt ákvæðinu. Loks er kveðið á um það í 2. mgr. að félagsstjórn skuli birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins, t.d. í ársskýrslu eða með ársreikningum og á vefsíðu félags, og að félagsstjórn beri að upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.
Í 3. mgr. er kveðið á um það að stefnumiðin skuli rædd og samþykkt á aðalfundi félagsins ár hvert og fyrir fundinn skuli hluthafar upplýstir um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana sem samþykkja á á fundinum. Ekki eru lagðar til sérstakar málsmeðferðarreglur og gildir þá meginregla laganna um einfaldan meiri hluta. Í ákvæðinu er einnig kveðið á um það að félagsstjórn skuli á aðalfundi gera grein fyrir kjörum stjórnenda félagsins, þar á meðal kjörum forstjóra, aðalframkvæmdastjóra og annarra forstjóra eða framkvæmdastjóra, svo og stjórnarmanna. Til upplýsinga um kjör stjórnenda og stjórnarmanna í þessu sambandi teljast m.a. upplýsingar um heildarfjárhæð greiddra launa á árinu, greiðslur frá öðrum félögum í sömu fyrirtækjasamsteypu, fjárhæð árangurstengdra greiðslna, starfslokagreiðslur til þeirra sem látið hafa af störfum á reikningsárinu, auk heildarfjárhæðar annarra greiðslna. Undir ákvæðið fellur enn fremur skylda til að gera grein fyrir greiðslum til einstakra stjórnenda og stjórnarmanna í formi hluta, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutum í félaginu eða þróun verðs á hlutum í félaginu.
Í 4. mgr. er kveðið á um það að félagsstjórn skuli rökstyðja það í hverju tilviki fyrir sig ef vikið er frá stefnumiðunum. Skal rökstuðningurinn koma fram í gerðabók stjórnar.
Í greininni er byggt á tilmælum framkvæmdastjórnar EB varðandi starfskjör stjórnarmanna og æðsta stjórnanda í félögum sem eru skráð á skipulegum verðbréfamarkaði eins og í hlutafélagafrumvarpi um sama efni.
Um 3. gr.
Í 55. gr. gildandi laga um einkahlutafélög er kveðið á um að hluthafafundur fari með æðsta vald í málefnum félagsins. Þar er jafnframt kveðið á um að hluthafar fari með ákvörðunarvald sitt í málefnum félagsins á hluthafafundum og að öllum hluthöfum sé heimilt að sækja hluthafafund og taka þar til máls. Í 58. gr. laganna er kveðið á um að hluthafafund skuli halda á heimili félags nema félagssamþykktir ákveði að hluthafafundi megi eða skuli halda annars staðar. Þessi ákvæði voru sett í lög áður en rafrænir samskiptamiðlar urðu jafnalmennir og raunin er og gera þau því ráð fyrir að hluthafafundur sé haldinn þannig að menn mæti á ákveðinn stað og séu viðstaddir fundinn í eigin persónu. Til að laga lögin að tækniframförum er lagt til að tveimur nýjum ákvæðum, 55. gr. a og 55. gr. b, verði bætt við þau þar sem annars vegar sé kveðið á um rafræna hluthafafundi og hins vegar um notkun rafrænna skjala og tölvupósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa.
Um a-lið (55. gr. a).
Í 55. gr. a er lagt til að settar verði reglur um rafræna hluthafafundi þar sem heimilað verði að hluthafafundur verði haldinn með aðstoð rafrænna miðla að hluta eða öllu leyti. Með rafrænum hluthafafundi er átt við að hluthafar nýti sér stjórnunarlegar heimildir sínar á hluthafafundi, þ.e. réttinn til að sækja fund, taka til máls og greiða atkvæði, með hjálp rafrænna miðla án þess að vera staddir á fundinum. Gert er ráð fyrir að þetta gerist með aðstoð síma, nets eða annarra miðla með svipað notagildi en ekki er lagt til að kveðið verði á um það í lögunum hvaða miðla megi nota eða hvernig þeir verði notaðir. Er það gert með tilliti til örrar þróunar í fjarskiptatækni og þess að eðlilegt þykir að veita hluthöfum nokkurt svigrúm að þessu leyti þar eð ætla má að þarfir einstakra hluthafa og félaga séu mismunandi.
