Ferill 217. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.
149. löggjafarþing 2018–2019.
Þingskjal 484 — 217. mál.
Svar
dómsmálaráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni um gerðabækur kjörstjórna.
Fyrirspurnin hljóðar svo:
1. Hvar eru gerðabækur kjörstjórna geymdar milli kosninga?
2. Hverjir hafa heimild til að lesa gerðabækur kjörstjórna og hvenær er hægt að lesa þær?
3. Eru geymd afrit af gerðabókum kjörstjórna? Hvernig er þeirri afritun háttað, hvar fer hún fram og hvar eru afritin geymd?
4. Eru geymd stafræn og tölvuleitanleg afrit af gerðabókum kjörstjórna? Hvernig er aðgangi að þeim stýrt?
5. Er til verklag um yfirferð á frávikum sem skráð eru í gerðabók við kosningar og um viðbrögð við þeim frávikum?
Í lögum um kosningar til Alþingis sem og í lögum um kosningar til sveitarstjórna er kveðið á um að allar kjörstjórnir skuli halda gerðabækur og bóka gerðir sínar. Yfirkjörstjórnir í alþingiskosningum eru kosnar af Alþingi og yfirkjörstjórnir í sveitarstjórnarkosningum eru kosnar af sveitarstjórn. Ráðuneytið býr því ekki yfir þeim upplýsingum sem óskað var svara við. Aflað var upplýsinga frá framangreindum kjörstjórnum til að svara fyrirspurninni. Svör bárust frá 27 kjörstjórnum sveitarfélaga af 72 og fjórum af sex kjörstjórnum kjördæma við Alþingiskosningar. Svörin voru eftirfarandi:
Kjörstjórn Þingeyjarsveitar:
1. Gerðabækur eru geymdar í skjalageymslu Þingeyjarsveitar.
2. Enginn hefur haft aðgang af gerðabókunum til aflestrar.
3. Afrit af gerðabókum eru ekki geymd.
4. Stafræn afrit eru ekki til.
5. Þau fáu frávik sem skráð hafa verið í gerðabók Þingeyjarsveitar sl. ár hafa verið yfirfarin af kjörstjórn.
Kjörstjórn Strandabyggðar:
1. Kjörstjóri geymir gerðabók í læstri skjalatösku á milli kosninga.
2. Allir sem hafa óskað eftir afriti úr gerðabók hafa fengið ljósritað afrit.
3. Engin afrit af gerðabók hafa verið vistuð sérstaklega með rafrænum hætti.
4. Engin afrit af gerðabók hafa verið vistuð með rafrænum hætti.
5. Unnið er úr öllum frávikum á kjörstað. Slík frávik eru skráð sérstaklega í gerðabókina ásamt viðbrögðum með tilvísun í viðeigandi lög. Við undirbúning kosninga eru rifjuð upp frávik og meðhöndlun þeirra.
Kjörstjórn Norðurþings:
1. Gerðabækurnar eru geymdar í skjalageymslu sveitarfélagsins.
2. Gerðabækurnar eru ekki aðgengilegar til almenns lesturs. Fyrirspurnir um aðgang að gerðabókum hafa ekki borist en berist slík beiðni verður hún afgreidd í samræmi við lög og skjala- og upplýsingastefnu sveitarfélagsins.
3. Um varðveislu og afritun gerðabóka er farið eftir skjala- og upplýsingastefnu sveitarfélagsins og starfsvenjum sveitarfélagsins.
4. Formanni yfirkjörstjórnar Norðurþings er ekki kunnugt um að gerðabækurnar séu til á stafrænu formi.
5. Öll frávik og atvik eru skráð í gerðabók. Viðbrögð eru í samræmi við gildandi lög og reglugerðir um málaflokkinn og afgreidd af undirkjörstjórn eða yfirkjörstjórn hverju sinni.
Kjörstjórn Grýtubakkahrepps:
1. Í skjalageymslu sveitarfélagsins.
