Skjalastefna skrifstofu Alþingis

TILGANGUR

Tilgangur skjalastefnu skrifstofu Alþingis er að tryggja að á skrifstofunni sé skýrt verklag um meðferð og varðveislu skjala þingsins. Með skjali er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið í tengslum við starfsemi og rekstur Alþingis.

LEIÐARLJÓS

Skjalastefna skrifstofunnar tekur mið af því að Alþingi ber ábyrgð á eigin skjölum, sbr. 3. mgr. 12. gr. þingskapa.

UMFANG

Skjalastefnan tekur til allra skjala Alþingis. Hún nær jafnframt til allra starfsmanna skrifstofu Alþingis sem koma að móttöku, myndun og varðveislu skjala. Skjalastefnan á einnig við um þau skjöl þingflokka, þingmanna og aðstoðarmanna þingmanna sem óskað er eftir að skrifstofan taki til varðveislu.

MARKMIÐ

  1. Að samræmdar verklagsreglur gildi fyrir allar einingar skrifstofunnar um myndun, varðveislu og aðgengi að skjölum.
  2. Að öll skjöl séu varðveitt á öruggan hátt og þau skráð í málaskrá.
  3. Að varðveislustaður skjala sem eru á pappírsformi uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til varðveislu slíkra skjala.
  4. Að öll rafræn skjöl sem varða starfsemi Alþingis, þ.m.t. þau er berast til þingsins með tölvupósti, séu vistuð í skjalakerfi skrifstofunnar. Þá séu þau skjöl sem berast í pappírsformi sett á rafrænt form og jafnframt varðveitt með þeim hætti.
  5. Að aðgangsstjórnun skjala sé markvisst beitt þegar aukið öryggi er nauðsynlegt.
  6. Að skráning skjala í rafrænt skjalakerfi sé með þeim hætti að leit að skjölum sé hraðvirk, auðveld og árangursrík.
  7. Að langtímavarðveisla skjala sé tryggð, jafnt rafrænna skjala sem pappírsskjala.
  8. Að grisjun skjala sé í samræmi við reglur og áætlun sem skrifstofan setur þar um.
  9. Að skjöl Alþingis séu áreiðanleg og gefi raunsanna mynd af starfsemi þess.

UMSJÓN OG ÁBYRGÐ

Skrifstofustjóri Alþingis setur skjalastefnu og hefur forgöngu um útfærslu hennar með setningu verklagsreglna. Skjalastjóri hefur eftirlit með að farið sé eftir skjalastefnu, fylgir því eftir að unnið sé eftir verklagsreglum, hefur umsjón með rafrænu skjalakerfi skrifstofunnar og leiðbeinir starfsfólki um notkun þess sem og skjalamál almennt. Þá hefur hann umsjón með að skjöl sem eru á pappírsformi sé komið fyrir í skjalageymslu þingsins með þeim hætti að þau séu sem aðgengilegust. Forstöðumenn og deildarstjórar bera ábyrgð á hver á sínu sviði að unnið sé samkvæmt skjalastefnu skrifstofunnar. Upplýsingatæknideild skrifstofunnar viðheldur tækni sem rafrænt skjalakerfi skrifstofunnar byggist á. Allir starfsmenn sem búa til, taka á móti eða nota skjöl ber að vinna samkvæmt skjalastefnu skrifstofunnar og verklagsreglum.

FRAMKVÆMD

Framkvæmd skjalastefnu skrifstofunnar byggir á eftirfarandi:

  1. Málalykli er gildir fyrir málasafn skrifstofu Alþingis.
  2. Skjalastaðlinum ÍST ISO 15489.
  3. Reglum sem skrifstofustjóri Alþingis setur í samræmi við skjalastefnu þessa og lúta að reglum um skráningu í skjalakerfi Alþingis, reglum um meðferð og frágang pappírsskjala og reglum um meðferð rafrænna skjala.

Samþykkt á fundi yfirstjórnar 23. mars 2018.