Í ákvæðinu er gert ráð fyrir tvenns konar rafrænum hluthafafundum, annars vegar fundi sem er að hluta rafrænn, þ.e. haldinn er venjulegur hluthafafundur en hluthöfum gefinn kostur á að taka þátt í honum án þess að vera á staðnum, en hins vegar er gert ráð fyrir hluthafafundi sem eingöngu er rafrænn. Ákvæðið nær ekki til hluthafafunda þar sem rafrænir miðlar eru notaðir sem hjálpartæki þótt allir þátttakendur séu viðstaddir, t.d. hluthafafundar sem haldinn er á sama tíma í mörgum sölum sem eru innbyrðis tengdir með stórum sjónvarpsskjám þar sem hluthafar eða fulltrúar þeirra verða að vera á staðnum til að geta tekið þátt í fundinum.
Í tillögunni eru gerðar mismunandi kröfur til ákvarðanaferlisins eftir því hvort um er að ræða hluthafafundi sem eru rafrænir að öllu leyti eða hluta. Rökin að baki þessu eru að ákvörðun um að hafa hluthafafund að hluta til rafrænan hefur mun minni áhrif á hluthafa almennt en ákvörðunin um að halda hluthafafund sem er einungis rafrænn en slíkir fundir eru mjög frábrugðnir hefðbundnum hluthafafundum. Er líklegt að ákvörðun um algjörlega rafrænan hluthafafund geti verið mjög til hagsbóta fyrir suma hluthafa á meðan slík ákvörðun er væntanlega íþyngjandi fyrir aðra.
Í 1. mgr. er fjallað um hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir. Í ákvæðinu er lagt til að félagsstjórn geti heimilað hluthöfum, auk þess að mæta á hluthafafundi, að taka þátt í fundum með rafrænum miðlum ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum. Samkvæmt þessu er hinn hefðbundni hluthafafundur enn grundvöllurinn en jafnframt hafa hluthafar möguleika á að taka þátt í hluthafafundinum, taka til máls og greiða atkvæði með aðstoð rafrænna miðla án þess að vera á staðnum. Lagt er til að nánari reglur um framkvæmd hluthafafundar, sem er að hluta til rafrænn, verði settar í samþykktir félagsins.
Í 2. mgr. er kveðið á um hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Þar er lagt til að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafafundir verði framvegis aðeins haldnir með aðstoð rafrænna miðla. Þá fer hluthafafundur ekki fram á neinum ákveðnum stað og ekki er mögulegt að taka þátt í fundinum í eigin persónu heldur aðeins með rafrænum miðlum með tengingu fyrir alla hluthafa sem taka þátt í fundinum. Atkvæðagreiðsla fer einnig fram rafrænt. Í ákvörðun hluthafafundarins skal kveðið á um það hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku hluthafa í fundinum. Með þessu er ætlunin að gefa félögunum möguleika á að haga þessum málum í samræmi við þarfir hvers félags fyrir sig en slíkar þarfir geta verið mjög ólíkar eftir stærð félaga og fjölda hluthafa. Þá veitir ákvæðið einnig svigrúm fyrir tæknilegar framfarir.
Ákvörðun hluthafafundar um að hluthafafundur skuli framvegis aðeins vera rafrænn skal taka upp í félagssamþykktir og gilda ákvæði 68. gr. einkahlutafélagalaga um ákvörðunina og breytingar á henni. Það þýðir að ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundi. Auk þessa er í 7. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 68. gr. laganna sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar sem ráða yfir minnst 1/ 4hlutafjárins geti komið í veg fyrir að tillaga um algjörlega rafrænan hluthafafund verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.
Ákvæðum 3. mgr. er ætlað að gilda bæði um hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir og um hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Lagt er til að þar verði kveðið á um að félagsstjórn ákveði hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar sem notaður er við rafræna hluthafafundi. Þá er kveðið á um að í fundarboði til rafræns hluthafafundar skuli gefa upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geti tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geti nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi en slíkar upplýsingar gæti félag t.d. birt á heimasíðu sinni.
Í 4. mgr. kemur fram að skilyrði fyrir því að haldinn verði rafrænn hluthafafundur sé að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Ákvæðið á bæði við hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir og hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Með ákvæðinu er staðfest að gera skuli jafnstrangar reglur til rafræns hluthafafundar og hefðbundins hluthafafundar. Þannig skulu tæki sem notuð eru vera þannig úr garði gerð að tryggt sé að lagaskilyrði sem gerð eru til hluthafafundar séu uppfyllt. Hluthafar skulu eiga möguleika á að nýta sér þann rétt sem þeim er tryggður í einkahlutafélagalögum til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Þá eru einnig gerðar kröfur til þess að tæknibúnaðurinn geri kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn, hvaða atkvæðisrétt þeir hafa og hverjar niðurstöður atkvæðagreiðslna verða.