2. Hver sem er má lesa þessar bækur. Engir sérstakir lestrartímar eru fráteknir.
3. Nei.
4. Nei.
5. Nei.
Kjörstjórn Eyjafjarðarsveitar:
1. Gerðabók er varðveitt á skrifstofu sveitarfélagsins.
2. Fram til þessa hafa ekki aðrir óskað eftir að lesa gerðabók kjörstjórnar en kjörstjórnin sjálf. Ætla verður að fundargerðir kjörstjórnar séu opnar almenningi, sbr. ákvæði upplýsingalaga, nr. 140/2012, en þó yrði væntanlega að gæta takmarkana á upplýsingarétti vegna einkahagsmuna, sbr. 9. gr. upplýsingalaga.
3. Nei.
4. Nei.
5. Ekki er ljóst hvað átt er við með spurningunni og hún lítt afmörkuð. Um störf kjörstjórna gilda lög um kosningar til sveitarstjórna og starfar kjörstjórn samkvæmt þeim.
Kjörstjórn Svalbarðshrepps:
1. Gerðabækur eru geymdar í atkvæðakassa Svalbarðshrepps í geymslu í húsnæði sveitarfélagsins.
2. Allir sem spyrja fá væntanlega að skoða bókina þegar þeim hentar.
3. Ekkert afrit er til.
4. Nei.
5. Ekki annað en fram kemur í lögum um kosningar.
Kjörstjórn Skagabyggðar:
1. Gerðabækur kjörstjórna eru tvær og hafa þær verið geymdar hjá formanni kjörstjórnar á milli kosninga.
2. Ekki hafa verið settar neinar reglur um hverjir megi lesa gerðabækur kjörstjórnar.
3. Ekki eru tekin afrit af gerðabókum kjörstjórnar.
4. Engin afrit eru gerð, hvorki stafræn né tölvuleitanleg.
5. Ekki hafa verið gerðar verklagsreglur um meðferð á frávikum sem geta komið upp við kosningar. Farið hefur verið eftir kosningahandbók gefinni út af dómsmálaráðuneytinu.
Kjörstjórn Hörgársveitar:
1. Gerðabók kjörstjórnar er varðveitt á skrifstofu sveitarfélagsins í læstum atkvæðakassa.
2. Fram til þessa hafa ekki aðrir óskað eftir að lesa gerðabók kjörstjórnar en kjörstjórnin sjálf. Ætla verður að fundargerðir kjörstjórnar séu opnar almenningi, sbr. ákvæði upplýsingalaga, nr. 140/2012, en þó yrði væntanlega að gæta takmarkana á upplýsingarétti vegna einkahagsmuna, sbr. 9. gr. upplýsingalaga.
3. Nei.
4. Nei.
5. Ekki er ljóst hvað átt er við með spurningunni og hún lítt afmörkuð. Um störf kjörstjórna gilda lög um kosningar til sveitarstjórna og starfar kjörstjórn samkvæmt þeim.
Kjörstjórn Borgarbyggðar:
1. Gerðabækur kjörstjórna Borgarbyggðar eru geymdar í skjalaskáp í ráðhúsi Borgarbyggðar á milli kosninga.
2. Það eru ekki til skráðar reglur um hverjir hafi heimild til að lesa gerðabækur kjörstjórna Borgarbyggðar en vitað er til að yfirkjörstjórnarmenn hafa fengið að sjá þær en ekki er vitað til að aðrir hafi lesið þær eða óskað eftir að fá að gera slíkt.
3. Það eru ekki geymd afrit af gerðabókum kjörstjórna Borgarbyggðar.
4. Það eru ekki geymd stafræn og tölvuleitanleg afrit af gerðabókum kjörstjórna Borgarbyggðar.
5. Það er ekki til verklag um yfirferð á frávikum.
Kjörstjórn Seltjarnarnesbæjar:
1. Gerðabækur yfirkjörstjórnar Seltjarnarnesbæjar eru geymdar í læstri skjalageymslu Seltjarnarnesbæjar að Austurströnd 2.
