Ferill 578. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.
151. löggjafarþing 2020–2021.
Þingskjal 1475 — 578. mál.
Svar
fjármála- og efnahagsráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni um skráningu samskipta í ráðuneytinu.
1. Hversu oft hafa verið skráð í ráðuneytinu formleg samskipti, fundir og óformleg samskipti frá því að reglur nr. 320/2016 tóku gildi, sbr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, nr. 115/2011? Svar óskast sundurliðað eftir árum og tegundum samskipta.
Með endurskoðuðum reglum um skráningu samskipta sem tóku gildi árið 2016 var leitast við að samræma skráningu á „óformlegum samskiptum“ milli ráðuneyta. Í reglunum eru óformleg samskipti skilgreind sem „munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundir, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum.“ Formleg samskipti eru þar skilgreind sem innkomin erindi, útsend erindi og svör, og fundir sem boðað er til.
Í skjalakerfi ráðuneytisins er ekki gerður greinarmunur á óformlegum og formlegum samskiptum en út frá forsendum fyrirspurnarinnar er unnt að skipta skráðum samskiptum eftir því sem hér segir.
Eftirfarandi er yfir lit yfir formleg samskipti eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum:
| 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |
| Bréf og orðsendingar | 2.986 | 2.966 | 2.824 | 2.496 | 2.254 | 645 |
| Fundargerðir | 129 | 132 | 102 | 117 | 112 | 38 |
| Tölvupóstar | 7.477 | 8.122 | 7.089 | 7.394 | 7.393 | 1.650 |
| Samtals | 10.592 | 11.220 | 10.015 | 10.007 | 9.759 | 2.333 |
Í svarinu eru bréf og orðsendingar teknar saman enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd. Sú athugasemd skal gerð að í tölvupósti, t.d. milli starfsmanna innan ráðuneytis, geta verið skráð margvísleg símtöl/samtöl/minnispunktar. Þannig getur tölvupóstur innihaldið allar tegundir formlegra og óformlegra samskipta.
Eftirfarandi er yfirlit yfir óformleg samskipti, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum:
| 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |
| Athugasemdir | 45 | 37 | 43 | 49 | 36 | 9 |
| Samtöl, símtöl, frásagnir | 41 | 100 | 42 | 35 | 24 | 7 |
| Samtals | 86 | 137 | 85 | 84 | 60 | 16 |
Í svarinu eru samtöl, símtöl og frásagnir teknar saman enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd. Þá kemur fyrir að upplýsingar um óformleg samskipti séu skráðar í minnisblöð en greining á þeim tilvikum myndi útheimta talsverða vinnu.
Endurskoðaðar reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands tóku gildi í apríl 2016. Erfitt er að aðgreina skráð samskipti eftir því hvort þau fóru fram fyrir eða eftir þann tíma og því eru skráningar fyrir allt árið 2016 sýndar.
2. Hversu oft á hverju ári hafa verið skráð í ráðuneytinu óformleg samskipti, þ.e. munnleg samskipti, símtöl og fundir, samkvæmt sömu reglum þar sem aðilar voru:
a. ráðuneytið við annað eða fleiri ráðuneyti,
b. ráðuneytið við stofnanir,
c. ráðuneytið við aðila utan ráðuneytis?
Skjalakerfi ráðuneytisins býður ekki upp á sundurliðun eða sjálfvirka greiningu niður á þær tegundir sem tilgreindar eru. Handvirk greining myndi kalla á tímafreka yfirferð og flokkun á miklum fjölda skjala og því er ekki unnt að veita efnisleg svör við þessum lið fyrirspurnarinnar.
3. Í hversu mörgum tilfellum, á hverju ári, voru samskiptin skv. 1. og 2. tölul. á milli ráðherra og aðila utan ráðuneytis?
Sjá svar við 2. tölul. fyrirspurnarinnar.
4. Telur ráðherra að skráning skv. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands og reglna nr. 320/2016 gefi greinargóða mynd af óformlegum samskiptum um mikilvægar upplýsingar fyrir ráðherra milli ráðuneyta eða aðila utan ráðuneytis? Er tilefni til þess að gera slíka skráningu aðgengilegri og gagnsærri, t.d. í dagbók ráðherra?
Sjá svar forsætisráðherra við 4. tölul. fyrirspurnarinnar þar sem reglur nr. 320/2016 eru á forræði hans.