Tryggt verður að vera að búnaðurinn sem er notaður geti borið kennsl á hvern einstakan þátttakanda í hluthafafundinum, t.d. með notkun aðgangsorða eða annarra sambærilegra aðferða. Til að geta tekið þátt í rafrænum hluthafafundi verður hluthafinn að vera tengdur við upphaf fundarins, t.d. í gegnum net eða annan miðil með svipaða virkni.
Samkvæmt núgildandi lögum er félagsstjórn ábyrg fyrir framkvæmd hluthafafundar. Það er því hlutverk stjórnarinnar að tryggja að rafrænn hluthafafundur fari fram á öruggan hátt. Það er hins vegar eftirlátið einstökum félögum að ákveða nánar, miðað við þarfir félagsins, hvaða tæknikröfur skuli gerðar til þess búnaðar sem notaður er.
65. gr. einkahlutafélagalaga mælir fyrir um að hluthafafundi skuli stýrt af fundarstjóra. Hlutverk fundarstjóra er að sjá til þess að fundurinn fari fram í samræmi við ákvæði laga. Hlutverk fundarstjóra rafræns hluthafafundar er að sjá til þess að sá tækjabúnaður sem er notaður standist kröfur þessa ákvæðis. Með ákvæðinu er ekki ætlunin að fjölga verkefnum fundarstjóra en útfærsla verkefnanna breytist nokkuð vegna notkunar á rafrænum miðlum. Þannig þarf fundarstjóri að taka afstöðu til vafaatriða sem upp kunna að koma í tengslum við hluthafafundinn, t.d. ef upp koma tæknileg vandamál sem leiða til þess að hluti hluthafanna missir samband við hluthafafundinn. Þegar fundarstjóri ákveður hvernig bregðast skuli við aðstæðum sem upp kunna að koma skal hann m.a. hafa til hliðsjónar hvaða þýðingu það kann að hafa fyrir meðferð einstakra dagskráratriða og atkvæðagreiðslna að hluthafar hafi misst samband við hluthafafundinn vegna tæknilegra vandkvæða. Einnig geta komið upp spurningar um gildi þeirra ákvarðana sem teknar voru á fundinum. Þegar afstaða er tekin til gildis ákvarðana ber m.a. að hafa hliðsjón af því hvort rekja má hin tæknilegu vandamál til hluthafans eða félagsins, fjölda hluthafa sem ekki gátu tekið þátt í fundinum, auk þess hvort atkvæði þeirra sem gátu ekki greitt atkvæði hefðu getað haft úrslitaáhrif á niðurstöðu atkvæðagreiðslunnar.
Í 5. mgr. er gerð tillaga um ákvæði sem hefur það að markmiði að tryggja að rafrænn hluthafafundur geti farið fram innan eðlilegs tímaramma. Á ákvæðið bæði við um hluthafafundi sem eru að hluta rafrænir og hluthafafundi sem eru að öllu leyti rafrænir.
Eins og á hefðbundnum hluthafafundum er það hlutverk fundarstjóra að sjá til þess að framvinda rafrænna hluthafafunda sé eðlileg. Þannig getur fundarstjóri rafræns hluthafafundar lokað mælendaskrá á ákveðnum tímapunkti eins og á hefðbundnum hluthafafundum ef hann telur dagskrárefnið fullrætt. Hins vegar er ljóst að þátttaka í rafrænum hluthafafundi getur í ákveðnum tilvikum leitt til þess að viðkomandi hluthafar spyrji fleiri spurninga. Að auki getur verið erfiðara fyrir fundarstjóra að meta hvenær efni er fullrætt þegar spurningar og umræður eru á rafrænu formi, t.d. sendar í tölvupósti. Getur þetta leitt til þess að erfitt verði að halda rafrænum hluthafafundum innan venjulegra tímamarka. Því er lagt til að kveðið verði á um það í 5. mgr. að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafar sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl. sem tengist hluthafafundinum fyrir fundinn, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Skal ákvörðunin tekin upp í samþykktir félagsins og um ákvarðanatökuna gilda almennar reglur um breytingar á samþykktum.