2. Háð mati yfirkjörstjórnar, en almennt engar hömlur á aðgangi.
3. Engin afrit eru tekin af gerðabókum kjörstjórna. Hins vegar eru niðurstöður kosninganna lagðar fyrir bæjarstjórn ásamt úrslitum og sett á heimasíðu og Facebook-síðu bæjarins. Einnig eru niðurstöður sendar Hagstofu Íslands á skilaforriti þeirra.
4. Nei, ekki að öðru leyti en fram kemur í svari við 3. lið.
5. Nei. Yfirkjörstjórn afgreiðir þær skráningar sem eiga sér stað samkvæmt lögum um kosningar til sveitarstjórna, nr. 5/1998.
Kjörstjórn Fjallabyggðar:
1. Í læstum skáp skjalastjóra þar sem aðrar fundargerðabækur eru geymdar.
2. Skjalastjóri og deildarstjóri stjórnsýslu og fjármála. Alltaf hægt eftir þörfum.
3. Afrit eru gerð af skjalastjóra og eru þau stafræn og geymd í skjalageymslu og eru þau birt á heimasíðu sveitarfélagsins.
4. Sjá svar við 3. lið.
5. Kjörstjórnarmenn undirrita fundargerð þegar fundi er lokið og hafa þá tillögurétt og heimild til bókunar ef þeim sýnist svo þurfa. Ekki hefur reynt á viðbrögð við fundargerð í Fjallabyggð.
Kjörstjórn Hveragerðisbæjar:
1. Gerðabækur kjörstjórnar Hveragerðisbæjar eru geymdar á bæjarskrifstofum milli kosninga.
2. Allar fundargerðir fara á netið.
3. Fundargerðir eru vélritaðar upp úr gerðabókum og þannig fara þær fyrir bæjarstjórn. Síðan fara þær á netið.
4. Sjá svar við 3. lið.
5. Við afritun úr gerðabókum eru nöfn í frávikum ekki sett inn heldur upphafsstafir viðkomandi.
Kjörstjórn Langanesbyggðar:
1. Í geymslum sveitarfélagsins.
2. Starfsmenn sveitarfélagsins. Á opnunartíma skrifstofu.
3. Nei.
4. Nei.
5. Ekki umfram það sem tilgreint er í lögum.
Kjörstjórn Reykjanesbæjar:
1. Gerðabækur er geymdar í lokaðri geymslu í ráðhúsi Reykjanesbæjar.
2. Allir sem óska eftir því að lesa gerðabækur fá heimild til þess á umsömdum tíma.
3. Kjörstjórn er með tvær gerðabækur, í aðra eru fundargerðir yfirkjörstjórnar ritaðar en í hina eru aðeins ritaðar fundargerðir fyrir kjördag. Tekið er afrit af fundargerðum eftir kjördag. Það er gert í ráðhúsinu og afritið límt inn í þá fundargerðabók sem almennt er notuð fyrir yfirkjörstjórn.
4. Almennar fundargerðir yfirkjörstjórnar hafa verið rafrænar frá því í október 2015. Ritari yfirkjörstjórnar hefur aðgang að þeim.
5. Ekki er til verklag um yfirferð á frávikum sem skráð eru í gerðabók við kosningar.
Kjörstjórn Rangárþings ytra:
1. Milli kosninga er gerðabók kjörstjórnar geymd á skrifstofu sveitarfélagsins og hún höfð þar í læstri eldtraustri geymslu.
2. Ritari eða oddviti kjörstjórnar varðveitir gerðabók frá því að undirbúningur kosninga hefst og þar til frágangi er lokið og á þeim tíma hefur einungis kjörstjórn aðgang að henni. Á milli kosninga geta þeir sem hafa aðgang að geymslunni lesið hana.
3. Ljósrit er tekið af gerðabók kjörstjórnar og sent með kjörgögnum til yfirkjörstjórnar á Suðurlandi að loknum öllum kosningum, nema sveitarstjórnarkosningum. Engin önnur afrit eru tekin.
