Ferill 576. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.


151. löggjafarþing 2020–2021.
Þingskjal 1339  —  576. mál.




Svar


samgöngu- og sveitarstjórnarráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni um skráningu samskipta í ráðuneytinu.


    Reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands nr. 320/2016 tóku gildi 15. apríl 2016 en í svari ráðuneytisins er miðað við stofnun þess 1. maí 2017.

     1.      Hversu oft hafa verið skráð í ráðuneytinu formleg samskipti, fundir og óformleg samskipti frá því að reglur nr. 320/2016 tóku gildi, sbr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, nr. 115/2011? Svar óskast sundurliðað eftir árum og tegundum samskipta.

Formleg samskipti og fundir.
    Með endurskoðuðum reglum um skráningu samskipta sem tóku gildi árið 2016 var leitast við að samræma skráningu á „óformlegum samskiptum“ milli ráðuneyta. Í reglunum eru óformleg samskipti skilgreind sem „munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundir, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum“. Formleg samskipti eru þar skilgreind sem innkomin erindi, útsend erindi og svör, og fundir sem boðað er til.
    Í skjalakerfi ráðuneytisins er ekki gerður greinarmunur á óformlegum og formlegum samskiptum, en út frá forsendum fyrirspurnarinnar er unnt að skipta skráðum samskiptum eftir því sem hér segir.
    Eftirfarandi er yfirlit yfir formleg samskipti eftir tegundum, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016 um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands:

2021 2020 2019 2018 2017
Bréf 411 1.640 2.393 2.610 2.017
Fundargerðir 54 172 221 261 205
Tölvupóstar 3.508 13.466 11.994 10.580 11.724
Samtals 3.973 15.278 14.608 13.451 13.946

Óformleg samskipti.
    Eftirfarandi er yfirlit yfir óformleg samskipti eftir tegundum, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016 um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands:
    Í svarinu eru athugasemdir, orðsendingar og skýringar annars vegar og samtöl og símtöl hins vegar tekin saman, enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd.

2021 2020 2019 2018 2017
Athugasemdir, orðsendingar, skýringar 5 35 51 43 10
Samtöl, símtöl 9 25 30 36 28
Samtals 14 60 81 79 38

     2.      Hversu oft á hverju ári hafa verið skráð í ráðuneytinu óformleg samskipti, þ.e. munnleg samskipti, símtöl og fundir, samkvæmt sömu reglum þar sem aðilar voru:
                  a.      ráðuneytið við annað eða fleiri ráðuneyti,
                  b.      ráðuneytið við stofnanir,
                  c.      ráðuneytið við aðila utan ráðuneytis?
     3.      Í hversu mörgum tilfellum, á hverju ári, voru samskiptin skv. 1. og 2. tölul. á milli ráðherra og aðila utan ráðuneytis?

    Skjalakerfi ráðuneytisins býður ekki upp á sundurliðun eða sjálfvirka greiningu niður á þær tegundir sem tilgreindar eru. Handvirk greining myndi kalla á tímafreka yfirferð og flokkun á miklum fjölda skjala og því er ekki unnt að veita efnisleg svör við þessum liðum fyrirspurnarinnar.

     4.      Telur ráðherra að skráning skv. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands og reglna nr. 320/2016 gefi greinargóða mynd af óformlegum samskiptum um mikilvægar upplýsingar fyrir ráðherra milli ráðuneyta eða aðila utan ráðuneytis? Er tilefni til þess að gera slíka skráningu aðgengilegri og gagnsærri, t.d. í dagbók ráðherra?
    Reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands nr. 320/2016 eru á forræði forsætisráðherra. Vísað er til svars forsætisráðherra við samhljóða fyrirspurn.