Þessari reglu er einungis ætlað að gilda um hluthafa sem taka þátt í hluthafafundi með rafrænum miðli. Þannig gildir hún um alla hluthafa ef hluthafafundur er einungis rafrænn en aðeins um þá sem tengjast fundinum í gegnum rafræna miðla þegar hluthafafundur er að hluta til rafrænn.
Þær spurningar sem átt er við í 5. mgr. eru einkum spurningar sem unnt er að spyrja fyrir fram á grundvelli fundarboðs og þeirra gagna sem hluthafar hafa haft aðgang að fyrir hluthafafund. Spurningar og svör eiga að vera aðgengileg öllum hluthöfum í síðasta lagi við upphaf fundarins. Ef nýjar upplýsingar koma fram í svörum við spurningunum fyrir eða á hluthafafundinum er ekki unnt að útiloka slíkar spurningar með vísan til þess að þær hefðu átt að koma fram innan gefins frests. Að öðru leyti breytir slík breyting á samþykktunum ekki rétti hluthafa til að setja fram aðrar spurningar á hluthafafundinum.
Lagt er til að í 6. mgr. verði kveðið á um það að ákvæði einkahlutafélagalaga gildi að öðru leyti um hluthafafundi eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi hvort sem þeir eru að öllu leyti eða aðeins að hluta til rafrænir.
Um b-lið (55. gr. b).
Í 55. gr. b er lagt til að lögfest verði heimild til að nota rafræna miðla auk rafpósts til samskipta milli félagsins og hluthafa þess. Ákvæðið gildir aðeins um samskipti á milli hluthafa og félagsins en ekki um samskipti við þriðja mann. Gildandi lög gera ekki ráð fyrir slíkum rafrænum samskiptum, enda voru þau ekki orðin jafnalmenn og nú er þegar lögin voru sett. Því eru í gildandi lögum ýmis ákvæði sem gera formkröfur sem aðeins er unnt að uppfylla með því að senda eða leggja fram gögn, rituð á pappír.
Lagt er til að félögunum sjálfum verði eftirlátið að ákveða út frá þörfum hvers félags hvaða kröfur eru gerðar til þess tæknibúnaðar sem nota á til að nægilegt öryggi sé tryggt við rafræn samskipti. Tæknibúnaðurinn verður að veita nægjanlegt öryggi til að unnt sé að staðfesta hver sendi skjalið svo að sendandi geti ekki eftir á neitað að hafa sent skilaboð eða skjal og að skilaboðin eða skjalið hafi ekki verið lesið eða breytt á leiðinni frá sendanda til viðtakanda.
Lagt er til í 1. mgr. að kveðið verði á um almenna heimild fyrir félagið og hluthafa þess til að hafa samskipti með notkun rafrænna skjala og rafpósts í stað framsendingar eða framlagningar á skjölum sem rituð eru á pappír. Bæði félagsstjórn og hluthafar geta lagt fram tillögu um þetta en tekin skal ákvörðun um hana á hluthafafundi. Ákvörðunin tekur til rafrænna skjala sem geta komið í staðinn fyrir skjöl sem eru rituð á pappír og er það skilyrði að unnt sé að prenta rafrænu skjölin út án vandkvæða. Ekki er gert ráð fyrir að hljóð- og myndskjöl uppfylli formkröfur laganna um að vera skrifleg gögn.
Lagt er til að ákvæðið gildi um öll samskipti á milli félagsins og hluthafa þess hvað sem formkröfur laganna segja, að undanskildu því sem segir í 5. mgr. þessarar greinar um opinbera innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Ákvörðun um notkun rafrænna samskipta getur tekið til allra eða hluta þeirra skilaboða og skjala sem fara á milli hluthafa og félagsins. Sem dæmi um rafræn samskipti má nefna útsendingu fundarboðs til skráðra hluthafa, t.d. í formi tölvupósts með rafrænni undirskrift, og á sama hátt geta hluthafar tilkynnt um þátttöku í hluthafafundi.
Kveðið er á um það í 2. mgr. að í ákvörðun hluthafafundar um notkun rafrænna samskipta skuli koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin skuli ná og hvernig rafræn samskipti megi eða skuli nota. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar og framkvæmd rafrænna samskipta. Rökstuðningur fyrir þessu er m.a. sá að nauðsynlegt er að hluthafar viti nákvæmlega hvar og hvernig þeir geta aflað sér upplýsinga um þetta og hvernig þeir geta komist í samband við félagið.