4. Nei.
5. Nei.
Kjörstjórn Vestmannaeyjabæjar:
1. Gerðabækur kjörstjórna vegna forseta- og alþingiskosninga eru að kosningum loknum sendar ásamt öðrum kjörgögnum til talningar á Selfoss. Þær bækur berast síðar til sýslumannsins í Vestmannaeyjum ásamt atkvæðakössum og eru bækurnar varðveittar hjá sýslumanni á milli kosninga. Gerðabækur er varða sveitarstjórnarkosningar eru varðveittar hjá nefndarmönnum yfirkjörstjórnar á milli kosninga.
2. Yfirkjörstjórn myndi meta hverju sinni hagsmuni þá sem liggja að baki beiðni um lestur gerðabókanna. Slíkur lestur færi þá fram með bækurnar í hendi.
3. Nei.
4. Nei.
5. Fyrir kosningar er almennt brýnt fyrir þeim er skrá niður í bækurnar að skrá í bækurnar allt það sem máli skiptir við framkvæmd kosninganna. Meðan á kosningum stendur og eftir að þeim lýkur er farið yfir framkvæmd kosninganna og metið hvort einhver frávik eða atvik hafi komið upp sem skipt geta máli um úrslit kosninganna.
Kjörstjórn Blönduósbæjar:
1. Gerðabókin er geymd ofan í atkvæðakassanum sem geymdur er inni í eldtraustri geymslu á skrifstofu Blönduósbæjar.
2. Formaður kjörstjórnar þekki það ekki.
3. Engin afrit. Gamaldags fundargerðabók.
4. Nei.
5. Nei.
Kjörstjórn Dalvíkurbyggðar:
1. Gerðabækur kjörstjórnar eru geymdar í eldtraustum, lokuðum skáp á skrifstofu Dalvíkurbyggðar.
2. Gerðabækur kjörstjórnar eru ekki aðgengilegar nema kjörstjórn og starfsmönnum á skrifstofu Dalvíkurbyggðar.
3. Afrit af gerðabókum kjörstjórnar eru geymd á lokuðum vef Dalvíkurbyggðar og ekki aðgengileg almenningi. Aðeins starfsmenn skrifstofu Dalvíkurbyggðar hafa aðgang.
4. Sjá svar við 3. lið. Ekki eru til tölvuleitanleg afrit.
5. Viðbrögð við frávikum við kosningar fara eftir kosningalögum.
Kjörstjórn Bláskógabyggðar:
1. Gerðabækurnar eru læstar í kassa sem er geymdur í læstri geymslu sveitarfélagsins.
2. Ekki svarað.
3. Ekki er geymt afrit af gerðabókunum.
4. Ekki eru geymd stafræn og tölvuleitanleg afrit af gerðabókum kjörstjórna.
5. Verklag kjörstjórna er að fara eftir kosningalögum og eru öll frávik skráð í fundargerðabækur.
Kjörstjórn Garðabæjar:
1. Gerðabækur kjörstjórnar eru geymdar í lokuðum skáp á bæjarskrifstofum Garðabæjar.
2. Allir þeir sem skipaðir eru til starfa í kjörstjórnum hafa heimild til að lesa gerðabækur kjörstjórnar og einnig þeir sem hagsmuna hafa að gæta vegna tengsla eins og t.d. umboðsmenn framboðslista. Þá verða gerðabækur taldar opinber gögn sem allir hafa heimild til að kynna sér með þeim skilyrðum sem kunna að eiga við. Rétt þykir að fram komi að ekki er vitað til þess að óskað hafi verið eftir sérstakri heimild til að lesa gerðabækur kjörstjórnar milli kosninga.
3. Fundargerð yfirkjörstjórnar er tekin fyrir á fyrsta fundi nýkjörinnar bæjarstjórnar sem greinargerð um úrslit kosninga skv. 2. mgr. 95. gr. laga um kosningar til sveitarstjórna, nr. 5/1998. Ekki er um að ræða aðra afritun úr gerðabókum kjörstjórnar.
