Ferill 574. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.
151. löggjafarþing 2020–2021.
Þingskjal 1610 — 574. mál.
Svar
utanríkis- og þróunarsamvinnuráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni um skráningu samskipta í ráðuneytinu.
1. Hversu oft hafa verið skráð í ráðuneytinu formleg samskipti, fundir og óformleg samskipti frá því að reglur nr. 320/2016 tóku gildi, sbr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, nr. 115/2011? Svar óskast sundurliðað eftir árum og tegundum samskipta.
Með endurskoðuðum reglum um skráningu samskipta sem tóku gildi árið 2016 var leitast við að samræma skráningu á „óformlegum samskiptum“ milli ráðuneyta. Í reglunum eru óformleg samskipti skilgreind sem „munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundir, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum.“ Formleg samskipti eru þar skilgreind sem innkomin erindi, útsend erindi og svör og fundir sem boðað er til.
Í skjalakerfi ráðuneytisins er ekki gerður greinarmunur á óformlegum og formlegum samskiptum, en út frá forsendum fyrirspurnarinnar er unnt að skipta skráðum samskiptum eftir því sem hér segir.
Eftirfarandi er yfirlit yfir formleg samskipti, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum, frá ársbyrjun 2016 til 17. maí 2021.
Tegundin „orðsendingar“ í málaskrá utanríkisráðuneytisins er eingöngu notuð í diplómatískum samskiptum milli ríkja. Talin eru erindi í málaskrá utanríkisráðuneytis, en inni í tölunum er óhjákvæmilega hluti þeirra samskiptaskjala sem sendiskrifstofur hafa sent og tekið á móti. Það skýrist af því að þegar sendiskrifstofa vinnur í máli sem stofnað er í utanríkisráðuneytinu er málið með öllum skjölum þess og breytingum á þeim afritað (speglað) inn í málaskrá sendiskrifstofunnar. Sama gildir ef starfsmenn í ráðuneytinu vinna í máli sem stofnað er í málaskrá sendiskrifstofu. Í heildartölu skjala í málaskrá ráðuneytisins er því óhjákvæmilega hluti sendra og móttekinna erinda sendiskrifstofa.
| 2021 | 2020 | 2019 | 2018 | 2017 |
2016 | |
| Bréf | 1.659 | 6.830 | 6.580 | 6.386 | 6.257 | 6.197 |
| Nóta | 1.086 | 3.685 | 4.088 | 4.671 | 3.974 | 4.314 |
| Fundargerð | 32 | 88 | 69 | 81 | 47 | 27 |
| Tölvupóstur | 23.293 | 78.359 | 55.695 | 52.789 | 44.957 | 51.074 |
| 28.091 | 90.982 | 68.451 | 65.945 | 57.252 | 63.628 |
Þess skal getið að í tölvupósti, t.d. milli starfsmanna innan ráðuneytis, geta verið skráðar margvíslegar gerðir samskipta, t.d. símtöl, samtöl og minnispunktar. Þannig getur tölvupóstur innihaldið allar tegundir formlegra og óformlegra samskipta.
Eftirfarandi er yfirlit yfir óformleg samskipti, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum. Í töflunni er talning á þeim tegundum skjala í málaskrá utanríkisráðuneytisins sem notuð eru til að skrá frásagnir af fundum, samtölum og símtölum. Sum skjölin kunna að innihalda upplýsingar af öðru tagi, t.d. samantektir úr athugunum starfsmanna við undirbúning mála. Hér eru einnig skjöl sem búin eru til í sendiskrifstofum í málum sem eru spegluð til eða frá þeim, sbr. skýringu hér að framan.
| 2021 | 2020 | 2019 | 2018 | 2017 | 2016 | |
| Athugasemd | 14 | 40 | 57 | 48 | 38 | 40 |
| Fundur | 5 | 3 | 1 | 2 | 22 | |
| Til minnis | 51 | 109 | 137 | 66 | 96 | 409 |
| Frásagnir | 55 | 189 | 125 | 154 | 111 | 122 |
| Samtals | 133 | 532 | 447 | 423 | 358 | 715 |
Í svarinu eru tekin saman samtöl, símtöl og frásagnir og skráð í línunni „Frásagnir“ enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd.
Endurskoðaðar reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands tóku gildi í apríl 2016. Ekki er hæglega unnt að aðgreina skráð samskipti eftir því hvort þau fóru fram fyrir eða eftir þann tíma og því eru skráningar fyrir allt árið 2016 sýndar.
2. Hversu oft á hverju ári hafa verið skráð í ráðuneytinu óformleg samskipti, þ.e. munnleg samskipti, símtöl og fundir, samkvæmt sömu reglum þar sem aðilar voru:
a. ráðuneytið við annað eða fleiri ráðuneyti,
b. ráðuneytið við stofnanir,
c. ráðuneytið við aðila utan ráðuneytis?
Skjalakerfi ráðuneytisins býður ekki upp á sundurliðun eða sjálfvirka greiningu niður á þær tegundir sem tilgreindar eru. Handvirk greining myndi kalla á tímafreka yfirferð og flokkun á miklum fjölda skjala og því er ekki unnt að veita efnisleg svör við þessum lið fyrirspurnarinnar.
3. Í hversu mörgum tilfellum, á hverju ári, voru samskiptin skv. 1. og 2. tölul. á milli ráðherra og aðila utan ráðuneytis?
Sjá svar við 2. tölul.
4. Telur ráðherra að skráning skv. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands og reglna nr. 320/2016 gefi greinargóða mynd af óformlegum samskiptum um mikilvægar upplýsingar fyrir ráðherra milli ráðuneyta eða aðila utan ráðuneytis? Er tilefni til þess að gera slíka skráningu aðgengilegri og gagnsærri, t.d. í dagbók ráðherra?
Yfirlit yfir fjölda skjala, sbr. svar við 1. tölul., gefur fyrst og fremst vísbendingu um umfang verkefna ráðuneytisins. Mikilvægi upplýsinga felst í upplýsingunum sjálfum og hversu nýjar, réttar og áreiðanlegar þær eru, fremur en hvort þeirra var aflað með formlegum eða óformlegum hætti. Vegna flutningsskyldu er u.þ.b. fjórði hver starfsmaður utanríkisþjónustunnar í nýju starfi á hverju ári. Starfsmenn nota upplýsingar í skjölum til þess að átta sig á forsögu mála, hefðum og venjum í samskiptum og nota sem fyrirmyndir við uppsetningu og framsetningu upplýsinga. Þess vegna er skráning upplýsinga og skjölun þeirra ómissandi þáttur í störfum ráðuneytisins. Þá er tilgangurinn með reglum um skráningu upplýsinga sá að mikilvægar upplýsingar sem hafa þýðingu fyrir tiltekin mál eða málefni sem heyra undir ráðuneytið séu í reynd skráð þó að þau komi fram í óformlegum samskiptum og séu því, þegar við á, aðgengileg almenningi á grundvelli ákvæða stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, og upplýsingalaga, nr. 140/2012.
Reglur nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eru á forræði forsætisráðherra og er því vísað til svars forsætisráðherra við samhljóða fyrirspurn.
Alls fóru átta vinnustundir í að taka þetta svar saman.