Í 3. mgr. 55. gr. b er kveðið á um það að ákvörðunin skuli tekin upp í samþykktir félagsins og, eins og um ákvörðun um algjörlega rafræna hluthafafundi, gilda ákvæði 68. gr. laganna um ákvörðunina og breytingar á henni. Það þýðir að ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum. Auk þessa er í 7. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 68. gr. sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar sem ráða yfir minnst 1/ 4 hlutafjárins geti komið í veg fyrir að tillaga um notkun rafpósts og rafrænna miðla til samskipta á milli félags og hluthafa verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.
Ákvæði 4. mgr. er ætlað að taka af allan vafa um það að heimilt sé að nota rafræna miðla til samskipta á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það þrátt fyrir að hluthafafundur hafi ekki ákveðið að taka upp rafræn samskipti. Ekki eru gerðar sérstakar formkröfur til slíks samnings en ljóst er að hann má ekki vera í andstöðu við lög eða samþykktir félags.
Í 5. mgr. koma fram takmarkanir á möguleikum til að koma á rafrænum samskiptum á milli félagsins og hluthafanna þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Í slíkum tilvikum geta rafrænar tilkynningar frá félaginu ekki komið í staðinn. Ákvæðið kemur þó ekki í veg fyrir að félagið birti slíkar tilkynningar einnig með rafrænt, t.d. á heimasíðu félagsins.
Um 4. gr.
Hér er lögð til breyting á 59. gr. laganna. Tengist hún þeim breytingum sem lagðar eru til í 2. gr. frumvarpsins um nýja 54. gr. a.
Lagt er til að kveðið skuli á um að á aðalfundi skuli taka ákvörðun um tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna, í einkahlutafélögum sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga. Samkvæmt því munu stefnumið félagsstjórnarinnar gilda frá einum aðalfundi til þess næsta og því ekki miðast við almanaksárið.
Um 5. gr.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 62. gr. þar sem fram koma reglur um boðun hluthafafundar. Í 2. mgr. 62. gr. er kveðið á um það að ráðherra geti látið boða til hluthafafundar í ákveðnum tilvikum þegar engin starfandi stjórn er í félaginu eða félagsstjórn lætur hjá líða að boða til hluthafafundar.
Hér er lagt til að í slíkum tilvikum geti ráðherra ákveðið að hluthafafundur skuli haldinn á hefðbundinn hátt þrátt fyrir að kveðið sé á um það í samþykktum félagsins að hluthafafundur skuli haldinn rafrænt að hluta eða öllu leyti. Ákvæðið á einnig við í þeim tilvikum þar sem hluthafar hafa samið um að þessi tiltekni hluthafafundur skuli haldinn með rafrænum miðlum.
Rökstuðningurinn fyrir þessu ákvæði er að bæði getur verið dýrt og tímafrekt ef ráðherra þarf að þróa og útvega sérstakan tæknibúnað fyrir þau örfáu tilvik þar sem hann þarf að boða til hluthafafundar. Þar eð félagið ber endanlega kostnaðinn af hluthafafundum sem ráðherra boðar til eru það einnig hagsmunir félagsins að kostnaði við slíka fundi sé haldið í lágmarki.
Um 6. gr.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 4. mgr. 63. gr. þar sem kveðið er á um framlagningu og útsendingu gagna fyrir hluthafafund. Tengist breytingin tillögunum í 2. gr. frumvarpsins þar sem lagt er til að bætt verði við ákvæði um að félagsstjórn skuli setja fram stefnumið um laun og greiðslur til stjórnenda og stjórnarmanna félagsins. Felur ákvæðið í sér að bætt verði við upptalningu málsgreinarinnar á þeim gögnum sem leggja skal fram tillögum félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins ef félaginu ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga
Um 7. gr.
Hér er lögð til breyting á 68. gr. laganna þar sem kveðið er á um hvernig skuli fara með breytingu félagssamþykkta. Þar kemur fram sú meginregla að ákvörðun um breytingu félagssamþykkta verði aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3 hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3 hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum.