4. Ekkert umfram það sem kemur fram í svari við 3. lið. Í lok kjörfundar er farið yfir bókanir í gerðabókum undirkjörstjórnar og þess gætt að allt sé rétt skráð um kosningu í viðkomandi kjördeild. Sérstaklega er þess gætt að gera afstemmingu á fjölda móttekinna kjörseðla, fjölda kjósenda í kjördeildum og skiluðum kjörseðlum.
5. Ef um frávik er að ræða kemur til bókunar í gerðabók yfirkjörstjórnar. Við undirbúning kosninga er horft til framkvæmda fyrri kosninga og metið hvort gera þurfi breytingar á vinnulagi eða framkvæmd kosninga að öðru leyti. Við slíka vinnu er m.a. horft til þess sem bókað hefur verið í gerðabækur vegna fyrri kosninga.
Kjörstjórn Eyja- og Miklaholtshrepps:
Hjá Eyja- og Miklaholtshreppi er gerðabók vegna sveitarstjórnarkosninga geymd hjá formanni kjörstjórnar og kjörbók vegna alþingiskosninga hjá sýslumanni.
Öðrum liðum var ekki svarað.
Kjörstjórn Svalbarðsstrandarhrepps:
1. Gerðabækur eru geymdar í læstri hirslu á skrifstofu sveitarfélagsins.
2. Öllum sem eru á kjörskrá í sveitarfélaginu er heimilt að lesa gerðabækurnar, hvenær sem þeir óska eftir því við formann kjörstjórnar.
3. Ekki eru geymd afrit af gerðabókum.
4. Sjá svar við 3. lið.
5. Skriflegt verklag er ekki til, yfirferð og viðbrögð eru á ábyrgð formanns kjörstjórnar.
Kjörstjórn Borgarfjarðarhrepps:
1. Á skrifstofu sveitarfélagsins.
2. Ef einhver óskar þess ætti það að vera hægt á skrifstofu sveitarfélagsins. Ekki hefur komið beiðni um það í seinni tíð.
3. Nei, nema ljósrit af síðustu fundargerðum kjörstjórna sem geymt er í möppu kjörstjórnar.
4. Nei.
5. Ekki hefur komið til frávika undanfarin ár (en að öðru leyti skil ég ekki spurninguna).
Kjörstjórn Akureyrarkaupstaðar:
1. Milli kosninga eru gerðabækur kjörstjórnar Akureyrarkaupstaðar geymdar í skjalasafni bæjarins í Ráðhúsinu, Geislagötu 9.
2. Ekki hefur komið til þess að beiðni hafi borist um aðgang að gerðabókum kjörstjórna milli kosninga. Ef til þess kemur yrði farið eftir upplýsinga- og persónuverndarlögum.
3. Nei.
4. Nei.
5. Öll frávik eru skoðuð, unnið úr þeim og skráð í gerðabók. Annað verklag er ekki fyrir hendi.
Kjörstjórn Skaftárhrepps:
1. Gerðabækur kjörstjórnar í Skaftárhreppi eru geymdar á skrifstofu sveitarfélagsins.
2. Ekki hafa verið settar sérstakar verklagsreglur í Skaftárhreppi um aðgang að gerðabókum kjörstjórnar.
3. Engin afrit eru gerð af gerðabókum kjörstjórnar.
4. Engin stafræn afrit eru gerð og því ekki um neina geymslu á þeim að ræða.
5. Nei.
Kjörstjórn Mosfellsbæjar:
1. Gerðabækur kjörstjórnar eru geymdar hjá héraðsskjalaverði milli kosninga.
2. Gerðabækur eru aðeins aðgengilegar þegar kosningar standa yfir og þá geta þeir sem vilja óskað eftir að fá að skoða þær hjá yfirkjörstjórn. Ekki hefur komið fram beiðni þessa efnis utan þess tíma en leitast yrði við að mæta henni kæmi hún fram.