Í greininni er lagt til að bætt verði við 1. mgr. nýjum málslið þar sem fram komi sérstök regla sem gildi um breytingu félagssamþykkta, annars vegar þegar ákveðið er að hluthafafundur skuli aðeins haldinn með rafrænum hætti og hins vegar þegar ákveðið er að nota rafræn skjalasamskipti og rafpóst í samskiptum milli félags og hluthafa þess í stað pappírssamskipta. Er lagt til að auk framangreindra skilyrða um aukinn meiri hluta verði það gert að skilyrði að hluthafar sem ráða yfir 1/ 4 hlutafjárins greiði ekki atkvæði gegn ákvörðuninni. Samkvæmt ákvæðinu verða þeir hluthafar sem eru andsnúnir því að teknir verði upp rafrænir hluthafafundir og rafræn samskipti að koma mótmælum sínum á framfæri með því að greiða atkvæði gegn tillögunni. Ekki nægir að þeir taki ekki þátt í hluthafafundinum eða sitji hjá við atkvæðagreiðsluna.
Þykir þessi aukna minnihlutavernd sjálfsögð þar sem miklar breytingar fylgja ákvörðunum um að halda algjörlega rafræna hluthafafundi og taka upp rafræn samskipti á milli hluthafa og hlutafélags. Geta slíkar breytingar verið mjög til hagræðis fyrir suma hluthafa en jafnframt mjög íþyngjandi fyrir aðra.
Um 8. gr.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 72. gr. laganna þar sem kveðið er á um sérstakar rannsóknir á stofnun félags, tilgreindum atriðum varðandi starfsemi þess eða ákveðnum þáttum varðandi bókhald eða ársreikning. Samkvæmt núgildandi ákvæði getur hluthafi sett fram tillögu á hluthafafundi um að slík rannsókn skuli fara fram og fer hún þá fram í samræmi við samþykktina sé tillagan samþykkt. Ef sú staða kemur hins vegar upp að tillagan sé felld en hlýtur samt fylgi hluthafahóps sem ræður yfir minnst 25% hlutafjárins getur hluthafi farið þess á leit við ráðherra að hann tilnefni rannsóknarmenn. Örfá dæmi eru um að þessi heimild hafi verið nýtt undanfarin ár.
Hér er lagt til að ákvæðið standi óbreytt að öðru leyti en því að lagt er til að tillagan þurfi aðeins stuðning hluthafa sem ráða yfir 10% hlutafjárins til að hluthafi geti óskað eftir því að ráðherra tilnefni rannsóknarmenn. Tilgangurinn með breytingunni er að veita stjórnendum félaga aukið aðhald og auka minnihlutavernd og möguleika lítilla hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. ef grunur leikur á um að stjórn, stjórnendur eða stærri hluthafar hafi nýtt sér stöðu sína til að hagnast á kostnað félagsins eða talið er að stjórn eða stjórnendur sinni ekki skyldum sínum. Breytingin er í samræmi við umræðu sem orðið hefur um möguleika hluthafa á að láta rannsaka tiltekin atriði í starfsemi félags. Má t.d. nefna að í skýrslu, sem sérfræðinefnd um félagarétt gerði fyrir framkvæmdastjórn ESB, er mælt með því að hluthafar, sem ráði yfir 5–10% af atkvæðarétti í félagi, geti farið fram á slíka rannsókn.
Um 9. gr.
Í ákvæðinu er gerð tillaga um breytingu á 1. mgr. 98. gr. laganna en þar segir að í síðasta lagi einum mánuði eftir undirritun samrunaáætlunar skuli hvert samrunafélaganna senda hlutafélagaskrá endurrit af áætluninni, staðfest af félagsstjórn. Einnig skuli þá eða síðar senda skránni yfirlýsingu endurskoðanda eða skoðunarmanns skv. 4. mgr. 97. gr., sbr. 99. gr. laganna. Lagt er til að orðin „þá eða síðar“ falli niður en í staðinn komi orðið „samtímis“.
Tilgangurinn með yfirlýsingu matsmanna er að upplýsa hvort samruni rýri möguleika lánardrottna til þess að leita fullnustu í eignum einkahlutafélags. Verði yfirlýsingin birt seinna en samrunaáætlunin er möguleiki á því að yfirlýsingin nái ekki tilgangi sínum. Til að tryggja að yfirlýsingin nýtist lánardrottnum sem skyldi er talið æskilegra að hún sé birt samtímis samrunaáætluninni. Því er lagt til að lögunum sé breytt.
Um 10. gr.
Í ákvæðinu er lögð til breyting á 109. gr. laganna en þar er kveðið á um hvernig skuli fara með skaðabótakröfur skv. 108. gr. Samkvæmt þeirri grein er stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum einkahlutafélags, svo og rannsóknarmönnum, skylt að bæta einkahlutafélagi það tjón er þeir hafa valdið félaginu í störfum sínum hvort sem er af ásetningi eða gáleysi. Sama gildir þegar hluthafi eða aðrir verða fyrir tjóni vegna brota á ákvæðum einkahlutafélagalaga eða samþykktum félags. Þá er einnig kveðið á um það að hluthafi sé skyldur til að bæta tjón sem hann af ásetningi eða stórfelldu gáleysi hefur valdið félaginu, öðrum hluthöfum eða þriðja aðila með broti á lögum þessum eða samþykktum félagsins. Samþykki hluthafa sem ráða yfir meiri hluta atkvæða þarf til að félag höfði skaðabótamál á hendur ofangreindum aðilum ef talið er að þeir hafi valdið félaginu tjóni og er ekki lögð til breyting á því ákvæði.
Samkvæmt 109. gr. laganna geta hluthafahópar, sem ráða yfir minnst 1/ 5 af heildarhlutafé félagsins, gert skaðabótakröfu skv. 108. gr. vegna félagsins og í nafni þess þrátt fyrir að hluthafafundur hafi gert samþykkt um ábyrgðarleysi manns eða fellt tillögur um að leita fébóta. Kostnaður af slíku máli er félaginu óviðkomandi en þó geta málshefjendur krafist þess að kostnaður sé greiddur af félaginu, allt að þeirri fjárhæð sem félagið fengi greidda í skaðabætur.
Í greininni er lagt til að þær breytingar verði gerðar á ákvæðinu að hluthafahópur þurfi aðeins að ráða yfir minnst 10% af hlutafénu til að geta haft uppi skaðabótakröfu skv. 108. gr. laganna.
Tilgangurinn með breytingunni er að auka minnihlutavernd og möguleika minni hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. til málshöfðunar gagnvart einstökum stjórnarmönnum sem meiri hluti hluthafa heldur hlífiskildi yfir og taldir eru hafa nýtt sér stöðu sína til tjóns fyrir félagið.
Um 11. gr.
Lagt er til að gerð verði breyting á refsiákvæðum í 127. gr. einkahlutafélagalaganna þannig að bætt verði við greinina tveimur nýjum töluliðum þar sem kveðið verði á um refsingu við því annars vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. að greiða atkvæði, og hins vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti. Brot á 127. gr. varða sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.
Gengið er út frá því sem meginreglu að sérhver afhending á aðgangsorði til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða hluthafafundi sé án heimildar. Í sérstökum tilvikum má þó hugsa sér að unnt sé að semja við félagsstjórn eða félag um að félagið afhendi aðgangsorðið varamanni stjórnarmanns eða umboðsmanni hluthafa.
Hvað varðar notkun aðgangsorðs er sérhver notkun þess af öðrum en stjórnarmönnum eða hluthöfum, sem það er afhent, óheimil nema um sé að ræða varamann stjórnarmanns eða umboðsmann hluthafa, sbr. hér að ofan. Með notkun er bæði átt við það ef menn fylgjast með fundinum og ef þeir taka þátt í honum.
Það sama á við um afhendingu aðgangsorðs vegna rafrænna samskipta á milli félags og stjórnar. Til notkunar á slíku aðgangsorði telst m.a. að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð.
Um 12. gr.
Í 12. gr. er lagt til að bætt verði við lögin nýrri grein þar sem kveðið verði á um að unnt sé að nota rafrænar undirskriftir þar sem einkahlutafélagalögin mæla fyrir um að skjal skuli undirritað.
Um 13. gr.
Í greininni er lagt til að lögin öðlist gildi 1. október 2006. Greinin þarfnast ekki frekari skýringa.
Fylgiskjal.
Fjármálaráðuneytið,
fjárlagaskrifstofa:
Umsögn um frumvarp til laga um breytingu á lögum nr. 138/1994,
um einkahlutafélög, með síðari breytingum.
Í frumvarpi þessu eru lagðar til breytingar á lögum um einkahlutfélög og taka tillögurnar mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis. Í frumvarpinu er meðal annars fjallað um að unnt verði að halda stjórnarfundi með aðstoð rafrænna miðla, stefnumið félags, þátttöku á hluthafafundum rafrænt og rafræn skjalasamskipti.
Verði frumvarpið óbreytt að lögum verður ekki séð að það hafi aukinn kostnað í för með sér fyrir ríkissjóð.