3. Ekki eru geymd afrit af gerðabókum.
4. Ekki eru geymd stafræn eða tölvuleitanleg afrit af gerðabókum.
5. Nei.
Kjörstjórn Ísafjarðarbæjar:
1. Gerðabækur kjörstjórnar eru geymdar í skjalahvelfingu á bæjarskrifstofu Ísafjarðarbæjar.
2. Hingað til hefur enginn óskað eftir heimild til að lesa gerðabækurnar. Ekkert ætti að vera því til fyrirstöðu þar sem þær eru opinber gögn líkt og fundargerðir annarra nefnda. Þó þarf að hafa í huga nýja persónuverndarlöggjöf í því samhengi og veita þá takmarkaðan aðgang, séu bókanir þess eðlis (t.d. bókanir vegna réttindagæslumanna o.þ.h.).
3. Engin afrit eru geymd.
4. Nei, engin stafræn og tölvuleitanleg afrit. Skynsamlegt væri þó að breyta þessu verklagi og birta a.m.k. fundargerðir yfirkjörstjórnar á heimasíðu sveitarfélagsins og hafa þær aðgengilegar á rafrænu formi.
5. Ef um frávik er að ræða eru þau færð til bókar og farið er að öllu leyti eftir leiðbeiningahandbók ráðuneytisins um úrvinnslu á þeim frávikum.
Kjörstjórnir Reykjavíkurkjördæma suður og norður:
1. Gerðabækur yfirkjörstjórna Reykjavíkurkjördæma norður og suður eru varðveittar í skjalageymslu Ráðhúss Reykjavíkur.
2. Yfirkjörstjórnir hafa aðgang að gerðabókum, einnig aðrir í umboði yfirkjörstjórnar, sem þurfa slíkan aðgang vegna starfa sinna við kosningarnar.
3. Gerðabækur kjörstjórna eru ljósritaðar og skannaðar af starfsmönnum yfirkjörstjórnar. Rafrænt eintak er vistað í skjalasafni Ráðhúss.
4. Nei.
5. Allar gerðabækur eru yfirfarnar af yfirkjörstjórn og starfsmönnum hennar eftir kosningar og útbúið vinnuskjal með yfirliti yfir frávik. Slík gögn eru til umfjöllunar á fundum yfirkjörstjórnar og til afnota fyrir starfsmenn eftir því sem tilefni er til. Jafnframt er ábendingum komið til viðeigandi aðila eftir því sem tilefni er til.
Kjörstjórn Suðurkjördæmis:
1. Gerðabækur eru geymdar hjá oddvita yfirkjörstjórnar. Láti oddviti af störfum kemur hann gerðabók og öðrum gögnum til nýrrar yfirkjörstjórnar.
2. Kjörstjórnarmenn hafa aðgang að gerðabókinni. Við framkvæmd kosninga og talningar er gert ráð fyrir því að umboðsmenn hafi tækifæri til að láta bóka athugasemdir við framkvæmd kosninga. Umboðsmanni gefst þá tækifæri til að lesa bókunina áður en hann staðfestir hana með undirritun sinni. Engar verklagsreglur eru í gildi um aðgang manna að gerðabókum milli kosninga. Ekki er sérstaklega gert ráð fyrir að gerðabækur séu aðgengilegar öðrum en kjörstjórnarmeðlimum. Kjörstjórn veitir þó jafnan upplýsingar, sé eftir þeim óskað, innan marka þeirra laga sem um það gilda.
3. Engin afrit eru geymd af gerðabókum kjörstjórna.
4. Engin stafræn eða tölvuleitanleg afrit eru geymd af gerðabókum kjörstjórna.
5. Engar slíkar verklagsreglur liggja fyrir.
Kjörstjórn Norðausturkjördæmis:
1. Gerðabók er í vörslu starfsmanns yfirkjörstjórnar.
2. Gagnið er opinbert.
3. Nei.
4. Nei.
5. Nei.
